ZUGFeRD, XRechnung & Co: Was Sie über die Pflicht zur E-Rechnung wissen müssen

1 Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind strukturierte elektronische Rechnungen, die in einem Format vorliegen, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht. Diese Rechnungen enthalten alle steuerrelevanten Informationen im strukturierten XML-Format. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt ein normales E-Mail-Postfach, spezielle technische Infrastrukturen sind nicht erforderlich. Auch die Versendung wird zu diesem Stichtag verpflichtend, doch hierfür gibt es Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, sofern sie keine freiwilligen Rechnungen ausstellen. Vereine hingegen, die unternehmerisch tätig sind, müssen die E-Rechnungs-Pflicht einhalten, wenn sie unter die Regelungen fallen.

2 Formate für E-Rechnungen

In Deutschland haben sich zwei Formate für elektronische Rechnungen durchgesetzt.

• XRechnung: XML-basiertes Standardformat, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
• ZUGFeRD-Format: Ein hybrides Format, bei dem eine PDF/A3-Datei mit einer XML-Datei kombiniert wird. Dieses Format ist sowohl für Menschen als auch für Computer lesbar. Das PDF/A3-Format ist zudem rechtlich unveränderbar, was zusätzliche Sicherheit bei steuerlichen Prüfungen bietet

Ein weiteres relevantes Format ist PEPPOL-BIS, das im grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr eingesetzt wird. Es erfüllt die Anforderungen der EN 16931 und wird von vielen Unternehmen genutzt, um eine standardisierte Übertragung zu gewährleisten.

Wichtig: Für den Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen sind die XML-Dateien entscheidend. Dies gilt besonders für das ZUGFeRD-Format, bei dem zwar die PDF-Datei für die menschliche Lesbarkeit sorgt, aber das XML-Dokument für steuerliche Zwecke verwendet wird.

3 Erstellung von E-Rechnungen

Was bedeutet das in der Praxis? Wie erstelle ich eine E-Rechnung? Dafür gibt es je nach Systemausstattung verschiedene Herangehensweisen.

a) Nutzung von ERP-Systemen

ERP-Systeme wie SAP S/4HANA oder Microsoft Dynamics ermöglichen eine weitgehend automatisierte Erstellung von E-Rechnungen. Diese Systeme integrieren Kundendaten, Steuerinformationen und erbrachte Leistungen bereits in die Systemprozesse, wodurch die manuelle Dateneingabe minimiert und die Fehlerquote reduziert wird. Beispiel:

• SAP S/4HANA: Nach der Konfiguration der E-Rechnungsfunktion kann der Benutzer wählen, ob eine Rechnung als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format erstellt werden soll. Die XML-Daten werden automatisch generiert und können über verschiedene Wege, wie E-Mail oder eine E-Invoicing-Plattform, versendet werden.
• Microsoft Dynamics: Mit der Erweiterung „plus e-invoicing“ lassen sich ZUGFeRD- oder XRechnungen erstellen und direkt an den Empfänger senden

Vorteil: Unternehmen, die bereits ein ERP-System nutzen, können die bestehende Infrastruktur für die E-Rechnungsstellung verwenden. Das reduziert den Aufwand und erhöht die Effizienz, da die Rechnungen direkt in das Finanzbuchhaltungssystem integriert werden können.

b) Externe Rechnungssoftware

Für Unternehmen, die kein ERP-System nutzen, kann spezialisierte Rechnungssoftware eine praktikable Alternative sein. Anbieter wie DATEV, Sage und Haufe (lexware) bieten cloudbasierte oder Desktop-Lösungen, die sich auf die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen spezialisiert haben.

• DATEV Auftragswesen Next: Diese cloudbasierte Lösung bietet eine einfache, flexible Methode zur Erstellung von E-Rechnungen. Es ist keine tiefe Integration in bestehende Buchhaltungssysteme erforderlich, was es besonders für kleine Unternehmen attraktiv macht
• Sage: Bei Sage reicht es aus, bei den jeweiligen Kunden „ZUGFeRD“ als Rechnungsstandard festzulegen. Rechnungen werden dann automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt und versendet, was den Aufwand minimiert und die Compliance sicherstellt
• DATEV Mittelstand: Diese Desktop-Lösung bietet eine tiefere Integration in die Buchhaltungsprozesse und ermöglicht es, E-Rechnungen direkt in das System zu integrieren und zu verarbeiten

Vorteil: Rechnungssoftware ist für kleinere Unternehmen oft kostengünstiger und weniger komplex in der Implementierung als ERP-Systeme. Allerdings bietet sie nicht dieselbe tiefe Integration in die Finanzbuchhaltung wie ERP-Systeme.

c) Online-Dienste

Online-Dienste zur Erstellung von E-Rechnungen bieten eine kostengünstige und einfache Lösung, insbesondere für kleine Unternehmen oder Freelancer. Dienste wie Billomat, FastBill oder SevDesk ermöglichen die Erstellung von ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien durch die Auswahl der entsprechenden Vorlagen.

