De rol van controllers bij Vandemoortele: tussen data-analyse en strategisch partnerschap

De kernrol van de controller: balans tussen stabiliteit en flexibiliteit

Herman Vyncke werkt al meer dan 25 jaar in controlling bij Vandemoortele in diverse rollen. Voor hem is het essentieel om als controller mee te evolueren in onze VUCA-wereld. “De enige constante is dat de business continu verandert”, zegt hij. “Als controller in een FMCG-bedrijf moet je je vlot kunnen aanpassen aan nieuwe markten, producten en verkoopkanalen, en ervoor zorgen dat de rapportagesystemen deze veranderingen kunnen bijhouden.”

Bijvoorbeeld binnen de Plant Based Food Solutions Business Line heeft de focus op de nieuwe productcategorieën geleid tot aanpassingen in de producthiërarchie om een efficiënte rapportering voor nieuwe productcategorieën te ondersteunen. Dit vraagt om een flexibele aanpak en samenwerking tussen master data, IT, sales, BPO (Business Process Outsourcing) en het financeteam. Toch blijft een gestructureerde aanpak essentieel: niet elke vraag leidt tot een nieuwe rapportage. “We wegen af wat de toegevoegde waarde is van een nieuwe of aangepaste rapportering versus de inspanning om die op te zetten. Zo beslissen we samen met de business over hoe we tegemoet komen aan de rapporteringsnoden”, legt Herman uit.

Minder cijfers, meer storytelling

De toegevoegde waarde van een controller ligt niet zozeer in zijn rol als cijferexpert, wel in de samenwerking met de stakeholders binnen het bedrijf. “Het is onze taak om cijfers te vertalen naar inzichten. Waar ik vroeger uitgebreide cijferpresentaties bracht aan het management, ligt de focus nu op het verhaal achter de cijfers. Bijvoorbeeld door een analyse te maken die abstractie maakt van de impact van de inflatie en inzicht te geven in de trends die zich aftekenen. Dit laat het management toe om de juiste beslissingen te nemen”, aldus Herman.

Steven Verniers deelt een gelijkaardig perspectief: “Persoonlijk haal ik ook veel meer voldoening uit het maken van analyses en de interactie met stakeholders, dan uit het harde cijfermatige werk. Dankzij de analyses die ik maak, heb ik impact op de strategische koers die een bedrijf vaart. Dat is wat me energie geeft als controller.”

De impact van digitalisering

Tools zoals Power BI maken het mogelijk om rapportages sneller en efficiënter te ontwikkelen, waardoor controllers meer tijd hebben voor business partnering. “Bij Vandemoortele hebben we hier de afgelopen jaren sterk in geïnvesteerd”, geeft Herman aan. “In ons controllingteam hebben we zelf de nodige skills in huis om nieuwe Power BI-rapporten te ontwikkelen, zonder hiervoor afhankelijk te zijn van onze IT-afdeling. Dit zorgt ervoor dat we veel sneller kunnen schakelen.”

Digitalisering biedt controllers niet alleen nieuwe tools, maar versterkt ook de transformatie van hun rol binnen de organisatie. Net door meer stakeholders in diverse rollen binnen de organisatie toegang te geven tot up-to-date cijfermateriaal, groeit de vraag vanuit de business naar inzichten die toelaten het cijfermateriaal beter te begrijpen. “Digitalisering stelt controllers in staat om sneller en efficiënter te werken, maar het vereist ook dat ze meer strategische partners worden die de brug slaan tussen data en bedrijfsvoering”, zegt Steven.

De organisatie van het controllingteam

Bij Vandemoortele ligt de focus op samenwerking en kennisdeling binnen het controllingteam. Herman:: “We hebben een grootschalige oefening achter de rug om onze volledige finance-afdeling meer futureproof te maken. Een van de aspecten daarin, was het clusteren van expertise binnen accounting, controlling en tax. Binnen controlling legt het center of expertise zich nu toe op het technische aspect van de maandafsluitingen en optimalisaties in de processen. Anderzijds kunnen de business controllers zich nu nog beter toeleggen op hun rol als businesspartner voor de verschillende stakeholders in de commerciële, plant en logistieke teams. Zo zetten we maximaal in op de sterkte van elk individu binnen het team.”

