Ce que les consultants financiers apprennent de leurs pairs. Messages clés de mentors TriFinance

Qu’est-ce que le hub mentoring?

TriFinance organise régulièrement des sessions de partage de connaissances pour ses consultants. L’un des formats populaires est le 'hub mentoring', une approche dans laquelle un consultant expérimenté partage ses trucs et astuces avec des consultants junior. "Les consultants apprennent surtout ‘on-the-job’", explique Nico De Neve, Learning & Development Expert chez TriFinance. "Il est essentiel de partager régulièrement des connaissances fraîchement acquises et des expériences récentes avec les collègues. En effet, quand on attend trop longtemps, les connaissances et expériences deviennent une partie intégrante de notre façon de travailler, et on devient incapable de les identifier comme lorsqu’on vient de les acquérir."

Les avantages du hub mentoring

• Les consultants apprennent à se connaître dans une ambiance informelle. Certains travaillent ensemble sur un même projet pour TriFinance, tandis que d’autres représentent seuls notre entreprise au sein du département financier d’un client. La création de liens solides avec les collègues booste la résilience et la motivation.
• Nous abordons de 'vrais' défis. Les questions dont nous discutons pendant les sessions de hub mentoring sont des questions auxquelles les consultants sont confrontés chaque jour. Les participants peuvent ensuite appliquer ces connaissances fraîchement acquises dès le lendemain dans leurs projets.
• Chacun a l’occasion d’intervenir, car nous privilégions une approche par petits groupes et l’utilisation d’outils interactifs. Nous créons un environnement d’apprentissage sain pour tous les participants.

Messages clés

Récemment, nous avons organisé 9 sessions de hub mentoring pour nos collègues de T&S Gand, réparties selon 3 niveaux d’expérience : 3 pour les young hubs (jusqu’à 3 ans d’expérience), 2 pour les consultants qui faisaient leurs premiers pas dans les domaines du General Ledger (GL) et du controlling, 2 pour les consultants disposant déjà d’une expérience en GL et controlling, et les 2 dernières pour nos collègues les plus expérimentés, concernant les partenariats et le leadership indirect.

Voici ce qu’ont enseigné les mentors en charge de la modération des sessions :

Leçons de la session 'Les bases de la consultance'

Modérateurs : Elise Decoene, Wannes Vigneroo et Florian Lagae

1. Prendre l’initiative

Documentez les processus et tâches. Cela permet de combler les lacunes, d’éliminer plus facilement les étapes inutiles et d’alléger le transfert. Prenez du recul et examinez le processus dans son ensemble. Une fois qu’on comprend notre rôle au sein du processus, il est plus facile d’identifier les difficultés et de les surmonter. CRCI : qui est chargé de la tâche en question, qui est responsable de son succès, qui doit être consulté et qui doit être tenu informé?

2. Quantifier le travail

Mesurez ce que vous faites, rapportez-le et analysez les chiffres. Définissez des KPI et des service level agreements. Examinez comment les processus sont mesurés et analysés, et communiquez les résultats à l’équipe financière du client. Enfin, associez ce reporting à des actions, afin de garder un œil sur le travail accompli.

3. Un projet est comme un iceberg, on ne voit pas toute son ampleur au premier coup d’œil

Il faut s’impliquer à fond dans le projet. Questionnez les collègues au sujet de l’entreprise, pendant les pauses, et associez ces informations au projet de comptabilité. Une fois la confiance du client et de l’équipe financière gagnée, on apprend énormément de choses.

Leçons de la session 'Les bases GL'

Modérateur : Marco Vandewalle

1. La clôture est un processus à part entière

Les tâches évoluent au fur et à mesure que l’entreprise grandit, c’est pourquoi elles doivent être réévaluées de temps en temps. Éliminez les tâches et contrôles inutiles. Résolvez les goulots d’étranglement dans le processus de clôture, en vue de l’accélérer.

