Richard verricht monnikenwerk met tientallen jaarrekeningen

Richard behaalde zijn bachelor Economie en Bedrijfskunde aan de Universiteit van Amsterdam. Voordat hij in januari 2020 bij TriFinance kwam werken, had hij al enkele jaren op de teller van zijn loopbaan staan. Hij werkte destijds als accountant en verrijkte tijdens diezelfde periode zijn kennis aan de Vrije Universiteit Amsterdam. “Maar ik wilde meer doen dan ondernemingen controleren. Bedrijven helpen was mijn doel”, vertelt hij. Tijdens zijn project voor de Blue Chip Boutique Transition & Support Amsterdam kreeg hij daar ruimschoots de gelegenheid toe.

“In het kort kwam de opdracht op het volgende neer: stel de jaarrekening op en maak ze klaar voor de accountantscontrole. De klant, een ‘family office’ uit Nederland, kreeg de vraag zelf van een rijke familie met aandelen in meerdere deelnemingen. Het gaat om vastgoed, financiële instrumenten, detailhandel in Nederland en Europa”, legt Richard uit.

Initiële jaarrekening

De familie verkocht tijdens het betrokken boekjaar ongeveer de helft van de vijftig betrokken vennootschappen en herstructureerde tegelijkertijd de interne organisatie. Kortom, chaos alom. Richard moest hier orde in aanbrengen door een initiële jaarrekening, inclusief de consolidatie van de deelnemingen, op te stellen over het eerste boekjaar van de nieuwe holding. Met haar fiscalist en de financieel administratief medewerkster had de holding onvoldoende kennis in huis om dit project tot een goed einde te brengen.

De procesmatige en inhoudelijke uitdagingen waren enorm. “Ik had te maken met meerdere stakeholders en er was geen intern proces om data aan de holding over te dragen. Voor het management had de jaarrekening niet echt een prioriteit. Als externe accountant had ik destijds een stok achter de deur om de nodige informatie te krijgen. Dat heb ik niet langer als project consultant.”

Wat doe je dan om toch vooruitgang te kunnen boeken? “Benadrukken dat mijn vragen om de juiste informatie in het belang van de klant zijn. Overtuigingskracht, vriendelijk blijven, geduld hebben en altijd duidelijk communiceren hoe ver je staat, is de sleutel tot succes.”

Vier stappen

Hoe begin je überhaupt aan een tocht door zo’n doolhof van gegevens en hoe kom je eruit? Richard: “Eerst stel je een globale planning op. Deze stem je af met de betrokken stakeholders en met de accountant. Je legt de kritische uitgangspunten vast en beschrijft ze in position papers, die je weer op hoofdlijnen afstemt met de accountant. Deze aanpak vermijdt veel aanpassingen achteraf. In een volgende fase stel je een eerste concept van jaarrekening op, zonder cijfers. Dat maakt duidelijk welke informatie nodig is. Je organiseert in de loop van het proces tussentijdse updates met de betrokkenen. Mijn mentor, Leon (nvdr Leon Harinck, Leader van de Blue Chip Boutique FMS ‘Financial Management & Systems’), was bij dat alles van grote waarde.”

Een project van deze omvang vergt heel veel communicatie. Naast zijn communicatieve vaardigheden kregen Richards skills op het gebied van projectmanagement een boost. Hij was vaak op de locatie aanwezig en kwam tot de conclusie dat de kwaliteit van de cijfers van sommige vennootschappen beneden de maat was. Hij werkte het euvel weg. Ook met de accountant was er meermaals contact. “De planning is gedurende het proces herhaaldelijk veranderd omdat gegevens nog niet beschikbaar waren of omdat de accountant niet beschikbaar was. Daardoor was het geheel pas helemaal een maand na de wettelijke deadline afgerond”, stipt Richard aan.

Hoe dan ook, de klant is tevreden over zijn werk. Het bewijs daarvan is dat Richard nu een project uitvoert bij een van de vennootschappen van de holding. “De vennootschap wordt in tweeën gesplitst en ik ondersteun de afronding van de financiële controle.”