Ook de praktische organisatie binnen het team is van belang. Zo werken de plant controllers voor de Belgische en Nederlandse sites centraal samen op het hoofdkantoor in Gent. Voor Steven betekende dit een meerwaarde tijdens zijn project als Plant Controller voor Vandemoortele. “Uiteraard moet je heel nauwe banden onderhouden met de productieleiding, planning en logistiek van de productiesites die onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Dat betekent echter niet dat je er fulltime fysiek aanwezig moet zijn, integendeel. Het risico bestaat dat je als ‘cijferspecialist’ in een productievestiging te pas en te onpas gevraagd wordt om bij te springen bij taken die ‘iets met cijfers te maken hebben’. Terwijl daar niet noodzakelijk de sterkste toegevoegde waarde van je expertise zit. Een nauwere samenwerking met de plant controllers van de andere productievestigingen laat toe om een sterkere synergie te creëren, best practices uit te wisselen en de consistentie in de manier van werken te verhogen”, legt Steven uit.

Op die manier is de teamorganisatie een factor die de controllers toelaat een meer proactieve en strategische rol te vervullen binnen het bedrijf.

Belang van soft skills en cultuurfit

‘Hire for attitude, train for skills’ is de filosofie die Herman hanteert bij het aanwerven van nieuwe teamleden. “Hard skills, zoals kennis van ERP-systemen, zijn vrij eenvoudig aan te leren via trainingen. Mindset, flexibiliteit en teamspirit zijn veel moeilijker bij te sturen. Ik ben ervan overtuigd dat een open geest en de wil om te evolueren binnen de rol cruciale succesfactoren zijn voor een controller. Een goede controller is voor mij iemand die bereid is om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Tijdelijk in een project stappen, horizontaal evolueren tussen verschillende rollen of de ambitie hebben om verticaal te groeien, dat is de attitude die ik zoek bij mijn teamleden”, aldus Herman.

Ook diversiteit binnen het team ziet Herman als een absolute meerwaarde. Complementaire profielen versterken de controllingafdeling, met personen die vooral excelleren op analytisch vlak of uitzonderlijk sterk zijn in het vertalen van cijfers naar de business. Zo kunnen de teamleden elkaar wederzijds inspireren. Een goede cultuurfit is daarbij essentieel, en Vandemoortele zorgt ervoor dat zowel vaste medewerkers als consultants zich snel thuis voelen binnen het team. Steven bevestigt dit: “Ook als consultant voelde ik me meteen welkom en geïntegreerd in de bedrijfscultuur.”

Uitdagingen en kritische vaardigheden

Controllers moeten strategisch en analytisch zijn, maar ook kritisch durven blijven. “Je moet niet altijd akkoord gaan met de business; het is net belangrijk om alles in vraag te stellen en kritisch te blijven”, zegt Herman. “Het is onze verantwoordelijkheid om te bewaken dat de businessplannen solide zijn en de profitability en return on capital employed in lijn ligt van de strategische objectieven.”

Bij Vandemoortele houden ze dan ook vast aan het principe: ‘finance rapporteert binnen finance’. “Zo garandeer je bijvoorbeeld dat een commercial controller onafhankelijk blijft, kritisch naar de salesplannen kan kijken en concrete engagementen rond ROCE kan afspreken met het salesteam.”

Om die kritische stem te laten horen, benadrukt Steven het belang van het goed kennen van de bedrijfsprocessen en systemen. “Credibiliteit opbouwen bij je stakeholders begint bij het beheersen van je cijfers. Uiteraard moet je als controller rekening houden met materialiteit, maar je moet er ten allen tijde op waken dat het cijfermateriaal waarop je je analyses baseert, correct en dus geloofwaardig is. Zoniet, verlies je als controller meteen alle krediet bij je stakeholders.”

Als consultant in controlling is het dus zaak om je heel snel in te werken binnen het bedrijf. “Wat je als consultant bij het begin van een project mist aan diepgaande bedrijfseigen kennis, kan je ruimschoots compenseren dankzij inzichten opgedaan bij andere bedrijven.”

Controllers spelen dus een steeds crucialere rol in de strategische koers van bedrijven zoals Vandemoortele. Door een combinatie van digitalisering, soft skills en businesskennis kunnen ze snel schakelen en waardevolle inzichten leveren. Die inzichten stellen de business in staat om de bedrijfsdoelstellingen om te zetten in concrete actieplannen. Controllers zullen vervolgens de effecten van deze actieplannen evalueren en helpen bijsturen.

Door deze rol op te nemen, blijven controllers een onmisbare schakel in een voortdurend veranderende markt.

Ontdek hoe onze consultants uw controllingteam kunnen versterken en uw systemen en data optimaliseren

Als controller je ambitie ontwikkelen in tijdelijke projecten als Controlling Consultant bij TriFinance? Ontdek je carrièremogelijkheden

Foto: Vandemoortele