Proactieve mindset, continuïteit in de boekhouding en aanknoping zoeken tussen verschillende processen bij LBC Tank Terminals

Een zoektocht in samenwerking met een vertrouwde partner

Toon Schelfhout, Finance Director Europe bij LBC Tank Terminals: “We waren op zoek naar een AP/GL bookkeeper, een functie waar we al enkele jaren invulling aan gaven via consultancy. Na een migratie naar een nieuw ERP-systeem, was het nog meer van belang om juist te rekruteren voor deze functie. We hadden vooral een nood aan iemand die matuur genoeg was en snel zaken kon oppikken. Een zoektocht waarvoor we graag met een vertrouwde partner rond de tafel wilden gaan zitten om de juiste match te vinden.” Enter: de start van, opnieuw, een mooie samenwerking tussen TriFinance en LBC Tank Terminals.

“Snelheid en vertrouwen zijn in die zoektocht ook twee essentiële zaken, iets waar we altijd op kunnen rekenen bij TriFinance. Je wilt enerzijds dat een functie snel en met de juiste match ingevuld geraakt. Anderzijds is vertrouwen belangrijk in die zin dat we elkaar kunnen ondersteunen en tijdig een heads-up geven over veranderende noden of scope van het project”, gaat Toon verder. Door een open dialoog aan te gaan met zowel de klant als de consultant, krijgen we een goed beeld van waar beide partijen naar op zoek zijn. “Als we die kaarten dan over elkaar leggen, vallen de puzzelstukjes vaak al snel op z’n plaats. Om die reden krijgt ook elke consultant een Career Advisor toegewezen binnen TriFinance. Iemand die hen met raad en daad bijstaat om de volgende stappen in hun carrière te zetten, maar er ook voor zorgt dat de best mogelijke match gemaakt wordt met de meest gemotiveerde consultant om de klant optimaal te helpen bij hun uitdagingen”, vertelt Maxime De Moor, Business Consultant bij TriFinance.

In een vorig project kwam Victor-Andreas vooral in aanraking met voorbereidend werk binnen boekhouding. Na een gesprek met zijn Career Advisor, werd snel duidelijk wat voor Victor-Andreas echt belangrijk was in een volgend project. “Voor mijn nieuw project was ik voornamelijk op zoek naar een globaal beeld van alle processen binnen bookkeeping en de manier waarop mijn werk de rest van de flow binnen financeprocessen impacteert. Toen LBC Tank Terminals op mijn pad kwam, zag ik meteen een opportuniteit om net met die ambitie aan de slag te gaan en actief verantwoordelijkheid te nemen”, legt Victor-Andreas uit. Na de eerste gesprekken voelden beide partijen meteen een match. “Victor-Andreas heeft van nature een rustig karakter, met de nodige empathie. De klik tussen hem en het team was er dus echt van in het begin”, vertelt Toon.

Een pittige start

Een pittige start voor Victor-Andreas in zijn rol als AP/GL bookkeeper, waarin hij verantwoordelijk was voor LBC Lillo, een volledige entiteit binnen LBC Tank Terminals. “Bij de start van mijn project werd meteen duidelijk dat ik vooral moest focussen op het bewaren van de continuïteit binnen AP, aangezien het financeteam volop bezig was met de upgrade naar het nieuwe ERP-systeem. Denk daarbij aan zaken zoals het registreren en doorboeken van facturen, het boeken van banken, het uitvoeren van betalingen, maar ook het opvolgen van twee mailboxen”, legt Victor-Andreas uit. “Ik heb vooral geprobeerd om alles met een helikopterview te bekijken, vooraleer ik in de details zou duiken, en op die manier gehandeld naar de prioriteiten van het bedrijf.” Als Project Consultant kan je met een frisse blik een nieuwe start maken, waardoor je andere medewerkers kan inspireren zodat ook zij opnieuw kunnen focussen op de core business.

