Leasemaatschappijen kunnen systematisch klantonderzoek niet langer uitstellen

‘Poortwachtersrol’ verplicht tot systematisch klantonderzoek

Criminelen en witwassers zijn creatief. Zij zoeken constant naar poorten die toegang bieden tot ons financiële systeem, zodat zij hun activiteiten voort kunnen zetten. Hierbij zoeken zij naar toegangspoorten, die niet in het middelpunt van de aandacht staan. Zij richten hun blik dus niet uitsluitend op banken, maar zien in onder andere leasemaatschappijen een interessant doelwit. Leasemaatschappijen dienen zich hier bewust van te zijn en te zorgen voor adequate maatregelen. Om dit gerealiseerd te krijgen en te houden is deugdelijk en systematisch klantonderzoek naar identiteit en herkomst van gelden door vakbekwame mensen noodzakelijk.

Wetgeving

In het kader van bestrijding van financieel economische criminaliteit zijn twee wetten van toepassing. Deze wetgeving is op leasemaatschappijen van toepassing:

• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
• Sanctiewet.

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

De Wwft is gericht op het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en het financieren van terrorisme. Ook als leasemaatschappij valt u ook onder de Wwft, wat inhoudt dat u maatregelen dient te nemen om te voorkomen dat uw producten of diensten worden gebruikt voor witwassen of terrorismefinanciering.

Sanctiewet

De Sanctiewet heeft als doel te voorkomen dat financiële middelen, direct of indirect, ter beschikking komen of worden gesteld aan (rechts)personen en entiteiten genoemd in de sanctieregelgeving. De Verenigde Naties (VN) en de Europese Unie (EU) hanteren al jaren sancties tegen bepaalde landen, met als doel de activiteiten, het beleid en het gedrag van die landen te veranderen. Sancties kunnen tevens gelden voor een organisatie of persoon.

Vertrouwen en integriteit

Vertrouwen is een belangrijke factor voor een goed functionerend financieel stelsel. Integriteit speelt hierin een grote en steeds belangrijkere rol. De markt en de overheid eisen, dat financiële instellingen (inclusief leasemaatschappijen) in het kader van hun poortwachtersrol hun verantwoordelijkheid nemen.

Aanpak om te voldoen aan uw verplichtingen:

Om een helder beeld te krijgen en dit actueel te houden is het zaak om binnen uw organisatie te streven naar een systematische aanpak bestaande uit de volgende bouwstenen:

1. Uitvoeren van een Systematische Integriteitsrisicoanalyse (SIRA);
2. Opstellen van een passend risicobeleid;
3. Uitvoeren van (periodieke) Customer Due Diligence (CDD) taken;
4. Structureel werken aan vakbekwaamheid van uw mensen.

1. Systematische Integriteits Risico Analyse (SIRA)

Om te voorkomen dat uw producten of diensten worden gebruikt voor niet-integere doeleinden, zoals witwassen van crimineel verkregen geld en/of terrorismefinanciering, is het van belang dat u op een systematische wijze de integriteitsrisico’s binnen uw organisatie analyseert. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, het levert u als organisatie ook nuttige informatie op over de stand van zaken binnen uw organisatie. Met een systematische integriteitsrisicoanalyse maakt u een vertaling van wanneer het risico zich materialiseert.

2. Passend risicobeleid

Op basis van de uitkomsten van de Systematische integriteits Risico Analyse bepaalt u als instelling uw integriteitsbeleid en bijbehorende procedures om de risico’s te beperken. Zodanig dat deze past bij uw risk appetite. Het gaat om een bewuste risico afweging. Ook hierbij dient u de juiste keuzes te maken en maatregelen te beoordelen op effectiviteit. Het gaat om doelmatigheid. U maakt een bewuste afweging tussen de risk appetite en het te lopen risico. Zo is het belangrijk dat u uw cliënten indeelt in risicocategorieën, afhankelijk van de hoogte van het risico dat aan een klant verbonden is. De risicocategorieën mogen variëren van laag tot hoog en de indicatoren voor de categorieën dienen in het beleid te worden vastgelegd. Verder dient u bijvoorbeeld een cliënt acceptatiebeleid en een cliënt exitbeleid te hebben. Tevens is een ‘goed monitoring beleid’ van belang. De kwaliteit van de maatregelen is belangrijker dan de kwantiteit. Het gaat nimmer om het afvinken van een checklist, maar om het bewust nadenken over zin en impact van een maatregel. Niet “vink”, maar “think” noemen wij dit. Op deze wijze wordt en blijft uw klant vastlegging DNB audit proof.

3. Uitvoeren periodieke Customer Due Dilligence (CDD) taken

De Wwft verplicht u als levensverzekeraar of leasemaatschappij om periodiek cliëntenonderzoek uit te voeren. Hierbij dient u een risicogebaseerde aanpak te hanteren. Dit betekent dat de intensiteit en diepgang van het onderzoek door risico’s die bepaalde type cliënten, producten, diensten, leveringskanalen, transacties en landen -of gebieden met zich meebrengen. Dit cliëntenonderzoek vindt niet enkel plaats bij het aangaan van een relatie, maar ook periodiek bij bestaande cliënten, afhankelijk van de risico-classificatie.

Het uitgevoerde onderzoek, de bevindingen, de bewijsstukken, de risicoafweging en uiteindelijk de conclusies wat te doen, dient adequaat te worden vastgelegd. Bovendien dient dit geheel traceerbaar en achteraf opvraagbaar te zijn.

Als Wwft-instelling bent u verplicht ongebruikelijke transacties direct te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU) Nederland. Bij het niet of niet tijdig melden van een ongebruikelijke transactie voldoet u niet aan deze meldplicht. Dit wordt aangemerkt als economisch delict. Om aan deze verplichting te kunnen doen is het belangrijk dat u een effectief transactiemonitoring proces heeft ingericht.

4. Vakbekwaamheid medewerkers

Een toereikende awareness, ervaring en kennis van de Wwft is één van de belangrijkste factoren van een goede beheersing van de risico’s van witwassen en terrorismefinanciering. Daarom dienen leasemaatschappijen en op grond van de Wwft ervoor zorg te dragen dat iedereen binnen de organisatie bekend is met de bepalingen van deze wet. En bovendien vaardig is in het toepassen hiervan. Het gezamenlijk bespreken van voorbeelden uit de eigen praktijk in de vorm van klant casussen en elkaar daarop inhoudelijk uitdagend is een belangrijk onderdeel hiervan. DNB toetst in haar toezicht in hoeverre u invulling geeft aan deze verplichting.

Start met een QuickScan

Wilt u weten hoe u ervoor staat op dit moment? En een adequate aanpak formuleren voor uw situatie en klantenportefeuille? Vraag een QuickScan aan. Deze QuickScan biedt u:

• Snel en effectief zicht op de huidige materiële risico’s;
• Inzicht in de te nemen maatregelen om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving
• Het vooruitzicht op een integere bedrijfsvoering met een gezonde portefeuille
• Maatregelen om de business 'in control' te krijgen en te houden.

Stuur een e-mail of neem telefonisch contact op met Rob Smeets, Business Leader Financial Institutions: 06 - 27 04 70 90.