Zelfs bij zonneschijn een paraplu bij de hand: 4 tips gebaseerd op twee decennia ervaring in Credit Management

2001-2007: Onvoorspelbare beginjaren

Luc’s carrière in het credit management begon enkele maanden na de gebeurtenissen van 9/11, een tijd van geopolitieke en economische onzekerheid. Werkend bij een accountantskantoor in Luxemburg, werd hij zich pijnlijk bewust van de wereldwijde impact van deze tragedie. Ondanks de uitdagingen vond Luc zijn weg in Nederland, waar hij zich specialiseerde in credit management tijdens een periode van economische instabiliteit.

2008-2015: De magere jaren

De bankencrisis van 2008 bracht nieuwe uitdagingen. Luc, toen werkzaam bij een Amerikaans bedrijf in de auto-industrie, werd getroffen door de gevolgen van een reorganisatie. Deze periode leidde hem naar de sector van kredietwaardigheidsonderzoeken, waar hij inzichten verwierf in risicobeoordeling en data-gestuurde advisering. Tegen het einde van deze cyclus begon de economie tekenen van stabiliteit te vertonen. De “double dip” lag achter ons.

2015-2022: Jaren van wisselvalligheid

De recente zeven jaar werden gekenmerkt door sterke economische groei, maar ook door de uitdagingen van COVID-19. Luc beschrijft de nasleep van de pandemie als een periode van recessie gevolgd door herstel, met daaropvolgende arbeidsmarktkrapte en inflatie. Andere factoren, zoals versnelde digitalisatie en geopolitieke spanningen, spelen ook nu nog een onverminderde rol.

Tips van 21 jaar in Credit Management

Gedurende 21 jaar in Credit Management heeft Luc een schat aan kennis en inzichten vergaard. Van economische uitdagingen tot aan optimaliseren van processen, hij heeft het allemaal gezien. In dit stuk deelt hij zijn waardevolle tips, gebaseerd op twee decennia van ervaring, die elke professional in het veld zou moeten overwegen.

Tip 1: Voorbereiding is essentieel

Tijdens de economisch zonnige jaren is het gemakkelijk om te vergeten hoe cruciaal credit management is. Echter, het is juist in deze periodes dat bedrijven zich moeten voorbereiden op de mogelijke economische neergang door hun credit management processen te verfijnen en te versterken. A-cyclisch investeren in een goed Order-to-Cash proces is hierbij een must! Praktisch kan dit als volgt uitzien:

• Scenario Planning: Organiseer halfjaarlijkse sessies waarbij je verschillende economische scenario's gaat uitwerken en herzien. Hoe zou je bedrijf reageren op een plotselinge renteverhoging of een nieuwe regelgeving? Zijn je order-to-cash processen en/of voorwaarden dan nog goed?
• Klantportfolio-analyse: Categoriseer je klanten op basis van hun bijdrage aan de omzet en hun betaalgedrag. Overweeg om meer aandacht te besteden aan klanten die consistent op tijd betalen. Er zijn AI gedreven tools op de markt die je kunnen helpen met het inschatten van het risico op non-betaling van klanten zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
• Benchmarking: Vergelijk je Order-to-Cash proces met dat van branchegenoten. Waar kun je je verbeteren? Ga de discussie aan met andere credit managers of financiële vakgenoten. Klankborden is een mooie en leuke manier om je eigen processen verder te optimaliseren.

Tip 2: Risicobeheer is altijd relevant

Zelfs in tijden van economische voorspoed kunnen individuele bedrijven financiële problemen ondervinden. Een robuust credit management systeem helpt bedrijven om deze risico's vroegtijdig te identificeren en beheersen. Vertrouwen is goed maar (permanente financiële) controle is beter.

