“Je meet om het succes van je organisatie te borgen” - Giancarlo Gallant

“Wat ik als expertise manager allemaal doe? Dat is best moeilijk uit te leggen op verjaardagen”, vertelt Gallant lachend. “Aan de ene kant ben ik bezig om onze dienstverlening aan klanten te verrijken met digitale producten. Aan de andere kant zorg ik ervoor dat het kennisniveau van onze consultants op digitaal vlak beter wordt. Van hen zijn we ook de kennisniveaus aan het bepalen. Daarnaast schrijf ik blogs over mijn werk in een digitaliserende financefunctie.” Daarmee is hij de aangewezen persoon om te vragen hoe digitalisering de financiële functie in het algemeen en in het bijzonder de controller raakt. Sterker nog: hij rondde in het verleden de EMFC-opleiding succesvol af, was projectcontroller en businesscontroller. “Als expertisemanager combineer ik eigenlijk de kennis van finance en digitalisering. Dat in een klein team dat ik onder mijn hoede heb. Daarnaast ben ik ook werkzaam bij onze klanten. Niet alleen om voeling te houden met wat er leeft bij hen, maar ook om digitaliseringsprojecten te leiden. Zoals de migratie van een datawarehouse of het implementeren van dashboards.”

Large language models

“Mensen zijn geneigd de mogelijkheden van tools zoals BI en AI te overschatten”, concludeert Gallant. “Vaak zijn ze slechts ondersteunend en kunnen ze niet meteen hele taken van je overnemen. BI kan informatie visualiseren, maar dat kan de controller ook. Als je begint met het laten zien van een brandend huis in je PowerPoint-presentatie, weet ik zeker dat je de aandacht hebt van je toehoorders. Zeker als dat is om te vertellen dat het slecht gaat met het bedrijf en dat we alle zeilen moeten bijzetten om de resultaten te verbeteren. Voor de duidelijkheid: deze digitale tools gaan ons niet vervangen. Waar we over moeten nadenken is hoe we met deze tools ons werk efficiënter en effectiever kunnen doen. Met prompts kun je opdrachten geven aan AI-tools zoals ChatGPT en Copilot in de internetbrowser van Microsoft. Je moet dan dus wel weten hoe je een vraag in zo’n AI-tool stopt om er een voor jou nuttig antwoord uit te krijgen. Let wel, deze AI-tools zijn large language models. Dat wil zeggen dat ze berekenen/voorspellen wat het gewenste volgende woord is en op basis daarvan antwoorden kunnen geven. Die antwoorden moet je altijd nog checken. Dat neemt niet weg dat deze modellen je voor bijvoorbeeld een presentatie een eind op weg kunnen helpen en structuur aan je presentatie kunnen geven. En zelfs al het een en ander voor je kunnen visualiseren.”

Statistiek met computers

Financial control zou voor experts in het financevak grotendeels geautomatiseerd worden, waarna businesscontrol overblijft. Gallant is het daarmee niet eens. “Ik ontken niet dat het mogelijk is om de financiële functie van order en factuur tot aan de boekhouding, dashboards en betalingen te automatiseren, maar dat kan al een hele tijd. Toch is het tot nu toe niet gebeurd. Omdat we gewend zijn aan pdf’s bijvoorbeeld en dus niet de stap zetten naar e-facturatie. Dat is een gedragscomponent. Ik zie ook niet in dat financial control helemaal automatiseert. Als je algoritmes en machine learning, oftewel statistiek met een computer, wilt gebruiken, heb je grote hoeveelheden aan datasets nodig. Alleen al het opslaan en verwerken ervan is extra werk. Vervolgens moet je dwarsverbanden uit die data aan elkaar koppelen om wat zinnigs te zeggen over ontwikkelingen in het bedrijf. Die dwarsverbanden willen we dan ook graag nog eens met een druk op de knop binnen een seconde in handen hebben. Vervolgens willen ook tot in detail kunnen zoeken binnen de gegevens. Dat ook nog eens op meer gebieden. Denk aan de duurzaamheidsrapportages die naast de financiële rapportage hun intrede doen. Dat alles maakt dat er alleen maar meer werk bijkomt voor financial control. Om al deze zaken mogelijk te maken, heb je iemand nodig die modelmatig denkt, die process mining snapt en zo tekens verbeteringen kan aanbrengen in die aanpak. Bijvoorbeeld door robotic process automation toe te passen. Zo iemand heet een business analist. Iemand op het snijvlak van ICT en finance.”

Bij de leest houden

Gallant raadt businesscontrollers aan zich bij hun leest te houden. “We begonnen ooit met een boekhouder. Die boekhouder vroegen we of deze ook kon vertellen wat er binnen komt aan uitgaven aan inkomsten. Vervolgens kreeg je het onderscheid tussen financial control, terugkijkend, en businesscontrol, vooruitkijkend. Maar om vooruit te kunnen kijken en te kunnen sturen, heb je gegevens uit de voorgaande periode en kennis over het bedrijf nodig. Daarbij komt dat gereedschap zoals Power BI zo goedkoop beschikbaar is dat je grote hoeveelheden data kunt opslaan en er inzichten mee kunt creëren. Daarmee neigt de businesscontrol-functie uit zijn voegen te barsten. Want die businesscontroller moet nu ineens ook skills voor data-analyse en business intelligence hebben. Vraag is of dat de functie niet te breed maakt. Voor mij komt hier die business analist weer om de hoek kijken. Laat hem of haar aan de slag gaan en op basis van de data voorspellen wat de impact is op de P&L. Zo kan de businesscontroller doen wat hij of zij het beste kan: het adviseren in managementteams en daar uit overtuiging goede besluitvorming mogelijk maken.”

