Power BI: digital skill of Excel van de toekomst?

Als project consultant bij TriFinance staan zowel Fleur als Kwinten bedrijven vakkundig bij in reporting, controlling en ERP-implementaties. Fleur kwam in 2018 aan boord en is vandaag aan de slag bij Daikin. Kwinten vierde in 2022 zijn tienjarig jubileum bij TriFinance. Naast zijn advieswerk bij Aluminium Duffel is hij ook Lead Technische Mentoring. “Dit houdt in dat ik een twintigtal mentorcollega’s begeleid bij het gebruik van Power BI, zodat ze hun eigen mentorwerk beter kunnen doen. Deze aanpak fungeert als het ware als ‘smeermiddel’ om ons intern raderwerk van kennisuitwisseling vlot te doen draaien. Als ervaren gebruiker van Power BI deel ik mijn kennis graag met collega’s en klanten.”

Ook Fleur is goed vertrouwd met het gebruik van de tool. “Ik maak sinds november 2021 deel uit van het data analytics-team binnen TriFinance. Ik geef regelmatig presentaties bij klanten op basis van Power BI-rapporten, waarbij ik Power BI implementeer bij hen. In overleg met deze klanten bouw ik dashboards en geef ik advies waar nodig.”

Wat is Power BI precies?

“Power BI is een krachtige rapporteringstool van Microsoft waarmee je bedrijfsdata vlot en eenvoudig kunt visualiseren en analyseren”, legt Fleur uit. “Dit gebeurt via het importeren van gegevens uit diverse bronnen – zoals Excel-sheets, CSV-files en SQL Server-tabellen –, waarna die data worden omgezet in handige rapporten en dashboards. Die laagdrempelige aanpak spreekt vele gebruikers aan, waarbij ook de interactiviteit – met de mogelijkheid om data te filteren en te downdrillen – extra meerwaarde biedt.”

Kwinten vult aan: “Power BI bestaat eigenlijk uit twee elementen: Power BI Desktop en Power BI Service. Het eerste element vormt de basis van deze software, met een gratis offline toepassing waarin je dashboards kan ontwikkelen. Als je rapporten en dashboards vervolgens wil publiceren in een online omgeving om ze te delen met collega’s of klanten, dan heb je Power BI Service nodig. Je kan dit luik beschouwen als het SaaS-onderdeel van Power BI.”

Wat zijn de sterke punten van dit softwarepakket?

“Wie het gebruik van Power BI goed onder de knie heeft, kan het verschil maken op het vlak van dataverwerking en -rapportering”, geeft Kwinten aan. “De eenvoud, snelheid en veelzijdigheid van deze software creëren mooie opportuniteiten voor professionals in bijvoorbeeld finance, sales of logistiek. Een van de sterke punten is alvast dat je niet langer tal van applicaties naast elkaar moet hebben openstaan om bedrijfsgegevens in beeld te brengen. Het kunnen combineren van data uit diverse bronnen levert heel wat tijds- en efficiëntiewinst op.”

“Daarnaast wordt het delen van informatie een pak makkelijker”, zegt Fleur. “Je kan gemaakte rapporten en dashboards sharen zonder tijdrovende e-mailcorrespondentie. Bovendien worden data automatisch vernieuwd als je ze online deelt. Een andere troef van Power BI is de mogelijkheid om indrukwekkende visualisaties te maken aan de hand van grafieken, tabellen en KPI’s, waarbij de gebruiker zelf interactief door het rapport kan navigeren en doordrillen naar detailinformatie. Voor mijn eigen presentaties heb ik al vaak dankbaar gebruik gemaakt van deze handige feature.”

Wat zijn volgens jullie eventuele verbeterpunten van Power BI?

“Power BI is iets complexer qua gebruik in vergelijking met zijn ‘kleine broer’ Excel”, bevestigt Kwinten. “Om de software zo efficiënt en doelgericht mogelijk te gebruiken, moet je vooraf goed nadenken over hoe je data wil verwerken en analyseren. Een goede kennis van de basistechnieken is dus zeker een must, maar dat geldt ook voor andere softwarepakketten…”

Fleur treedt haar collega bij: “Het vergt enige tijd voor je het gebruik van Power BI onder de knie hebt. De combinatie van opleiding en intensief oefenen is de beste manier om alle mogelijkheden van dit pakket te beheersen. Maar ook dit is van toepassing op andere werkinstrumenten, dus ik beschouw dit niet echt als een verbeterpunt.”

Kwinten wijst ook op het volgende: “We moeten erover waken om geen onrealistische verwachtingen over Power BI te creëren. Dit pakket kan trouwens slechts ‘deliveren’ als de kwaliteit van ingevoerde data optimaal is. Want enkel op basis van kwaliteitsvolle bedrijfsgegevens kun je goede (strategische) beslissingen nemen.”

TriFinance geeft opleidingen in Power BI. Hoe pakt het team dit aan? En hoe snel zijn deelnemers mee met het gebruik van de software?

“De opleidingen van TriFinance zijn heel goed en gericht op best practices”, zegt Kwinten. “Collega’s krijgen de mogelijkheid om een track van drie trainingen te volgen, met name data modelling, Power BI Basic en Power BI Advanced. Dit drieluik bevat alle info om gebruikers goed te doen nadenken over het helder structureren van data en rapporten, het opzetten van berekeningen en het evalueren welke visuals wanneer ingezet kunnen worden. Als trainer en mentor wil ik mijn collega’s het belang doen inzien van een goede basisaanpak: wie bij een (klanten)project van bij de start Power BI correct toepast, zal daarna vlot en correct aanpassingen kunnen doen op maat van de aanvrager.”

Fleur: “In de praktijk merk ik vaak dat de kennis over het opbouwen van datamodellen het meest ontbreekt bij gebruikers van Power BI. Ook het linken van verschillende tabellen en relaties opbouwen is een topic dat dikwijls extra aandacht vraagt.”

Hoe past het gebruik van Power BI volgens jullie binnen de toenemende focus op digitale vaardigheden?

Kwinten legt uit: “Volgens mij bewijst een instrument als Power BI dat digitaal werken niet synoniem hoeft te zijn met ingewikkelde rocket science, boordevol ingewikkelde rekenformules. In de praktijk zien we soms dat complexe programmeertalen worden losgelaten op reportingopdrachten, terwijl via de inzet van kwalitatieve data eenvoudigere oplossingen uitgewerkt hadden kunnen worden. Daarom zie ik ’data-mindedness’ als een belangrijke digitale skill, omdat je hierdoor in staat bent om conceptueel na te denken over info die je nodig hebt om (rapporterings)resultaten te bekomen. Ook logisch redeneren en analytisch denken beschouw ik als sleutelvaardigheden. En wie Power BI efficiënt wil inzetten, mag niet bang zijn om de handen vuil te maken om aan data cleaning te doen.”

Volgens Fleur past hierbij ook de skill om klantgericht te redeneren, en in functie hiervan aan de slag te gaan met data en Power BI. “Als gebruiker van slimme software mag je niet op je lauweren rusten. Je moet voldoende kritisch blijven over onder meer de kwaliteit van data of concrete rapporteringsmogelijkheden. Als voorbeeld verwijs ik vaak naar het gebruik van nietszeggende grafieken – inclusief het overdreven gebruik van taartdiagrammen – en andere visualisaties.”