Robotiseren van een eenvoudig proces levert grote tijdwinst op

GETEC biedt hun klanten een uitgebreid aanbod van nutsvoorzieningen en diensten in de industriële sector. Met 1.300 medewerkers en 115 hectare bedrijfsgronden is de onderneming één van de grootste industrieparken van Noord-Nederland. De organisatie optimaliseert momenteel hun back-office en verkent RPA als mogelijke oplossing.

Doordachte digitale strategie opstellen

“Aangezien RPA voor veel bedrijven een nieuw en ongebaand pad is, is het belangrijk om het gezamenlijk aan te pakken. Het is vooral zaak dat een bedrijf een goed doordachte digitale strategie opstelt om gestructureerd van start te gaan”, stipt project consultant Wouter Vijge aan. Hij voegt eraan toe: “TriFinance beschouwt robotisering niet als een doel op zich. Het kan één van de mogelijke oplossingen zijn. Het doel is een bedrijfsproces optimaliseren. Dat doen we samen met de klant, zodat de kennis er meteen geborgd is.”

Tijdens de verkennende workshop kreeg een aantal medewerkers van GETEC naast algemene informatie ook uitleg over de uitgangspunten rondom RPA. “In zo’n workshop zoomen we in op het ‘waarom’ en op de toepassing van een robot. Ook leggen we het belangrijke verschil uit tussen automatisering en robotisering. Robotiseren is een vorm van automatiseren. Automatisering is een breder begrip”, legt Wouter uit.

Robotic Process Automation bootst menselijke handelingen na die binnen software applicaties worden uitgevoerd. De bots werken op het niveau van de user interface. De robot is eenvoudig te programmeren software en neemt alleen de repeterende taken van medewerkers over. Zelf nadenken doen de bots niet. Ze passen geen menselijke logica toe en kunnen niet met uitzonderingen omgaan.

“Met de aanwezige proceseigenaren namen we een aantal processen door en zochten we uit welke in aanmerking konden komen voor RPA. Het proces moet gebaseerd zijn op regels. Het moet repeterend, stabiel en gestandaardiseerd zijn. En er dient een hoog volume van gestructureerde data mee te zijn gemoeid. Zodat je de inzet van de robotiseringsoftware kan verantwoorden.”

GETEC koos een proces om te automatiseren: het invullen van een Excel rapportage vanuit verschillende data-velden in SAP. Een medewerker van GETEC besteedt daar in de huidige situatie dagelijks 20 minuten aan.

Proof of Concept

Zodra een proces is gekozen, begint de tweede fase, die eindigt met een Proof of Concept (PoC): een methode om de praktische haalbaarheid van RPA te bepalen. Wouter en zijn collega Nick van den Berg presenteerden hun plan van aanpak in een kick-off meeting en doken nadien met de proceseigenaar het proces in. “Het is in principe een eenvoudig proces, maar er waren wel veel handelingen nodig om het rond te krijgen. In onderlinge afstemming met GETEC kozen we ervoor het proces in twee RPA-systemen te bouwen: UiPath en Automation Anywhere. Hierdoor kan de klant goed de verschillen zien tussen beide systemen”, zet Wouter uiteen.

Het was voor Wouter de eerste keer om een robot te bouwen in combinatie met SAP. “Zo ontdekten we al snel dat we beveiligingsvereisten moesten aanpassen zodat SAP robots zou accepteren. Doordat we met twee verschillende RPA-systemen aan de slag gingen, ontdekten we verschillen met betrekking tot de integratie met SAP. Zo heeft Automation Anywhere meer ingebouwde integraties met SAP, waardoor je eenvoudig informatie kan ophalen. Bij UiPath is het dan weer gemakkelijker om in te loggen.”

De doorlooptijd van het project was twee weken. Beide robots doen er ongeveer twee minuten over om de rapportage te vullen met de juiste informatie. Wouter: “Alleen voor dat relatief eenvoudig proces betekent het een verbetering van 18 minuten per dag. Dat is 80 uur per jaar! Niet slecht, gezien het om een klein (deel)proces gaat.”

GETEC beraadt zich over welk van de twee robots ze gaan kiezen.