Strategische ICT-agenda

Aansluitend pleit Gallant voor een strategische ICT-agenda. “Wat is de strategie van je bedrijf en hoe kan ICT daar een bijdrage aan leveren? Dat inclusief een strategisch budget. ICT wordt nog te veel, ook door CFO’s, als kostencenter gezien. Om de opgelopen kosten een halt toe te roepen, zette een grote bank alle licenties stop. En keek de bank wie er piepte dat hij of zij toch een licentie nodig had. Dat is een manier van werken, maar geen strategische manier van werken. Zonder strategische ICT-agenda krijg je dat onderdelen van je bedrijf zelf platformen opzoeken en de ICT-afdeling links laten liggen. Terwijl ICT een enabler zou moeten zijn van wat er in de business gebeurt.” Dat is de topdown-benadering. Tegelijkertijd heeft Gallant ook sympathie voor de bottom up-initiatieven. “Ik denk meteen aan een klasgenoot van me, een financedirector die een businesscontroller in zijn team zag die uit zichzelf meer met data wilde doen. Hij gaf hem de ruimte en nu kan hij niet meer zonder zijn inspanningen. Steun dat soort mensen en geef ze een mandaat om uit te vlooien wat werkt en wat niet werkt. Dit soort initiatieven heeft namelijk meteen een draagvlak. Ook omdat de professional zich hiermee verder kan ontwikkelen. Wellicht tot de eerdergenoemde functie van business analist. Uiteindelijk komen de twee aanpakken, topdown en bottom up, als vanzelf bij elkaar.”

Stem dataverzameling af op je doel

In hoeverre moet een registercontroller verstand hebben van ICT? “Een controller hoeft niet identity access management in te kunnen regelen of te weten hoe hij of zij een datawarehouse in de cloud realiseert. Dat gaat me te ver. Maar je wilt als controller wel weten of data klopt, hoe betrouwbaar deze is en hoe je deze kunt ontsluiten voor jouw business. Bij dat laatste komt dan weer kijken dat je weet welke tools er zijn om dat te kunnen doen.” Ook zouden controllers betrokken moeten zijn bij het neerzetten van de key performance indicatoren. “Als voorbeeld: als je als controller bij de ANWB hebt afgesproken dat de wegenwacht binnen een minuut bij een pechgeval moet zijn, dan moet je de dataverzameling op dat doel afstemmen. Kortom, het verzamelen, monitoren en sturen op data, moet vanuit de bedrijfsdoelstellingen gebeuren. Je meet namelijk om succes te borgen, in lijn met de doelen van de organisatie.”

Niet te veel leunen op data

Gallant waarschuwt ook voor te veel leunen op data. “Kijk uit dat je niet je eigen gelijk bevestigd ziet in de data. Of bezig bent om je eigen gelijk te bevestigen met een bepaald deel van de data. Kortom, weet dat er baises oftewel vooroordelen zijn. Van grote dictators uit onze geschiedenis is bekend dat ze op een gegeven moment alleen de dingen willen horen die in hun voordeel uitvallen en dat hun omgeving zich daaraan aanpast. Een dictator krijgt geen kritiek meer te horen. Dat doet afbreuk aan diens vermogen om een goede beslissing te nemen. Dat geldt ook voor data die vanuit zo’n vooroordeel aan een beslisser wordt voorgelegd. Daarnaast kun je met data nog steeds manipuleren. Ik kan je gevoel beïnvloeden. Als ik zeg dat Gandhi overleed toen hij 200 jaar was, dan schiet je in ongeloof. Als ik je vervolgens vraag: hoe oud was hij dan wel? Dan begin je onbewust te rekenen vanaf 200 naar beneden. Dat principe wordt ook toegepast bij sales om een bedrag voor een aanbieding goedkoop te laten lijken.”

Leer omgekeerd redeneren

Als laatste: leer ook om omgekeerd te redeneren ten opzichte van de conclusie. “Ik vertel daarbij een bekend verhaal van Abraham Wald, een Hongaarse wiskundige. Tijdens de Tweede Wereldoorlog kwamen gevechtsvliegtuigen met kogelgaten terug vanuit de gevechtslinie. De geallieerden vonden de plekken op het vliegtuig die het vaakst door vijandelijk vuur werden getroffen. Ze tekenden dit op hun bouwtekeningen. Ze probeerden de meest beschadigde delen van de vliegtuigen te versterken om zo het aantal neergeschoten vliegtuigen te reduceren. Maar dat lukt maar niet. Wald veronderstelde dat de reden dat delen van de vliegtuigen niet bedekt waren met kogelgaten, juist kon zijn dat de vliegtuigen die op deze plekken beschoten waren niet terugkwamen. Dit inzicht leidde ertoe dat de bepantsering werd versterkt op de delen van het vliegtuig waar geen kogelgaten waren. En met succes. Dat is een sterk staaltje omdenken waar we als controllers nog wat van kunnen leren.”