Consolidatietool kiezen voor rapportering vereist grondige voorbereiding

Excel als comfort zone

De meeste financiële managers en controllers zijn vertrouwd met Excel. Data invoeren is eenvoudig, zeker wanneer het aantal entiteiten beperkt is. Het finance team kan de consolidatie volledig zelf uitvoeren, wat externe kosten bespaart. Aan de min-zijde heb je dat Excel vaak niet flexibel genoeg is en er te veel tijd nodig is om alle aanpassingen door te voeren. Het is raadzaam alternatieven te zoeken wanneer de informatiebehoefte fluctueert, de doorlooptijden van de rapportering korter moet of de kwaliteit van het rapporteringsproces geoptimaliseerd kan worden.

Met Excel kun je snel en eenvoudig de consolidatierekeningen en de bijbehorende periodieke getallen invoeren. Uitbreiding van de werkzaamheden kan eenvoudig door kolommen toe te voegen en door formules aan te passen. Maar dan komt het: intercompany verschillen door tijdsverschillen of administratieve fouten, andere waarderingsgrondslagen, mismatch door geen eenduidig gebruik van grootboeknummers, aanpassingen in getallen na het opladen van de eerste dataset, wijzigingen in valutakoersen tijdens het proces, beheersing van de diverse boekingen in de eliminatie kolommen… zijn slechts een paar zaken waar je mee te maken kan krijgen. 

Kortom, er kunnen zich heel wat uitdagingen voordoen waarvoor Excel niet het meest geschikte antwoord is. Wie met Excel werkt, komt het nogal eens tegen: het verschil in de consolidatie-kolom en wat denk je van de aansluiting tussen het geconsolideerd en het enkelvoudig vermogen? De externe kosten mogen dan al onder controle zijn, eigen mensen die naar dat verschil zoeken, kosten ook geld.

To Excel or not to Excel?

Dat is de vraag. Om daar een antwoord op te vinden, zul je jezelf eerst andere vragen moeten stellen:

1. Is de consolidatiestructuur complex?

Het antwoord hangt af van het aantal te consolideren entiteiten en administraties. Ook afwijkende aandelenverhoudingen en intercompany transacties spelen een rol in de complexiteit. Dit geldt ook voor transacties en verwerking van cijfers in vreemde valuta. Hoe meer van bovenstaande voorbeelden in de consolidatie voorkomen, hoe complexer deze wordt.

2. Zullen er meerdere gebruikers aan de consolidatie werken?

Vaak zien we dat Excel als single-user pakket wordt gebruikt, alhoewel via document sharing meerdere users de data kunnen bewerken. Een consolidatietool is specifiek bedoeld als multi-user oplossing. Hierbij gebruiken meerdere gebruikers simultaan de tool waarbij per user rollen en rechten zijn gedefinieerd en wijzigingen worden bijgehouden. Dit verkort de doorlooptijd en efficiëntie van het consolidatieproces.

3. Verloopt het consolidatieproces inefficiënt?

Met consolidatiesoftware is het mogelijk tussentijdse updates op te vragen. Zo kun je eenvoudig zien welke gebruiker waar staat in het consolidatieproces. Tevens kun je per gebruiker de mutaties eenvoudig volgen (audit trail) en is er een review level op diverse financiële niveaus over de voortgang van het consolidatieproces.

4. Is de behoefte aan rapportering van complexe aard?

Diverse scenario’s zoals actual, budget en forecast, cumulatieve- en/of periodecijfers, maar ook non-financiële informatie als FTE bepalen de complexiteit van de consolidatie. Ook zaken als de statutaire en/of managementrapportering, de impact van de diverse dimensies en intercompany transacties spelen hierbij een rol.

5. Staan de betrouwbaarheid en de consistentie van de geconsolideerde rapportering soms ter discussie?

De workflow en audit trail van het consolidatieproces zijn in consolidatietooling beter geregeld dan in Excel. Een accountant zal extra kosten in rekening brengen bij een consolidatieproces in Excel omdat handmatige acties in het consolidatieproces leiden tot meer tijdsbesteding in het controleproces van de accountant. Bij het gebruik van consolidatietooling kan direct de audit trail worden herleid en het controle proces efficiënter worden gedaan.

Consolidatietool

Heeft u op bovenstaande vijf vragen overwegend ‘ja’ geantwoord? Dan is het verstandig te kiezen voor een consolidatietool. Zodra die knoop is doorgehakt, volgt er een tweede groep vragen en overwegingen om tot een consolidatietooling keuze te komen:

1. Zijn mijn computersystemen goed beveiligd? Kies ik voor de cloud of een ‘on premise’ oplossing? Wat betekent dat voor de eenmalige investering en hoe verhoudt zich dat tot de licentiekosten?
2. Zijn er voldoende exportmogelijkheden naar Excel om naast standaardrapportering eenmalige analyses te maken die daar niet in zijn opgenomen?
3. Zijn er interfaces voorhanden met andere ERP-systemen die ik gebruik binnen de groep?
4. Is de software gebruiksvriendelijk en zijn er standaarden om de inrichting te vereenvoudigen zodat de implementatietijd korter wordt?
5. Hoe flexibel is de software om de inrichting van de structuur te wijzigen en hoeveel tijd moet ik besteden om veranderingen in mijn consolidatiestructuren aan te passen wil ik de oplossing gebruiken voor Multi GAAP toepassingen?
6. Als mijn organisatie snel groeit, wat betekent dat voor de functionele inrichting en voor de licentieprijzen?
7. Wat zijn de trainingskosten voor mijn medewerkers om de software te beheersen en zijn ze in verhouding met de licentiekosten?
8. Zijn de consultancykosten voor de inrichting in verhouding met de licenties en is de nazorg goed geregeld?
9. Zijn de contractuele verplichtingen en de contractduur in lijn met de organisatiedoelstellingen? Zijn de aansprakelijkheid en andere contractuele afspraken goed geregeld?
10. Is maatwerk de oplossing of kan een standaardoplossing beter de continuïteit waarborgen?

Al die vragen en aspecten verantwoorden de keuze voor een voorafgaand onafhankelijk onderzoek en advies op maat. Een goede formulering van de selectiecriteria en een grondig onderzoek ervan, moeten leiden naar de geschiktste consolidatietool. De definitieve pakketkeuze valt in combinatie te bekijken met de terugverdienperiode. Dat laatste dient rekening te houden met de transitieperiode in de organisatie als gevolg van de invoering van de nieuwe consolidatietool.