2. Anticiper

Préparez-vous aux questions ou problèmes concernant le reporting. Cela vous permettra de répondre rapidement quand on vous posera une question, sans devoir lâcher ce sur quoi vous travaillez à ce moment-là.

3. Automatiser

Automatisez lorsque c’est possible, et uniquement quand vous savez comment fonctionne le processus d’automatisation. Évitez les 'black boxes'.

Leçons de la session 'GL pour collègues expérimentés'

Modérateur : Jo Noppe (Interim Manager)

1. Prendre de l’avance

On ne sait jamais quelles surprises le processus de clôture nous réserve. En commençant bien à temps, on peut plus facilement gérer les circonstances imprévues. Prenez chaque semaine le temps de travailler à la clôture, pour faire en sorte de maîtriser les chiffres et de diminuer la charge de travail pendant la clôture en tant que telle.

2. La clôture, un travail d’équipe

Si AP et AR ont du mal à respecter leurs délais, GL aura du mal également. Un déséquilibre entre les équipes financières crée un décalage au sein du département. Il faut donc se réunir après chaque clôture, examiner les défis rencontrés et améliorer sans cesse le processus.

3. Impliquer les collègues et le manager

L’expérience permet de gérer plus facilement le processus de clôture. Au départ, ce processus peut être synonyme de nombreux doutes. Il faut discuter avec les collègues de ce qu’on ne sait pas. S’arranger avec le manager pour savoir quels éléments sont prioritaires.

Leçons de la session 'Business partnering pour collègues expérimentés'

Modérateur : Steven Verniers

1. Il y a toujours une opportunité

Même si elles sont difficiles d’accès, il y a des opportunités de croissance et d’optimisation dans chaque projet. Il faut avoir la patience de collecter les informations et connaissances tout au long du chemin. Celles-ci s’avéreront utiles plus loin dans le processus.

2. Faire preuve de proactivité

Il faut chercher activement des façons de convaincre le business de la valeur ajoutée de notre rôle. Identifiez les besoins de l’entreprise et proposez des solutions. Cela attirera l’attention des départements business.

3. Mettre en place une structure de communication fixe

Le business partnering est nettement plus compliqué quand les collaborateurs télétravaillent. Il faut essayer de mettre en place une structure fixe de réunions régulières en ligne. Quand on n’a pas de nouvelles de quelqu’un pendant un certain temps, il ne faut pas hésiter à le contacter. Favorisez les appels informels et les conversations autour d’un café, pendant lesquelles on parle de tout et de rien.

Leçons de la session 'Leadership indirect pour collègues expérimentés'

Modérateur : Maarten Geerts

1. Les entreprises florissantes ont des leaders partout

Les consultants doivent parfois changer la façon donc les choses se sont toujours déroulées, même s’ils ne disposent pas d’un rôle de leadership. Il n’est pas nécessaire d’avoir un titre pour diriger (indirectement) des collègues et les motiver à atteindre un objectif commun. Il faut faire preuve de leadership dans toutes les tâches qu’on entreprend : écouter attentivement les collègues de l’équipe, faire en sorte d’être précis, s’assurer que les membres de l’équipe ont tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail.

2. Prendre soin de soi

Bien dormir, marcher, faire du vélo, respirer l’air frais, etc. Il faut alimenter notre résilience et l’utiliser à notre avantage dans notre vie professionnelle. Cela permet d’être prêt quand un imprévu survient et de supporter la tension qui accompagne chaque changement au sein d’une équipe. Un consultant peut faire office de 'mise à la terre', qui renvoie l’électricité excessive dans le sol.

3. Apprendre et grandir

Il faut régulièrement renouveler nos connaissances en matière de leadership et de gestion des conflits, à l’aide de podcasts, de vidéos et de contenu pertinent sur les réseaux sociaux. Une bonne solution consiste à se tenir au courant des dernières publications d’Harvard Business Review et de TEDx.