Trübe Wirtschaftslage: Handlungsfelder im Controlling

1. Liquiditätsmanagement: Stabilität sichern

Cash is king – besonders in Krisenzeiten. Die Sicherung der Liquidität ist essenziell, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten, wenn Einnahmen rückläufig sind oder Zahlungsziele verlängert werden. Ein strukturiertes Liquiditätsmanagement bietet Stabilität und Flexibilität.

• Cashflow-Planung: Erkennen Sie Engpässe frühzeitig, indem Sie eine Cashflow-Planung einführen, die regelmäßig mit Echtzeitdaten aktualisiert wird. Mithilfe von Was-wäre-wenn-Szenarien lassen sich verschiedene Entwicklungen antizipieren. Dashboards können diese Daten zielgruppengerecht aufbereiten und für Entscheidungsprozesse nutzen.
• Forderungsmanagement: Automatisieren Sie Mahnprozesse und behalten Sie dennoch die Flexibilität, individuelle Vereinbarungen mit Debitoren zu treffen. Moderne Tools helfen Ihnen, Forderungseingänge zu beschleunigen und strategisch wichtige Lieferanten zu managen, für die verlängerte Zahlungsziele gelten.
• Kostensenkungsprogramme: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kostenstrukturen. Mit abteilungsübergreifenden Reviews identifizieren Sie ineffiziente Prozesse und setzen gezielte Optimierungsmaßnahmen um. Dafür brauchen Sie vor allem eines: Transparenz. Und damit kommen wir schon zum zweiten Handlungsfeld.

2. Kostenrechnung optimieren

Transparenz ist entscheidend, um Profitabilität und Effizienz zu sichern sowie Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Hoher manueller Aufwand, ineffiziente Prozesse und unklare Kostenstrukturen erschweren jedoch die Steuerung. Oft sind Kostenstellen nicht sauber definiert, indirekte Kosten falsch zugeordnet, Kalkulationsgrundlagen veraltet oder Preisuntergrenzen unklar. Gemeinkosten werden bisweilen pauschal angesetzt, ohne regelmäßig hinterfragt zu werden.

Ein stimmiger Überblick über alle Kosten und deren Treiber ist essenziell, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Einsparpotenziale zu identifizieren.

Handlungsfelder:

• Klare Kostenstellen- und Kostenträgerstrukturen: Eindeutige Zuordnung von direkten und indirekten Kosten.
• Aktualisierte Verrechnungssätze: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung zur Sicherstellung realitätsnaher Kalkulationen.
• Steuerungsrelevante Kalkulation: Preisuntergrenzen definieren, Gewinnzuschläge berechnen und Stammdaten auf dem neuesten Stand halten.
• Digitale Tools & Automatisierung: Der Einsatz moderner BI-Tools und automatisierter Analysen schafft Echtzeit-Transparenz, verbessert die Nachvollziehbarkeit und beschleunigt die Steuerung.
• Kostenträgerzeitrechnung: Die Ergebnisrechnung sollte zeigen, wo Veränderungen entstehen (z. B. Marktentwicklung, Produktionsineffizienzen, F&E-Kosten) und wer dafür verantwortlich ist.
• Flexibilisierung von Kosten: Make or Buy? Das gilt übertragen auch für Personal. Reduzieren Sie langfristige Fixkosten durch den Einsatz temporärer Fachkräfte, Freelancer oder Leasing-Modelle für Maschinen. Dies schafft Flexibilität und reduziert Kapitalbindung.
• Zero-Based Budgeting (ZBB): Hinterfragen Sie jede Ausgabe von Grund auf. Gerade bei Strategiewechseln oder Marktveränderungen kann dieser Ansatz erhebliche Einsparpotenziale erschließen. Ein Umstieg auf ZBB erfordert Umdenken, liefert jedoch messbare Ergebnisse.
• Lieferantenverträge: Verhandeln Sie regelmäßig Ihre Lieferverträge neu, bündeln Sie Bedarfe und sichern Sie sich bessere Konditionen.

Transparenz schafft die Grundlage, um Abweichungen gezielt zu analysieren – sei es durch Marktbedingungen, interne Ineffizienzen oder erhöhte Entwicklungskosten. Mit dieser Basis wird Steuerung proaktiv anstatt reaktiv.

3. Organisation optimieren

Krisenzeiten machen klar, was im Unternehmen besser laufen muss – strategisch, prozessual und personell. Controlling-Abteilungen sollten aktiv dazu beitragen, die Organisation zukunftsfähig auszurichten.

Handlungsfelder:

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Positionieren Sie Controller als Sparringspartner für andere Abteilungen. Fördern Sie den Austausch durch regelmäßige Roundtables oder Workshops, um Synergien zu schaffen.
• Finance Transformation Roadmap: Entwickeln Sie einen Plan, um Ihre Finanzorganisation effizienter und digitaler aufzustellen. Dies umfasst sowohl Prozessoptimierungen als auch den Einsatz neuer Technologien.
• xP&A (Extended Planning & Analysis): Die Weiterentwicklung der traditionellen Finanzplanung versucht, isolierte Planungsprozesse verschiedener Abteilungen miteinander zu verbinden. xP&A erweitert die klassische Finanzplanung um operative Bereiche wie Vertrieb, Produktion und Personal. So entstehen abgestimmte, bereichsübergreifende Forecasts, die Unsicherheiten besser abbilden. Dies erfordert Investitionen, steigert jedoch die Effizienz und Qualität von Forecasts erheblich. Der Fokus sollte auf einer pragmatischen Umsetzung liegen, deren ersten Schritt Sie nun machen können.
• Monatsabschlussprozess: Vereinfachen und beschleunigen Sie Ihre Monatsabschlüsse durch gezielte Maßnahmen wie Automatisierung und klarere Verantwortlichkeiten.
• Mitarbeiterentwicklung: Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Controlling-Teams, insbesondere in den Bereichen Datenanalyse oder digitale Tools.

4. Digitale Transformation beschleunigen

Die Digitalisierung bleibt ein entscheidender Hebel für Effizienz und strategische Steuerung im Controlling. Moderne Technologien ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und optimieren Abläufe.

• Business Intelligence (BI): Tableau, Power BI oder Qlik Sense: BI-Tools wie diese konsolidieren Datenquellen und liefern in Echtzeit Entscheidungsgrundlagen. Dashboards helfen dabei, KPIs schnell und präzise zu analysieren.
• Enterprise Performance Management (EPM): Integrierte Planungs- und Budgetierungstools wie Lucanet oder Tagetik erleichtern Forecasting und strategische Planung. Nur durch Transparenz und schnelle Entscheidungsgrundlagen kann die Geschäftsführung das Unternehmen sicher durch stürmische Zeiten führen.
• Automatisierung: Prozessautomatisierung und RPA kann z.B. das Reporting enorm beschleunigen. Beginnen Sie mit einer Prozessanalyse, um Bereiche mit dem höchsten Automatisierungspotenzial zu identifizieren, und erstellen Sie eine Roadmap für die Implementierung.
• Ready für KI? Künstliche Intelligenz bietet neue Möglichkeiten im Bereich der Predictive Analytics, des Forecasts und des Reportings. Aber ohne saubere Daten bleibt die Technologie ineffektiv. Controlling-Abteilungen sollten sicherstellen, dass finanzielle und nicht-finanzielle Daten konsistent und zentral zugänglich sind. Der Aufbau eines unternehmensweiten Datenmodells, etwa durch moderne Data Warehouses oder Lakehouses, ist ein essenzieller Schritt, die Stammdatenpflege ein weiterer.

5. Smartes Investitions- und Projektmanagement

Nicht alle Investitionen können oder sollten in einer Krise gestoppt werden. Dies sind z.B. Projekte mit hohem ROI, Software-Einführungen oder Compliance-Themen wie ESG-Reporting. Sie können aber sicherstellen, dass sie klar identifiziert sind und dann möglichst effizient und nachhaltig umgesetzt werden.

Empfehlungen:

• Projektcontrolling: Das Controlling sollte eine aktive Rolle in der Projektbewertung und -steuerung übernehmen. Entwickeln Sie ein Scoring-Modell, das Projekte nach strategischer Relevanz, erwarteten Cashflows und Risiken bewertet.
• Punktuelle externe Unterstützung: Ziehen Sie externe Berater oder Interim-Manager hinzu, die komplexe Projekte für Sie übernehmen, ohne Ihr Tagesgeschäft zu beeinträchtigen. Ihre Erfahrung führt zu besseren und zuverlässigen Ergebnissen, ohne Wissensaufbau und Prozessentwicklung komplett an Beraterteams auszulagern. So entstehen nachhaltige, funktionierende Lösungen.
• Entlastung im Tagesgeschäft: Ihre Mitarbeiter können weniger komplexe Transformationsprojekte selbst umsetzen. Um das Tagesgeschäft kümmern sich in dem Fall externe Profis, die sich auf Zeit in ihr Unternehmen integrieren. Dieser Ansatz ermöglicht die Weiterentwicklung von Personal und Unternehmen, ohne von teuren Done-For-You-Lösungen abhängig zu sein.
• Agile Projekte: Agile Frameworks wie Scrum erlauben Ihnen, Projekte flexibel zu steuern und sie schnell an veränderte Bedingungen anpassen zu können. Das kann Transformationskosten stark reduzieren.

Gutes Controlling setzt den richtigen Kurs

Wenn das Unternehmen über die raue See segelt, sitzt das Controlling im Ausguck. Mit dem Blick auf den Horizont kennt es den Kurs, mit dem Blick auf das Deck die richtigen Schwerpunkte. So kommen Sie auch bei schwerem Seegang voran und sind bereit, wenn der Wind wieder dreht.

Oder auf Finance-Deutsch: Mit klarem Fokus auf Liquidität, Effizienz, Digitalisierung und strategisches Investitionsmanagement sichert ein effizientes Controlling Stabilität und zukünftiges Wachstum.

Steuern Sie Ihr Unternehmen sicher durch die Krise. Wir helfen Ihnen dabei – mit Fachkompetenz, flexiblen Kapazitäten, digitalen Tools und externe Expertise vom freien Markt. Egal ob Matrosen an Deck, den ersten Maat, den Kapitän oder eine ganze Mannschaft.

Lassen Sie uns gemeinsam den richtigen Kurs setzen.