Drie focuspunten voor een zorgeloze jaarafsluiting

Vicieuze cirkel

De onrust begint vaak na de interimcontrole. De accountant deelt de bevindingen over de (financiële) bedrijfsprocessen in een managementletter, die impact kunnen hebben op de jaarafsluiting. Vaak is er onvoldoende ruimte, capaciteit en prioriteit om de bevindingen van de interimcontrole tijdig op te pakken bovenop het huidige takenpakket. Kenmerkend hierbij is dat te nemen besluiten ineens vloeibaar worden: men kiest voor een noodoplossing in plaats van een structurele oplossing. Bij de controle van de jaarrekening komt de aap uit de mouw: de bevindingen uit de managementletter van vorig jaar zijn niet opgevolgd, de jaarafsluiting loopt uit en, ‘last but not least’, de accountant komt met een aanvullende factuur voor de extra werkzaamheden van de jaarcontrole. De eigen medewerkers maken eindeloos overuren en de tekortkomingen in de jaarafsluiting worden niet structureel opgepakt... de vicieuze cirkel ligt op de loer.

Voor veel organisaties is dit een herkenbare situatie en ieder jaar vragen ze zich af: hoe kunnen we dit volgend jaar voorkomen? In onze ervaring zijn er drie belangrijke voorwaarden die noodzakelijk zijn voor een zorgeloze jaarafsluiting.

1. Zorg dat je administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen op orde zijn.

Het is een open deur, maar te vaak is de interne controle bij bedrijven niet op orde. De termen juistheid, tijdigheid en volledigheid zijn de stokpaardjes van de accountant. En dat is niet voor niets. Een administratieve organisatie die ‘in control’ is, draagt bij aan de dagelijkse werkprocessen en de periodieke afsluitingen. Aan de hand van de managementletter kunnen leemten in de bedrijfsprocessen worden aangepakt en kunnen verbeteringen effectief worden doorgevoerd in de organisatie.

2. Stem de verwachtingen rondom de jaarafsluiting en accountantscontrole af met de accountant

Een paar weken voorafgaand aan de jaarafsluiting komt de accountant met zijn “Prepared by client”-list. Zo niet, vraag deze lijst dan tijdig op. Neem de lijst zorgvuldig door en stem af wat de accountant inhoudelijk verwacht aan documentatie. Zo voorkom je tijdens de jaarcontrole onnodige vragen die je wellicht voor had kunnen zijn. Desgevraagd kan de accountant prioriteit aanbrengen in de aan te leveren documentatie. Tegenwoordig wordt ook vaak gebruik gemaakt van een online portaal, waar documenten worden opgeslagen en gedeeld met de accountant ten behoeve van de jaarcontrole. Het is daarnaast raadzaam om één persoon vanuit de organisatie verantwoordelijk te maken voor de communicatie naar de accountant.

3. Verkort de doorlooptijd tussen de accountantscontrole en het aftekenen van de jaarrekening

Het is van belang om direct de vragen van de accountant op te volgen. Doorgaans wisselt de samenstelling van het accountantsteam, waardoor de vragen niet altijd worden gewaarborgd. Ook als je zelf druk bent met de jaarafsluiting en het beantwoorden van de vraag uitstelt, heb je achteraf niet altijd scherp wat de achtergrond van de vraag van de accountants is. Het uitzoeken hiervan kan leiden tot een langere doorlooptijd, frustratie en een inefficiënt controleproces.

Conclusie

Het is wellicht een droom voor menig bedrijf, maar een zorgeloze jaarafsluiting komt met een juiste opvolging van de drie bovengenoemde focuspunten een stuk dichterbij. Naast dat dit meerwerkfacturen van de accountant voorkomt, zal het moreel organisatiebreed stijgen. Dit leidt weer tot gemotiveerde medewerkers en schept vertrouwen om het volgend jaar nog iets beter te doen.

Hoe sta jij ervoor?

Ieder jaar zijn er wel redenen om je zorgen te maken over de jaarafsluiting, maar 2022 spant toch wel de kroon. Zelfs zij die normaal alles onder controle hebben, hebben nu te maken met nieuwe zaken en onzekerheden.

Wil je weten hoe jouw team ervoor staat als het gaat om de afsluiting van dit ongekende jaar? Beantwoord de vijftien belangrijkste vragen uit onze quickscan en je krijgt een goede indicatie van jouw situatie. Deelname is gratis en geheel vrijblijvend.