ESG-rapportering bij Duomed: overtuiging als driver, zowel bij de medewerkers als bij het bedrijf

Duomed is een toonaangevende Europese verdeler van medische apparatuur met een specialisatie in endoscopie, chirurgie, kritische zorg, medische beeldvorming, patiëntenmonitoring en infectiepreventie. Ze bieden een totaaloplossing met een combinatie van medische apparatuur, accessoires, technische service, IT-integratie, klinische training en opleiding.

“In 2022 zijn wij beginnen te investeren in ESG. We geloven sterk dat we als distributeur een unieke bijdrage kunnen leveren om de gezondheidssector te verduurzamen. Daarnaast willen we ons tijdig voorbereiden op de complexe rapportering die de CSRD oplegt”, vertelt Jan Van de Meersch. “Deze wijzigende wetgeving zorgt ervoor dat ESG een steeds belangrijkere pijler wordt om op in te zetten. Daarnaast verwachten ook onze medewerkers, klanten en investeerders dat we hier op inzetten. We merken dat bijvoorbeeld in tenders van ziekenhuizen. Als we voor hen een geprefereerde partner willen blijven, moeten we ons productaanbod vergroenen en ons duurzaamheidsbeleid transparant communiceren.”

De rol van Jan Van de Meersch bij Duomed is daardoor ook geëvolueerd, vertelt hij. “Tot 2022 was ik enkel Chief Marketing Officer. In 2023 werd dit uitgebreid met het duurzaamheidsbeleid. We hebben eerst de noden in kaart gebracht, vooraleer te investeren in extra aanwervingen in dit domein.Ondertussen hebben we een ESG-verantwoordelijke in al onze bedrijven en werd er een Corporate Sustainability Officer aangeworven.”

Duomed bestaat uit veertien sites die, bijvoorbeeld, hun energieverbruik allemaal zelf zullen rapporteren. Vaak gaat het ook over acquisities, bedrijven met een eigen structuur, een eigen managementteam en een eigen financiële afdeling. Sommige hadden al bepaalde certificeringen en milieusystemen opgezet, andere stonden nog bijna nergens. “Tot nu toe hebben we vooral geprobeerd dat allemaal zo goed mogelijk in kaart te brengen en hebben we ook een aantal organisatorische wijzigingen doorgevoerd om die data naar boven te krijgen”, legt Jan Van de Meersch uit. “Daarvoor hebben we mensen aangesproken die dat bovenop hun normale functie doen. Gelukkig waren dat mensen die daarvoor ook al overtuigd waren van het nut van ESG en dus de nodige motivatie hadden. De uitdaging voor de komende jaren wordt om onze visie op duurzaamheid in te bedden in onze bedrijfscultuur en strategische beslissingen.”

Gefragmenteerde data

Bij veel ondernemingen is de finance-afdeling de trekker in de duurzaamheidsrapportering, bij Duomed neemt finance vooral de rol op van dataleverancier. Jan Van de Meersch: “Zij beschikken natuurlijk over alle facturen van energie, het wagenpark, reizen … en hebben op die manier een goed overzicht. Onze afdeling Corporate Controlling is op groepsniveau verantwoordelijk voor de consolidatie van de data. Die geconsolideerde data gaan ook naar onze investeerders en onze banken, omdat wij bijvoorbeeld een korting krijgen op onze kredieten als we bepaalde KPI’s halen. Het concrete uitwerken van acties zit dan weer bij mij en het Sustainability Team.”

“We zien die aanpak wel meer”, pikt Mario Matthys in. “Finance is niet zozeer het operationele team, maar wel de process owner omdat zij processen als capteren, rapporteren en consolideren al onder de knie hebben als het gaat over de financiële rapportering. Per specifiek thema vullen de data owners dat vervolgens aan met hun specifieke niet-financiële gegevens. Afhankelijk van je dubbele materialiteitsanalyse kan je tot 1.200 datapunten hebben. HR is daar bijvoorbeeld een heel belangrijke leverancier.”

“Dat is inderdaad een van onze grootste uitdagingen: data die vaak erg gefragmenteerd is”, vult Jan Van de Meersch aan. “We hebben in onze groep bedrijven van 10 tot 300 medewerkers. In België beschikken we bijvoorbeeld over een aparte finance-afdeling, HR-afdeling, operations, … waardoor al heel wat data wordt bijgehouden en kant-en-klaar kan worden aangeleverd. In een kleiner bedrijf met 10 medewerkers is er vaak slechts één aanspreekpunt om de data voor al deze verschillende domeinen te verzamelen. Dit zorgt ervoor dat het proces langer duurt en dat de data onvolledig of in een foutief format wordt aangeleverd. In samenwerking met onze corporate controllers bekijken we nu hoe we hen hierin kunnen ondersteunen en de datapunten kunnen uniformiseren.”

Ingekapseld verhaal

2023 draaide voor Duomed rond het uittekenen van een algemene ESG-strategie om de rapportering op groepsniveau op te zetten. Die strategie is geënt op de SDG-doelstellingen van de VN, maar tegelijk ondertekende het bedrijf ook het UN Global Compact. Duurzaamheid is daardoor een kernwaarde geworden. “Ik vind het bemoedigend om te horen dat heel het ESG-verhaal al ingekapseld is in de bedrijfsstrategie”, reageert Mario Matthys. “Veel bedrijven, ook bedrijven die soms zelfs beursgenoteerd zijn, zitten nog niet op dat niveau.”

