TUI België: Hoe consolideer je Belgische entiteiten tot een waardevolle forecast voor het management?

Meer dan cijfers en gegevens

TUI Group heeft een reputatie als een van 's werelds toonaangevende toerismebedrijven, met meer dan 1600 reisbureaus en 150 vliegtuigen. In 2022 gingen bijna 17 miljoen mensen op zomervakantie, ski- of citytrip. TUI Belgium maakt deel uit van de Western Region Group, samen met TUI Nederland en TUI Frankrijk. Toen de Group Controller Belgium met zwangerschapsverlof ging, nam TUI contact op met TriFinance.

Head of Finance Charlotte Decaesstecker benadrukt dat de rol meer inhoudt dan alleen cijfers en rapporten. “Een group controller moet het bedrijf begrijpen, de cijfers kennen en tegelijkertijd een onderbouwd verhaal brengen richting het management. Het is een veeleisende rol.”

Project consultant Steven Verniers stond te popelen om aan zijn tweede missie bij TUI te beginnen. Zijn eerste opdracht bij TUI kwam abrupt tot een einde vanwege de uitbraak van de COVID-pandemie. Toen dezelfde rol iets meer dan twee jaar later opnieuw ingevuld moest worden, nam TUI onmiddellijk opnieuw contact op met TriFinance. “Steven had een voorsprong. Dankzij zijn korte periode bij TUI wilden ze hem opnieuw in deze rol", legt Business Manager bij TriFinance Carl-Philippe Verfaillie uit. "Steven, een van onze senior consultants, had uitgebreide ervaring met controlling-missies bij meerdere bedrijven. Tegelijkertijd wilde hij group controlling aan die lijst toevoegen. TUI maakte dat mogelijk.”

De brug bouwen

"Het eerste deel van de opdracht was wat we altijd doen: er meteen in vliegen", zegt Steven. "Ik moest de uitdagingen begrijpen van de Group Controller die ik binnenkort zou overnemen. Een behoorlijke uitdaging. TUI België bestaat uit verschillende entiteiten: een touroperator, een luchtvaartmaatschappij, een verzekeringsafdeling, reisbureaus... Ze moeten als één geheel worden samengebracht, op een manier waarop je afwijkingen ten opzichte van het budget, vorige forecasts en vorig jaar kunt verklaren. Tegelijkertijd moeten alle gegevens in alle systemen consistent zijn."

"In de maandelijkse afsluitkalender was ik verantwoordelijk voor alle stappen in het proces. Het begon met een flash-rapport op de vierde werkdag, waarna enkele dagen later de actuals werden bepaald. Zodra we die hadden, was het tijd voor een nieuwe forecast, het maken van variantie-analyses en het opmaken van het slide deck voor de business review met het Management. Tegelijkertijd moeten alle stappen worden ingevoerd in de consolidatietool HFM. Group controlling gaat over het begrijpen van de business, consistentie in cijfers en het bouwen van bruggen die de verhaallijn voeden."

Vliegen naar nieuwe bestemmingen

"Deze rol van group controller is slechts een onderdeel in een groter geheel. De Belgische data worden opnieuw geconsolideerd door de collega's van TUI Group. Het is interessant om te zien hoe de data telkens hoger gaan. Ik heb veel nieuwe inzichten opgedaan in dit deel van de controllingwereld. Het gaat meer om het omgaan met high-level data met grote en consistente nauwkeurigheid. Dat maakte het voor mij een heel zinvol project, en dat is precies waar TriFinance voor staat", besluit Steven.