Eens hij volledig was ingewerkt, gaf Victor-Andreas aan dat hij nog wat tijd over had om ook andere zaken op te pikken. “Victor-Andreas is in samenspraak met het team die tijd kunnen gebruiken om extra analyse uit te voeren. Die proactiviteit stelden ze bij LBC zeker op prijs”, vertelt Lisa Hannes, Business Manager bij TriFinance. “LBC heeft me altijd het vertrouwen en de ruimte gegeven om dingen uit te zoeken. Dat heeft er echt voor gezorgd dat ik op professioneel vlak opengebloeid ben", vult Victor-Andreas aan.

Kansen grijpen

Naast algemene AP/GL taken was er ook ruimte voor een analyse van de P&L, loon reconciliatie, ondersteuning bij audit, BTW-aangiftes en balance sheet review. Dat Victor-Andreas in aanraking is gekomen met A-Z boekhouding, mag je dus letterlijk nemen. “90% van het takenpakket heb ik zelfstandig kunnen uitvoeren, voor de overige 10% kon ik steeds ten rade gaan bij mijn mentor via TriFinance. Het was echt fijn om bij de eerste stappen op nieuw terrein te kunnen sparren met iemand die al wat meer vertrouwd is met die overige 10% aan taken en zo samen tot een oplossing te komen”, legt Victor-Andreas uit. “Samen met mijn mentor heb ik aan een concrete oplossing rond payroll reconciliatie kunnen werken. Na een aantal mentoring sessies, heb ik zelfstandig een template kunnen maken om de reconciliatie van de payroll te automatiseren. Daarna heb ik ook een trainingssessie ingepland met de bookkeepers en financial controller van LBC om het gebruik van het template volledig toe te lichten.”

Mentoring binnen TriFinance gaat verder dan het zoeken naar een oplossing voor een probleem samen met je mentor. “TriFinance is een echte netwerkorganisatie; je krijgt de kans om in contact te komen met mensen zowel binnen als buiten dat netwerk. Door het delen van best practices over bijvoorbeeld je carrièremogelijkheden, wordt ook je eigen groeicurve gestimuleerd en uitgedaagd. Daardoor durf je vaak sneller de stap in een volgende richting te nemen of kan je echt the one thing more betekenen bij klanten”, legt Victor-Andreas uit.

Toekomstmuziek

“Victor-Andreas heeft zich op zeer korte tijd goed geïntegreerd in het financeteam. We connect, we empower, we anticipate & we lead, onze waarden waren telkens perfect terug te vinden in het werk dat hij afleverde en ook vandaag hoor ik elke dag nog heel wat mooie anekdotes over Victor-Andreas doorheen het bedrijf,” vertelt Toon.

“Victor-Andreas heeft dit project met beide handen vastgenomen. Het mooiste voorbeeld daarvan? Tijdens onze laatste meeting met Toon werden ook wij plots toeschouwer van één van die leuke anekdotes. Na aankomst bij de receptie kregen we al snel de vraag “Jullie komen Victor-Andreas bij ons weghalen zeker? We gaan hem echt missen!” Als iemand die Victor-Andreas van dichtbij heeft opgevolgd, zijn dat ook heel fijne woorden om te ontvangen. En dat vastbijten in projecten is trouwens echt een eigenschap die al onze consultants hebben”, vult Lisa aan.

Financials vormen vaak een cruciale basis voor automatisatie en digitalisatie, en dat is niet anders bij LBC Tank Terminals. “Op basis van het grondwerk dat Victor-Andreas heeft verricht, kunnen we de functie van AP/GL bookkeeper nu nog meer uitdiepen,” gaat Toon verder. “Voor mij was het vooral belangrijk dat mijn opvolger een goede basis had om op verder te werken. Ik heb om die reden dan ook alles gedetailleerd gedocumenteerd, zodat de handover vlekkeloos zou verlopen,” vertelt Victor-Andreas.

Nog een laatste tip voor Victor-Andreas? “Blijf vooral jezelf en vertrek altijd vanuit je eigen kracht, dan volgt de rest wel. Ik ben ervan overtuigd dat hij nog mooie dingen gaat realiseren!”, aldus Toon.

Nood aan tijdelijke ondersteuning?

Transition & Support combineert de vraag van de klant met de kennis en vaardigheden van onze consultants, in lijn met hun ambities. Door beide samen te brengen, kunnen we een oplossing bieden voor jouw business challenges.

Foto: copyright LBC Tank Terminals