To inzichten

article

Vijf tips bij de implementatie van een tijdelijk PO-proces

The author of this articleWimlesh Tewarie - Project Consultant
De implementatie van een tijdelijk PO (Purchase Order) -proces kan langdradig, omslachtig en moeilijk te integreren zijn. De voornaamste reden is dat men bang is voor verandering van de huidige processen. Onderstaande adviezen kunnen je een hoop tijd en moeite besparen om de uitgaven onder controle te krijgen totdat er een systematische oplossing is voor het PO-proces.

1. Creëer bewustwording in de business

De tijdelijke PO-oplossing dient organisatiebreed gedragen te worden. Creëer bewustwording in de business door middel van business meetings, informatieve e-mails en PO-gerelateerde intranetberichten. Dit is noodzakelijk om het proces optimaal te laten functioneren

2. Inventariseer de behoeften van de stakeholders

Zorg ervoor dat je de behoeften van de belangrijkste stakeholders inventariseert. Praat met elke stakeholder - van managers tot eindgebruikers - om de wensen en behoeften in kaart te brengen. Dit helpt je om een uniforme manier van werken rondom het PO-proces op te zetten. 

3. Zorg voor een eenvoudige oplossing

Zorg voor een efficiënte en effectieve oplossing die gebruiksvriendelijk is en eenvoudig is opgezet. De oplossing dient namelijk door iedereen in de business begrepen te worden. Daarnaast moeten key-users de oplossing zonder moeite kunnen aanpassen en updaten. Meestal biedt een Excel-macro uitkomst, zoals bij het recente project voor een grote optiekketen.

4. Waarborg de continuïteit

Om de continuïteit te waarborgen is het van belang om de PO-macro in het Excel-bestand periodiek te updaten, debuggen en technische issues direct op te lossen. Daarom dient de beheerder van de oplossing ook goed op de hoogte te zijn van Excel-macro’s en de basisfunctionaliteiten hiervan om issues adequaat op te lossen. Om het optimale uit het proces te halen dienen de fouten en learnings vastgelegd te worden om vervolgens het proces soepeler te laten verlopen.

5. Monitor het PO-proces middels een dashboard

Daarnaast is het raadzaam om de PO’s die aangemaakt worden in de business te monitoren aan de hand voor een daarvoor ontwikkeld dashboard. Dit dashboard is met name van belang voor inzichtelijkheid in het PO-proces en sturing van de stakeholders. Zo kan aan de hand van een staafdiagram en trendlijn de ontwikkeling van bijvoorbeeld de PO-aantallen per business unit of afdeling worden gemonitord. Deze tips geven geen honderd procent garantie voor succes maar kunnen je wel op weg helpen bij de implementatie een tijdelijk PO-proces.

Wimlesh Tewarie is werkzaam als project consultant bij TriFinance. Bij zijn opdrachtgever GrandVision Benelux heeft hij ervaring opgedaan met het opzetten, implementeren en optimaliseren van tijdelijke PO-processen. In zijn vorige baan bij uitgever Sanoma hield hij zich bezig met de integratie van het systematische purchase-orderproces. 

Our other sites

The author of this articleWimlesh Tewarie - Project Consultant

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences