De wereld gaat over op e-invoicing en Nederland blijft achter

In Nederland worden al meer dan 10 jaar initiatieven ondernomen om e-invoicing op een hoger niveau te krijgen. Premier Rutte pleitte tijdens een debat over de coronacrisis voor elektronisch factureren; hij gaf aan dat de e-facturen vrijwel direct betaald worden als aan alle vereisten is voldaan. Maar een overheid die nagenoeg geen verplichtingen heeft opgelegd en in de beginfase niet heeft bijgedragen aan het vaststellen van een eenduidig XML-format (e-invoice standaard), heeft er mede voor gezorgd dat het bedrijfsleven in de loop der jaren eigen oplossingen en branchespecifieke toepassingen hebben ontwikkeld. Hoe weet je welke ontwikkelingen en regelgeving voor jouw organisatie van belang zijn en hoe zorg je dat je goed voorbereid bent op de snel digitaliserende wereld om ons heen?

BV Nederland neemt genoegen met factuur in pdf-formaat

Naar schatting worden wereldwijd jaarlijks in totaal 550 miljard facturen verzonden. Verwacht wordt dat dit aantal zal verviervoudigen richting 2035. In 2019 zijn bij benadering 55 miljard facturen (10% van totaal) op een digitale wijze verzonden, aldus onderzoeksbureau Billentis.

Nederland lijkt met een e-invoicing percentage van 14% (2018, cbs.nl) bovengemiddeld te scoren. Echter, de stijging van het percentage verloopt traag ten opzichte van veel andere landen. Dit e-invoicing percentage blijkt zeer branchespecifiek: zo is het percentage in de gezondheidszorg gestegen met 41%, in de horeca ‘slechts’ met 8%.

Hoewel tussen 2017 en 2018 het aandeel e-facturen in Nederland van 8% naar 14% is gestegen, blijkt - bij ongewijzigde omstandigheden - een extreme stijging voor de komende jaren onrealistisch gezien het feit dat:

• Veel grote organisaties eigen facturatie oplossingen hebben ingericht (EDI, portals, gesloten netwerken);
• Veel organisaties voorlopig genoegen nemen met het versturen van (pdf) facturen per e-mail in plaats van op papier en per post;
• • E-invoicing niet 100% verplicht is gesteld in Nederland.

E-invoicing omdat het verplicht is of omdat iedereen het doet

Er zijn landen waar alle facturen sinds enkele jaren als e-invoice worden verzonden. Deze landen, met name in Latijns Amerika, zijn door verplichtstellingen vanuit de overheid inmiddels zo ver gedigitaliseerd dat bijvoorbeeld ook loonstroken en inkooporders standaard via een digitaal kanaal worden uitgewisseld. Andere landen met een hoge adoptie op het gebied van e-invoicing zijn veelal te vinden in Azië, Noord-, Oost- en Zuid Europa.

Om tot een hoog percentage e-invoicing te komen, worden wereldwijd simpel gesteld twee verschillende aanpakken toegepast:

1. Door het verplicht stellen van e-invoicing. Dit wordt vrijwel altijd geïnitieerd vanuit de controle op belastingafdracht; of
2. Doordat vanuit het bedrijfsleven e-invoicing wordt gestimuleerd om tot een verhoogde kwaliteit van factuurverwerking te komen, wat een kostenreductie voor het bedrijfsleven betekent.

Reeds meer dan 40 landen hebben e-invoicing deels of volledig verplicht gesteld. Hierbij wordt veelal onderscheid gemaakt voor facturatie aan de overheid (B2G), aan bedrijven (B2B) en consumenten (B2C). De aanpak in elk land is anders. Zo zijn er soms uitzonderingen voor bedrijven die niet fysiek gevestigd zijn in het betreffende land of daar relatief weinig omzet hebben. Hiernaast hebben nog elf landen concrete aankondigingen gedaan omtrent het verplicht stellen van e-invoicing.

Clearance model

Het 100% verplicht stellen van e-invoicing is met name in Latijns Amerika ontstaan waarbij alle facturen eerst naar de belastingautoriteit moeten worden verzonden voordat deze aan de klant mag worden verzonden. Deze aanpak noemt men het “clearance model” en is inmiddels ook op de andere continenten terug te vinden. Het niet naleven van deze één op één communicatie met de belastingautoriteit kán resulteren in exorbitant hoge boetes of zelfs sluiting van het bedrijf.

Ook het clearance model kent meerdere varianten. Zo is men bijvoorbeeld verplicht om bepaalde portals of software te gebruiken en soms is de eigen software toereikend. De software oplossingen zijn soms grensoverschrijdend, soms landspecifiek.

De landen die voor dit model hebben gekozen, doen dit zonder uitzondering ter bevordering van het incasseren van belasting. Zo heeft Brazilië, koploper én early adopter op gebied van e-invoicing, de belastinginkomsten met $ 58 miljard zien toenemen en zowel Chili, Colombia en Mexico hebben het geschatte belasting verlies met 50% weten te reduceren.

Post-audit model

Naast het strenge clearance model waarbij iedere factuur eerst of realtime met de belastingautoriteit wordt gedeeld, hebben inmiddels diverse landen gekozen voor het deels verplicht stellen van e-invoicing. Deze “stimulatie tot digitalisatie” gaat vaak via specifieke regelgeving, zoals bijvoorbeeld het wettelijk gelijk stellen van een e-invoice en papieren factuur en de archivering van deze documenten.

