Naar een performante centrale aankoopdienst voor De Pinte

Zoals bij veel (kleinere) lokale besturen was er initieel een beperkte en erg versnipperde expertise overheidsopdrachten aanwezig binnen de organisatie. De aankoopprocessen waren niet in kaart en dus waren ook de rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk. Bovendien was er van (strategische) planning van de overheidsopdrachten weinig sprake en werd er eerder ad hoc gewerkt. Dit alles gaf vaak aanleiding tot discussies en inefficiënties. Enkele pertinente vragen waren: Wie is verantwoordelijk voor de behoeftebepaling van de interne klant? Wie controleert de factuur en de levering? Welke procedure moeten we wanneer volgen? TriFinance ondersteunde De Pinte bij de aanwerving van deze medewerkers en het uittekenen van een centrale aankoopdienst.

Project Consultants Bram Gabriëls en Emily De Ryck sleutelden er aan twee belangrijke resultaten.

“Eerst en vooral bepaalden we samen de opdracht, prioriteiten en planning van de centrale aankoopdienst. Daarbij vertrokken we vanuit een analyse van de bestaande overheidsopdrachten en contracten en de verwachtingen van de interne klanten – college van burgemeester en schepenen, management en de verschillende diensten. De rol en taken van de aankoopdienst werden vastgelegd en we bepaalden de prioriteiten voor de ontwikkeling van de interne dienstverlening”, getuigt Emily.

“Vervolgens gaven we vorm aan drie heldere en verbeterde processen voor de aankoop met daarin een stijgende verantwoordelijkheid voor de centrale aankoopdienst. Zo kan elke overheidsopdracht op een eenduidige en uniforme manier afgehandeld worden zonder hierbij telkens de interne werking en afspraken overboord te gooien”, aldus Bram.

TriFinance rolde tenslotte ook het geheel mee uit. De aankoopdienst van De Pinte is nu gewapend om een performant en sluitend aankoopbeleid neer te zetten. Daardoor komt er ook meer tijd vrij om diensten te ondersteunen bij hun aankopen. Zo kan de aankoopdienst nu helpen om pragmatische oplossingen te zoeken die de snelheid en kwaliteit van de dienstverlening van het lokaal bestuur kunnen verhogen binnen de grenzen van de wettelijke regels.