3 Tage schneller durch den Monatsabschluss – dank Automatisierung
12. September 2024Die Automatisierung wiederkehrender Arbeiten lohnt sich gleich mehrfach: Sie senkt den Aufwand und Frust und steigert gleichzeitig Geschwindigkeit, Effizienz und Qualität. Zuletzt haben wir dies bei einem führenden Maschinenbauunternehmen im Reporting umgesetzt. Das Ergebnis: Drei Tage schnellerer Monatsabschluss und eine drastische Reduktion von Überstunden und manuellen Fehlerquellen.
- Freie Kapazitäten: Die Bearbeitungszeit für die Erstellung von sogar aufwendigen Berichten wurde auf wenige Mausklicks reduziert. Dies erspart Stunden, sogar Tage an Arbeit und schafft Zeit für andere Themen.
- Überstunden auf 0: Durch die Automatisierung konnten Überstunden in Hochleistungsphasen, wie insb. dem Monatsabschluss drastisch reduziert bis gar eliminiert werden.
- Verbesserte Datenqualität: Die Einführung eines zentralen Single Point of Truth führte zu einer signifikanten Verbesserung der Datenqualität, was zu präziseren und zuverlässigeren Berichten führte.
- Erleichterte Vertretung: Durch die Automatisierung der sonst zahlreichen händischen Arbeitsschritte nahm die Abhängigkeit von Mitarbeitern ab. Somit wurden Urlaubsvertretungen o.ä. erleichtert.
- Harmonisierung durch Standards: Da bei der Automatisierung die Arbeitsschritte standardisiert werden, können diese bei verbundenen Unternehmen leichter eingeführt werden. Gleichzeitig wird dadurch sichergestellt, dass dank der identischen Vorgehensweise die Ergebnisse unternehmensübergreifend vergleichbar bleiben.
Projektüberblick
Unser Consultant war für ein namhaftes Maschinenbauunternehmen im Controlling tätig. Das Teilprojekt erstreckte sich über 7 Monate, um routinemäßige, zeitaufwändige und fehleranfällige Arbeiten im Controlling zu automatisieren. Von der Buchungsbelegerstellung über den Konzernupload bis hin zum nachgelagerten Reporting.
Situation
Das Unternehmen konnte die Reportinganforderungen nicht vollständig innerhalb seines ERP-System abdecken: Kein direkter Export war zu gebrauchen, ohne vorher intensiv händisch nachbearbeitet zu werden. Folglich mussten die Exporte mit diversen externen Quellen verknüpft und manuell nachgezogen werden, damit alle notwendigen Informationen enthalten sind und den Standards gerecht werden. Eine Arbeit, die bisher von mehreren Mitarbeitern unter hohem Zeitdruck erledigt wurde.
Lösung und Ansatz
Unser Ansatz umfasste die Implementierung moderner ETL/BI-Technologien, um einen Single Point of Truth zu schaffen. Mit anderen Worten: Eine automatisch generierte Tabelle, die manuelle Arbeiten auf Knopfdruck fehlerfrei und im untersten Detaillevel (einzelne Buchungszeile) automatisch erledigt.
Das Ergebnis wirkt zunächst erschreckend groß: Millionen von Zeilen und weit über Hundert Spalten enthalten alle relevanten Informationen des ERP-Systems und sekundärer Quellen.
Doch aus dieser einen Tabelle, dem Single Point of Truth, kann dann jede Reportinganforderung erfüllt werden, ohne weitere Berechnungen oder Transformationen vornehmen zu müssen. Im Controller-Deutsch: "man legt nur noch ne Pivot drüber."
Unser Consultant übernahm dazu im Projekt die Rolle des Koordinators, Umsetzers und Projektleiters und arbeitete eng mit den Abteilungsleitern und IT-Spezialisten des Kunden zusammen.
Phasen im Projekt
Phase I: Identifikation der Pain Points
Die erste Phase des Projekts bestand darin, die manuellen Arbeiten kennenzulernen. So konnte unser Consultant gängige Probleme kennenlernen und aufdecken, welche Automatisierungen schnell zu zeitlicher Entlastung führen. Dank dieser frühen Ergebnisse konnten die Mitarbeiter die freigewordene Zeit für Abstimmungen zur weiteren Automatisierung nutzen.
Phase II: Herleitung des Single Point of Truth
Im nächsten Schritt identifizierte unser Berater alle relevanten Datenquellen und bewertete sie hinsichtlich ihrer Qualität und Verwendbarkeit. Veraltete Stammdaten wurden erkannt und korrigiert. Die bisherige manuelle Vorgehensweise wurde hinterfragt und eine saubere Automatisierung der bisher händischen Datenherleitung aufgebaut. Diese Automatisierung speicherte die finalen und reportingfähigen Daten in einer Datentabelle (Single Point of Truth).
Phase III: Ableitung automatisierter Reports aus dem Single Point of Truth
In der dritten Phase entwickelte unser Consultant Automatisierungen, die auf Knopfdruck aktuelle und fehlerfreie Berichte für diverse Anlässe aus dem Single Point of Truth ableiten. Beispiele sind aufbereitete Buchungsbelege, Rückstellungsspiegel, Anlagenspiegel nach HGB & IFRS, CSV-Dateien für den Konzernupload, Kostenstellenberichte oder Budgetvorlagen. Durch die Automatisierung der Controlling- und Accounting-Aufgaben konnte sowohl die Bearbeitungszeit als auch Fehleranfälligkeit erheblich reduziert werden.
Kundenausblick: Anbindung an BI und KI
Mit der Erstellung eines Single Point of Truth in Form einer Tabelle, die alle businessrelevanten Daten auf dem detailliertesten Level beinhaltet, hat der Kunde eine ideale Datenbasis für sämtliche künftige Anknüpfungsmöglichkeiten. Somit kann mit wenig Aufwand ein BI-Tool wie Power BI an die Quelle angeschlossen werden oder eine KI die Daten interpretieren.
Ergebnis: weniger Aufwand, bessere Arbeit
Dank der Automatisierung konnte die Effizienz des Reportings erheblich gesteigert werden. Bei manchen Aufgaben wurden aus einem Tag manueller Arbeit wenige Knopfdrücke. Der Monatsabschluss wurde um drei Tage verkürzt, Überstunden überflüssig gemacht und die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht. Fehler und damit einhergehender Korrekturbedarf wurden verhindert, Deadlines waren kein Problem mehr.
Dem Controlling wurde der Zeitdruck genommen und mehr Zeit für Analysen gegeben. Die Datenbearbeitung wich somit aus dem Fokus und wurde durch tatsächliche Kontrolle ersetzt. Durch die Erstellung einer ideal aufbereiteten Quelle können nun Controller nun Analysen und Berichte erstellen, die zuvor aus Kapazitätsgründen undenkbar gewesen sind.
Fazit: Prozessautomatisierung ist kein Luftschloss
Das Projekt beweist in der Praxis, wie durch gezielte Automatisierungsinitiativen und den Einsatz moderner Technologien messbare und nachhaltige Verbesserungen in der Effizienz und Datenqualität erreicht werden können. Unser Dank gilt dem gesamten Team für die hervorragende Zusammenarbeit und den gemeinsamen Erfolg.
Weiterführende Informationen
Für weitere Informationen zu diesem Projekt oder zu unseren Dienstleistungen im Bereich Controlling und Reporting-Automatisierung, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns darauf, auch Ihr Unternehmen bei der Realisierung Ihrer Ziele zu unterstützen.