Concreet is er vandaag binnen Duomed een Sustainability Team aan de slag, legt Jean-Paul Corin uit. “Dat is een echt multidisciplinair team met onder andere iemand van HR, logistiek, marketing, finance dat wordt geleid door een van onze Business Unit Managers. Het zijn allemaal mensen met een intrinsieke motivatie voor sustainability, zowel professioneel als privé. Op groepsniveau is er daarnaast een Sustainability Officer aangeworven, daar is weinig discussie over geweest. Onze CEO en CFO delen die visie en ook voor de private equity-partners was dat common sense. Ook zij zien dat als een investering, dit is geen nieuwe verkoper die meteen een bepaalde omzet per jaar aanbrengt. Dit is iets wat nodig is en dat op langere termijn gaat renderen.”

Duomed zal in 2024 een eerste beknopt duurzaamheidsrapport publiceren. Het bedrijf is daartoe nog niet verplicht, maar het wil de handschoen wel al opnemen. “Momenteel is dat een taak voor het Sustainability Team”, zegt Jan Van de Meersch. “We willen daar ook niet te snel in gaan. We zouden meteen vier, vijf mensen voor dat team kunnen aanwerven en die zouden allemaal een zinvolle dagtaak hebben. Maar we blijven een bedrijf, we kijken wat er exact nodig is. Vanaf het moment dat we effectief CSRD rapporteren, moeten we de keuze maken. Gaan we breder aanwerven of gaan we dat uitbesteden aan een externe partner?”

Hefboom

De vaardigheden om een onderbouwde ESG-strategie en -rapportering op te zetten, liggen in elk geval niet voor het rapen, daar zijn alle gesprekspartners het over eens. Mario Matthys noemt specifiek ‘leading by example’, proactiviteit, empathie en het kunnen geven van feedback als onmisbare eigenschappen voor een goede duurzaamheidsspecialist. Jan Van de Meersch volgde dan weer verschillende opleidingen bij onder andere Vlerick. “Dan ken je ten minste alle frameworks die gebruikt worden”, zegt hij. “Maar tegelijk beseffen we ook dat het moeilijk is om van alles perfect op de hoogte te zijn omdat er zo veel verschillende standaarden gebruikt worden.”

Voor Jean-Paul Corin is het belangrijk om vooral niet té snel en ondoordacht aanwervingen te doen. “We moeten nog veel leren over wat we wel en niet nodig hebben. Daarom heeft het geen zin om nu al heel veel expertise zelf in huis te halen, want de kans is niet onbestaande dat die kennis over twee jaar al geen meerwaarde meer biedt. Die context biedt net opportuniteiten voor onze medewerkers om binnen het verhaal van de ESG-rapportering zelf te werken aan een eigen duurzame carrière. De medewerkers in het Sustainability Team hebben zelf de hand opgestoken om er deel van uit te maken. Dat ze binnen hun job kunnen evolueren en werken aan een topic waardoor ze gepassioneerd zijn, biedt ons bij Duomed de kans om hen gelukkig te maken en te houden. Op vandaag komt het ESG-luik bovenop het bestaande takenpakket vanuit hun enthousiasme. Het wordt dé uitdaging voor het komende jaar om dit zo veel mogelijk structureel te integreren. Wanneer er taken bijkomen, is het relevant om je af te vragen of alle taken die iemand standaard uitvoert wel meerwaarde hebben voor het bedrijf. Dat in kaart brengen en hierover in dialoog gaan met medewerkers, geeft hen purpose in hun job.”

Van consolidator naar ESG-specialist

“Een onderbouwde ESG-strategie en -rapportering heeft dus wel wat mankracht nodig, maar gelukkig is het vaak ook net een hefboom om extra talent aan te trekken”, zegt Mario Matthys. “Als je niet mee bent met de nieuwe ESG-regelgeving, zal je niet alleen snel de commerciële nadelen ontdekken, maar ook de moeilijkheden om nieuw talent aan te trekken. Jongeren willen gewoon niet meer aan de slag bij een bedrijf dat zegt ‘al dat ESG-gedoe, daar doen wij niet aan mee’. Ik had laatst een klant die een vacature had voor een ‘consolidator’: geen mens voor te vinden, letterlijk niemand. Tot iemand het idee had om die functie ‘ESG Consultant’ te noemen. In geen tijd verschillende kandidaten.”

“Wij hebben ook heel veel mensen die in het ESG-team willen werken”, concludeert Jean-Paul Corin. “Als medisch bedrijf zijn we sowieso al purpose-gedreven, maar dit versterkt dat idee natuurlijk nog meer. Bovendien: de healthcare-sector is een van de meest vervuilende sectoren. Qua uitstoot en afval bijvoorbeeld, scoren wij dramatisch. Reden te meer dus om van duurzaamheid echt een prioriteit te maken bij Duomed.”