Naast “stimulering” via wetgeving hebben meerdere landen e-invoicing gestimuleerd door hun eigen e-invoicing platform aan andere e-Invoicing netwerken te koppelen. Dit doen ze veelal via het Europese e-invoicing netwerk ‘Peppol’, dat voluit staat voor ‘Pan-European Public Procurement OnLine’. Op initiatief van elf landen is het Peppol netwerk in 2008 tot stand gekomen, vanuit Nederland is in 2013 de Stichting SimplerInvoicing betrokken geraakt bij het netwerk. Simplerinvoicing is een netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk proberen te maken. Gezien het cruciale belang van dit beveiligde netwerk heeft de Nederlandse overheid de taak van Nederlandse Peppol autoriteit in oktober 2020 overgenomen van SimplerInvoicing. 

Inmiddels hebben ook niet Europese landen als Singapore en Nieuw-Zeeland hun e-invoicing netwerk aangesloten op Peppol. Wereldwijd, kiezen steeds meer landen voor deze aanpak zodat Peppol nu in meer dan dertig landen in gebruik is. Voor veel van deze landen geldt het zogenaamde “post audit model” waarbij organisaties op verzoek moeten kunnen aantonen dat de e-facturen authentiek zijn en in lijn met de betreffende periodieke belastingaangifte.

Grote verschillen in aanpak per land

Daar waar Nederland voor een relatief voorzichtige stimulerende aanpak heeft gekozen, kiezen andere landen voor zeer strikte wetgeving. Zowel binnen als buiten Europa zijn grote verschillen met betrekking tot e-invoicing, geen land is gelijk. Denk hierbij aan verschillen in:

• Wetgeving en verplicht e-invoicing;
• E-invoicing platform(s);
• E-invoicing standaarden (verschillende XML formats);
• Keuzevrijheid software leveranciers;
• Digitale handtekeningen;
• Boetes en restricties;
• Archivering en bewaartermijn.

Softwareleveranciers

Wereldwijd zijn er enorm veel softwareleveranciers die ervaring hebben met veel van deze bovenstaande aspecten, slechts enkele hebben deze ervaring voor een groot aantal verschillende landen. Deze software-ontwikkelaars werken vaak samen met diverse partijen om zo goed mogelijk actueel te blijven bij nieuwe ontwikkelingen. Hierdoor spelen ze slim in op de onduidelijkheid die er heerst met betrekking tot regelgeving in een bepaald land. Toch blijft het moeizaam om al deze verschillen en toekomstige ontwikkelingen te overzien en de betreffende softwareleverancier als enige adviseur in te zetten. De financiële gevolgen van het aanhouden van een verkeerde implementatie tijdlijn kunnen immers enorm zijn.

E-invoicing roadmap is essentieel

Voor een Nederlandse organisatie, die voornamelijk binnen eigen land handelt met consumenten of andere bedrijven, is geen onmiddellijke actie vereist. Hoewel de overheid steeds strenger wordt met het verplicht ontvangen van e-invoices lijkt een algehele verplichting (B2G/B2B/B2C), zoals bijvoorbeeld in Italië of Hongarije, op korte termijn niet realistisch. Hoezeer Premier Rutte hier ook het belang van benadrukt. ‘Start nu met e-invoicing’ luidt het advies voor organisaties die hun processen graag in hun eigen tempo willen optimaliseren en verder vooruit willen kijken.

Voor organisaties die internationaal georiënteerd zijn, is dit hét moment om een e-invoicingplanning op te stellen. Afhankelijk van de betreffende landen, het type klanten (wel of geen overheid) en de bestaande systeemomgeving dient een agenda opgesteld te worden van urgente en minder urgente acties omtrent e-invoicing.

Volledige verplichting tot e-invoicing beperkt zich niet tot Latijns Amerika of Azië. Naast eerder genoemde landen zoals Italië en Hongarije staan het (deels) verplicht stellen van e-invoicing in Duitsland, Polen, Griekenland, Frankrijk, Servië, Spanje en Albanië op de agenda voor 2020 en 2021.

Het opstellen van een zogenaamde ‘roadmap’ zorgt ervoor dat uw organisatie de voordelen van een volledig digitaal proces kan benutten en voorkomt dat dit een zorg wordt voor de directie. Daarnaast zorgt het opstellen van een e-invoicing roadmap voor gemoedsrust bij de verantwoordelijke voor Finance, IT, Legal en Tax.

Blijf geïnformeerd - continu wijzigende wet- en regelgeving wereldwijd

Om wereldwijd zorgeloos te kunnen e-factureren is veel detailinformatie nodig, echter is deze informatie moeizaam vindbaar. Naast de websites van de softwareleveranciers is informatie veelal ongestructureerd beschikbaar via de locale autoriteiten.

TriFinance beschikt over een kennisdatabase waarin alle relevante informatie omtrent e-invoicing op een gestructureerde manier beschikbaar is. Naast alles wat uw organisatie moet weten om te kunnen starten met e-invoicing per land, treft u in deze kennisdatabase alle informatie omtrent aangekondigde wijzigingen rondom e-invoicing. Zodoende heeft u toegang tot alles wat u moet weten om zorgeloos te kunnen blijven factureren, waar dan ook in de wereld.