Beispiel Billomat: Der Anwender kann beim Erstellen einer neuen Rechnung die Checkbox „PDF/A-3b (ZUGFeRD 2.1.1-XRechnung 2.0.0) Dokument erzeugen“ auswählen. Dies ermöglicht die automatisierte Generierung von E-Rechnungen.

4 Übermittlung von E-Rechnungen

Nächster Schritt: Der Versand. E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen an den Empfänger übermittelt werden. Hier müssen Unternehmen sowohl rechtliche Anforderungen erfüllen als auch den Vorsteuerabzug sicherstellen.

a) Versand per E-Mail

Der häufigste Weg zur Übermittlung von E-Rechnungen ist der Versand per E-Mail. Hierbei wird die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-Datei als Anhang in der E-Mail verschickt. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Rechnung den Anforderungen des §14 UStG entspricht, damit der Vorsteuerabzug gewährt werden kann.

b) Nutzung von E-Invoicing-Plattformen

Eine sicherere Methode zur Übermittlung von E-Rechnungen ist die Nutzung von E-Invoicing-Plattformen. Diese Plattformen bieten höhere Sicherheit, da sie das Risiko des Mitlesens von E-Mails verringern und eine direkte Übertragung zwischen Unternehmen ermöglichen. Besonders bewährt hat sich das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online), das eine standardisierte und sichere Lösung für den elektronischen Austausch von Rechnungen bietet.

Vorteile von E-Invoicing-Plattformen:

• Geringeres Risiko von Datenlecks im Vergleich zum Versand per E-Mail.
• Vielfach können unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren, was den direkten Transfer von Rechnungsdaten ermöglicht.

c) Portal-Lösung zur Rechnungsübermittlung

Eine weitere Methode ist die Bereitstellung von E-Rechnungen über ein Download-Portal. Hierbei erhält der Rechnungsempfänger eine Benachrichtigung, dass die Rechnung im Portal zum Download bereitsteht. Dies wird häufig von größeren Unternehmen genutzt, die eine Vielzahl von Rechnungen an verschiedene Kunden ausstellen. Allerdings kann diese Methode für den Empfänger umständlicher sein, da er die Rechnungen einzeln abrufen muss.

5 Verarbeitung und Vorsteuerabzug

Beim Erhalt von E-Rechnungen sind die Prozesse des Rechnungsempfängers entscheidend für eine reibungslose Verarbeitung und den Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnung im XML- oder ZUGFeRD-Format und kann diese entweder lokal speichern oder direkt in sein ERP-System importieren.

Wichtig: Für den Vorsteuerabzug ist nur das XML-Format relevant. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die XML-Datei den gesetzlichen Anforderungen entspricht, um Probleme bei steuerlichen Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Änderungen an diesem Teil der Rechnung könnten die Gültigkeit und den Vorsteuerabzug gefährden.

Für Barverkäufe unter 250 € gelten keine besonderen Anforderungen. Rechnungen über diesem Betrag müssen jedoch in Form einer E-Rechnung ausgestellt werden, sofern sie steuerlich relevant sind.

6 Übergangsfristen und länderspezifische Besonderheiten

Für bestimmte Unternehmen gilt eine Übergangsregelung bis 31.12.2027, die es ihnen erlaubt, weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Dies ist insbesondere für kleinere Unternehmen von Bedeutung, die möglicherweise mehr Zeit für die Umstellung auf E-Rechnungen benötigen.

1. Übergangsregelungen bis Ende 2026
   Laut den Regelungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) dürfen Rechnungen weiterhin im PDF-Format oder anderen nicht-strukturierten Formaten übermittelt werden, wenn der Empfänger ausdrücklich einverstanden ist. Diese Regelung gilt jedoch nur bis zum 31. Dezember 2026.
   
2. Ausnahmen bis Ende 2027
   • Unternehmen mit einem Jahresumsatz von ≤ 800.000 € im Vorjahr oder bei Verwendung von EDI (Electronic Data Interchange) können die Übergangsregelungen bis Ende 2027 in Anspruch nehmen.
     
3. Nach Ablauf der Übergangsfristen
   • Ab 2028 sind Rechnungen im nationalen B2B-Verkehr ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zulässig, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Was bedeutet das konkret?

• Sie dürfen weiterhin eine PDF-Rechnung versenden, wenn der Empfänger dies akzeptiert.
• Langfristig müssen Sie umstellen, da PDF-Rechnungen spätestens ab 2028 nicht mehr als gültige E-Rechnungen im Sinne der gesetzlichen Vorgaben anerkannt werden.

