Brede competenties zijn nodig voor succesvolle RPA

Enkel robotiseren wat je volledig doorgrondt

“Alleen geraak je er niet met enkel die basiskennis. Er zijn meer competenties nodig om doeltreffend te zijn. Zo moet je anticipatief kunnen denken en ageren. Het gaat er niet langer om te kunnen bepalen welke processen voor RPA in aanmerking komen. Je moet een beeld hebben van welke gevolgen de automatisering heeft voor de rest van de organisatie. Dat vergt inzicht in de end-to-end processen en dwingt je over silo’s heen te kijken. Daarom mag je enkel robotiseren wat je volledig doorgrondt. Dat vereist het grondig in kaart brengen van de betrokken processen en van de gevolgen van de invoering van de software robots.”

Jean-Philippe geeft aan dat gepast kunnen reageren op gebeurtenissen, bijvoorbeeld de organisatorische gevolgen door marktontwikkelingen of het falen van systemen, niet meer volstaat. Het komt erop aan eventuele komende gebeurtenissen vroegtijdig op te sporen en de gepaste actie te ondernemen op basis van onvolledige informatie. “Je moet de organisatie en de mensen daarop voorbereiden zodat ze analyses kunnen maken vertrekkende van slechts enkele aanwijzingen.”

Een andere mix van bekwaamheden

De Blue Chip Boutique (BCB) Leader geeft het voorbeeld van de financiële sector. “De mensen willen eerst alle details kennen vooraleer te beslissen. Dat is niet langer mogelijk. Snel ageren op basis van onvolledige informatie wordt het nieuwe normaal. De automatisering moet ook het beslissingsproces veranderen, versnellen en versterken. Het verzamelen en structureren van data vraagt minder tijd omdat RPA die taken danig faciliteert. Dat geldt ook voor het bijkomende onderzoek waaruit finaal inzichten voortspruiten die tot beslissingen leiden. Organisaties moeten zich daaraan aanpassen en medewerkers dienen te worden opgeleid om in het nieuwe kader te kunnen functioneren. Dat vereist een andere mix aan competenties: aan de slag kunnen gaan met de inzichten in plaats van getraind te zijn in het verzamelen en verwerken van informatie.”

Het topmanagement van een organisatie is collectief verantwoordelijk voor RPA en moet zich daarvan bewust zijn, stipt Jean-Philippe aan. Elke Leader dient dan weer de noden in zijn departement vast te leggen en een plan uit te werken om de nodige skills aan boord te krijgen. Daarbij dienen rekrutering, opleiding en outsourcing, het inhuren van consultants, in ogenschouw te worden genomen. “Die combinatie van besluitvorming top-down en bottom-up brengt coherentie en versterkt het geheel. Daarbovenop is een cultuur van ‘continuous improvement’ nodig. RPA veroorzaakt veel verandering.”

Organisaties moeten medewerkers daarom opleiden. Jean-Philippe somt meerdere soft skills op zoals mensen kunnen aansporen en uitdagen, veerkracht hebben, zich kunnen aanpassen, snel kunnen beslissen, kritisch en empatisch zijn ingesteld. Dat worden competenties die er steeds meer toe doen. “Medewerkers doen hun voordeel met RPA. De software robots doen het repetitief en afstompend werk, en de mens kan ondernemender optreden.”

Er is geen blauwdruk voor RPA

De invoering en het gebruik van bots is voor Jean-Philippe een iteratief proces en hij stipt aan dat iedereen, providers in het bijzonder, volop aan het leren is. Er is veel vraag naar mensen die coderen. De BCB-Leader beklemtoont dat er geen blueprint bestaat voor RPA. “We hebben bouwstenen die we op een bepaalde manier in elkaar passen naargelang de organisatie.”

“RPA raakt aan de zakelijke en operationele modellen van organisaties. Systemen en werkwijzen vereenvoudigen, doet mensen voor hun job vrezen. Om succes te hebben moeten organisaties daarom investeren in het verwerven van nieuwe vaardigheden, zowel hard skills als soft skills. Bots veranderen de werkomgeving en medewerkers moeten daarop worden voorbereid. Sommige rollen zullen verdwijnen en nieuwe hun intrede doen. Dat vraagt om medewerkers met een ander pakket skills om hun inzetbaarheid op de arbeidsmarkt te blijven garanderen. Maar is het niet in de eerste plaats het management dat zijn medewerkers als het ware een ‘paspoort van multi-inzetbaarheid’ dient af te leveren?”