Het primaire doel van een business-intelligence-project is het opleveren van heldere rapportages en dashboards. Het risico is echter dat puur en alleen gekeken wordt naar de rapportage en veelvoorkomende valkuilen over het hoofd worden gezien. Zo kan een rapport naar tevredenheid van het management worden opgeleverd, maar met performance-issues te maken krijgen als meer stakeholders toegang krijgen. Nadere analyse brengt mogelijk ook andere valkuilen aan het licht wat er zelfs toe kan leiden dat de complete BI-omgeving opnieuw ontworpen moet worden.
In dit artikel gaan we het daarom hebben over vijf veel voorkomende technische valkuilen bij een BI-project.
Een mooi rapport met incorrecte data verlaagt de betrouwbaarheid van de uitkomsten. Garbage in betekent ook veelal garbage out. De geloofwaardigheid van een rapportage is echter van groot belang voor draagvlak in de organisatie. Een manier om dit te waarborgen is door de bron van de rapportage te herleiden om de juistheid, tijdigheid en relevantie van de data te kunnen vaststellen. In finance gebruiken we hier de term ‘audit trail’ voor. In de IT-wereld wordt gesproken over ‘data lineage’. Ook gaat datakwaliteit over heldere definitie van data. Hoe vaak gebeurt het niet dat er een ander resultaat komt uit een ander rapport over bijvoorbeeld FTE’s. Dit los je op door een heldere data definitie (berekening) te maken.
Door nieuwe technieken hebben stakeholders de verwachting dat dashboards en rapportages juist, snel en ‘real time & anywhere’ beschikbaar zijn. Een verwachting die we hebben gecreëerd door in het verleden als controller het rapport voor stakeholders klaar te zetten. De gebruikte techniek van de systemen, de hardware en de verbindingen bepalen echter de snelheid van de rapportages. Het is daarom van grote waarde om eisen te stellen aan de responstijden en beschikbaarheid van de BI-systemen.
BI-modellen kunnen in het begin organisch groeien. Dit biedt kansen, maar kan de schijn opwekken dat het model flexibel is. Met als gevolg dat je als controller met de handen in het haar zit als de directie met wijzigingen komt, terwijl je net daarvoor de nieuwe structuur hebt gebouwd in BI. Flexibiliteit of ‘agility’ is hierbij een belangrijke eis. Hou in het BI-landschap rekening met dit soort wijzigingen en zorg voor een flexibel landschap. Hierin zien wij een kans voor de controller om een belangrijke rol te spelen in het opstellen van eisen aan een BI-oplossing.
Als organisatie wil je voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Door de strengere wetgeving (en boetes) is het van groter belang geworden om te weten waar de data staat en dat de organisatie hier controle over heeft. Dit heet ook wel ‘data governance’. Op het gebied van informatiemanagement is één van de grootste risico’s het niet voldoen aan compliance normen met betrekking tot de GDPR (AVG). De Brexit onderstreept tevens de noodzaak voor goede data governance omdat het nog onduidelijk is welke afspraken gemaakt worden over persoonlijke data-uitwisseling. De noodzaak om goed te controleren waar de data fysiek staat, wordt daardoor steeds groter. Het feit dat data steeds vaker ‘in de cloud’ staat, betekent nog steeds dat de data ergens fysiek op een server is opgeslagen en hiermee voldoet het mogelijk niet aan de eisen van de GDPR.
De controller is als een spin in het web als het gaat over compliance-eisen en is verantwoordelijk om de directie tijdig te waarschuwen voor dit risico en eisen te stellen aan de BI-oplossing.
Bedrijfsinformatie kan door slechte beveiliging zomaar op straat komen te liggen en dat wil je natuurlijk voorkomen. Bij een kleine organisatie is dit redelijk eenvoudig te organiseren door individuele rechten in te stellen op functies binnen applicaties. Voor grote organisaties is dit niet meer te beheersen. Als controller zal je daarom eisen moeten stellen aan de BI-oplossing, zoals Access & Identity Management.
Door je niet alleen te focussen op de rapportages en dashboarding, zorg je ervoor dat het BI-project een langdurige oplossing wordt. Je kunt bovenstaande valkuilen voorkomen door goede functionele eisen te stellen zodat de BI-oplossing goed getest kan worden. Als controller kan je hier een belangrijke rol in spelen. Zorg er in ieder geval voor dat de organisatie aandacht heeft voor deze valkuilen van een BI-project zodat je er niet intrapt. Wij hebben ze al eens ervaren en we helpen je graag om het te voorkomen.
Zijn deze valkuilen allang bekend bij jou en ben jij een ware BI-goeroe? Durf jij het aan om jouw kennis van business intelligence onder de loep te leggen en jezelf te meten met je vakgenoten? Meld je dan gratis aan voor de Business Intelligence-scan (t.w.v. €250 excl. btw) van Businesscontroller.nu.