Darüber hinaus gibt es länderspezifische Varianten von E-Rechnungsformaten, wie die Fattura PA in Italien oder SIXpaynet-Rechnungen in der Schweiz. Diese Formate sind unter bestimmten Bedingungen ebenfalls zulässig, solange sie die geforderten Syntaxen für E-Rechnungen einhalten.

Auch wenn PDF-Rechnungen derzeit noch möglich sind, bietet die Einführung von E-Rechnungen einen wesentlichen Vorteil: Leichtere Automatisierung und einhergehende Effizienz- und Geschwindigkeitsgewinne.

Tipp: Global informiert bleiben

Schon gewusst? Über unser Portal Electronic Invoicing Global behalten Sie einen stets aktuellen Überblick über die E-Invoicing-Anforderungen aller Länder auf der ganzen Welt.

Die große Chance der E-Rechnung: Automatisierte Zahlungen

Ein wesentlicher Vorteil von E-Rechnungen liegt in der Möglichkeit, den gesamten Zahlungsprozess zu automatisieren. Über API-Schnittstellen (Application Programming Interface) können Rechnungsdaten direkt in Zahlungssysteme eingespielt und Zahlungen ohne manuelle Eingriffe ausgeführt werden.

1. Erhalt der XML-Datei: Die E-Rechnung wird im XML-Format empfangen und in das ERP-System oder ein anderes Buchhaltungssystem integriert.
2. Einspielen in die API-Schnittstelle der Bank: Die XML-Daten werden automatisch über eine API an das Bankensystem übermittelt.
3. Verarbeitung durch die Bank: Die Bank validiert die Daten und führt die Überweisung aus. Dabei sind Authentifizierungs- und Autorisierungsprozesse integriert, um die Zahlung sicher abzuwickeln.

Vorteile der Automatisierung:

• Zeitersparnis: Manuelle Schritte bei der Zahlung von Rechnungen werden reduziert.
• Fehlervermeidung: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten können.
• Ressourcenschonend: Der Verzicht auf Papier und Druck trägt zur Umweltfreundlichkeit bei

Der Startschuss für Ihren Weg zur Automatisierung

Die Einführung der E-Rechnung bringt für Unternehmen erhebliche Veränderungen mit sich, eröffnet jedoch große Chancen zur Effizienzsteigerung. Strategische Entscheider nehmen frühzeitig die notwendigen Anpassungen an ihren Systemen vor, um früh von den Vorteilen zu profitieren und dabei gesetzeskonform zu agieren.

Die Automatisierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen kann zu erheblichen Zeiteinsparungen und einer Reduzierung von Fehlern führen. Insbesondere die API-Integration bietet Potenzial für zukunftsorientierte Prozesse. Mit einem gut etablierten E-Rechnungsprozess können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Unsere Empfehlungen

1. Planung der Umstellung: Nutzen Sie die Übergangszeit bis 2026, um Ihre Systeme schrittweise auf E-Rechnungen umzustellen und Prozesse zu optimieren. Beginnen Sie frühzeitig mit der Integration der benötigten Software, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gut vorbereitet ist.

2. Sorgfalt beim Vorsteuerabzug: Achten Sie besonders darauf, dass Ihre E-Rechnungen den Anforderungen des XML-Formats entsprechen. Eine gründliche Prüfung der XML-Daten ist entscheidend, um den Vorsteuerabzug zu sichern und mögliche Probleme bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

3. Wahl der richtigen Technologie: Wenn Sie bereits ein ERP-System nutzen, sollten Sie dieses zur Erstellung von E-Rechnungen verwenden, um von der Integration in Ihre Buchhaltungsprozesse zu profitieren. Kleinere Unternehmen können spezialisierte Softwarelösungen wie Sage oder DATEV nutzen, um ebenfalls effizient E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten.

4. Setzen Sie aufs richtige FeRD: Wir empfehlen, das ZUGFeRD-Format zu verwenden. Dieses Format kombiniert die Vorteile einer menschenlesbaren PDF/A3-Datei mit einer XML-Datei, die für Computer leicht verarbeitbar ist. Diese doppelte Lesbarkeit bietet eine benutzerfreundliche und flexible Lösung, die sich in vielen Anwendungsfällen bewährt hat.

5. Automatisierung vorantreiben: Setzen Sie auf API-Schnittstellen, um Rechnungen automatisiert zur Zahlung freizugeben und manuelle Eingriffe zu minimieren. Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern spart auch Zeit und Ressourcen.

6. Langfristige Perspektive: Sehen Sie die Umstellung auf E-Rechnungen nicht als zusätzliche Belastung, sondern als Chance, Ihre internen Prozesse zu modernisieren und zu automatisieren. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, profitieren von effizienteren Abläufen, reduzierten Fehlerquoten und einer zukunftssicheren Buchhaltungsinfrastruktur.