• Risico scorecards: Ontwikkel een scorecard voor elke klant op basis van hun financiële gezondheid, betalingshistorie en marktpositie. Zeker je top klanten moet goed in beeld zijn om risico’s te minimaliseren. Zeker met economische volatiliteit is het goed niets aan de toeval over te laten.
• Dynamische kredietlimieten: Overweeg om kredietlimieten dynamisch aan te passen op basis van real-time data en marktfluctuaties. Dit is niet altijd even makkelijk maar er is genoeg data beschikbaar om in ieder geval in korte periodes de limieten aan de behoefte van de klant maar ook aan de marktomstandigheden mee te laten bewegen.
• Geografische risicoanalyse: Als je internationaal opereert, houd dan geopolitieke gebeurtenissen in de gaten die de betalingscapaciteit van klanten in bepaalde regio's kunnen beïnvloeden. Ook sancties, valutaschommelingen of meteorologische activiteiten moeten onderdeel zijn van je assessment zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Tip 3: Flexibiliteit is cruciaal

De economie is dynamisch en verandert voortdurend. Een Credit Manager moet dus flexibel zijn in zijn benadering en bereid zijn om strategieën aan te passen aan het veranderende economische klimaat. Dit gaat over strikt zijn wanneer het niet anders kan of meegaand wanneer het gevraagd wordt. Sowieso is het onderhouden van goede relaties met klanten essentieel, ongeacht de economische situatie. In magere jaren kan een sterke klantrelatie het verschil betekenen tussen tijdige betalingen en wanbetaling.

• Feedback loops: Stel systemen in waarmee je regelmatig feedback van klanten, klantenservice en sales krijgt over je betalingsvoorwaarden en -processen. Ben je nog in lijn met wat de markt vraagt en wat technologisch mogelijk is?
• Persoonlijke betaalcondities: Biedt klanten de mogelijkheid om betaalcondities (in hoeverre van toepassing op jouw business model) te personaliseren op basis van hun cashflow, de hoeveelheid diensten of producten die zij nodig hebben. Je kan hiermee je concurrentiepositie op de markt versterken en biedt een grote mate van flexibiliteit aan je afnemers.
• Cross-training: Train je team niet alleen in credit management, maar ook in klantenservice en onderhandelingstechnieken om flexibel te kunnen reageren op klantbehoeften. Ook is het goed als andere afdelingen tijdelijk credit management lessen krijgen. Het verhoogt het begrip van de een naar de ander maar zorgt er ook voor dat je bij krapte flexibel bent voor wat betreft het inzetten van personeel.

Tip 4: Investeren in technologie

Tijdens de zonnige jaren is het een goed moment om te investeren in technologie die het credit management proces kan automatiseren en optimaliseren. Dit zorgt voor efficiëntie en effectiviteit wanneer het hard nodig is. Ook hier is a-cyclisch investeren een slimme keuze en vooral openstaan voor nieuwe innovatie die het handmatige werk verder automatiseren, digitaliseren en aangenamer maken. Zeker wanneer er zoals op dit moment een ongekende arbeidsmarkt spanning is.

• Predictive Analytics: Gebruik geavanceerde analytische inzichten om betaalgedrag te voorspellen en potentiële wanbetalingen vroegtijdig te identificeren. Hierbij kun je zelf data combineren of schakelen met aanbieders uit de markt.
• Integratie van Systemen: Alhoewel Excel een fantastische tool is, is het aan te raden dit juist niet voor debiteurenbeheer te gebruiken. Gebruik software die jouw business model ondersteunen en een hogere mate van automatisering bieden. Tot slot, zorg ervoor dat je credit management systeem naadloos integreren met andere bedrijfssystemen voor een holistisch overzicht.
• Mobiele Toegankelijkheid: Investeer in technologie die het voor klanten gemakkelijk maakt om onderweg facturen te bekijken en betalingen te doen via mobiele apparaten. Ook hier kun je een concurrentievoordeel krijgen door inzichten en betalingen maximaal te digitaliseren.

Meer informatie?

Wil je jouw credit management proces naar een hoger niveau tillen en voorbereid zijn op toekomstige economische uitdagingen? Neem gerust contact op met Luc:

Luc Godfroid

Expert Manager O2C

Financial Management Services