Onze opdrachtgever is een toonaangevend en internationaal ingenieursbureau in het topsegment van de markt. Zij ontwerpen en ontwikkelen een verscheidenheid aan mobiele units en schepen voor de offshore-industrie. Daarnaast verzorgen zij het projectmanagement en leveren zij de benodigde materialen.
TriFinance heeft een uitgebreide ervaring om digitalisering van facturatie zo snel en zorgvuldig mogelijk te implementeren aan de hand van onze vooraf gedefinieerde 10-fase methodiek, in combinatie met een key-user team om zo de volledige organisatie te betrekken in het verandertraject. Via onze “handen-uit-de-mouwen” benadering en zeer pragmatische aanpak levert TriFinance steeds maatwerk in samenwerking met opdrachtgevers.
Voor de start van het project bij de opdrachtgever, verloopt de facturatie aan klanten op een inefficiënte- en arbeidsintensieve manier met een lange doorlooptijd en de nodige risico’s op fouten. Kenmerkende woorden zijn; handmatig invoer, veel FTE, facturen die zoekraken, onduidelijke goedkeuringsflow, papieren archieven, veel correcties, etc. De directie, aangespoord door de accountant, vindt dat de bestaande kwaliteit van de administratieve functie niet past bij een organisatie die continue vooruitstrevende technologieën nastreeft. Tevens zijn de organisatorische risico’s, die gepaard gaan met deze werkwijze onwenselijk.
Samen met de opdrachtgever hebben we de volgende projectdoelen gedefinieerd:
“Mijn persoonlijke groei heb ik verder kunnen realiseren door gedegen inzicht te krijgen in de specifieke deelprocessen van een complex facturatieproces en hoe die zich tot elkaar verhouden. Samenwerking met de opdrachtgever was hierin de sleutel. Succes is om mensen, systemen en processen optimaal te laten samenwerken. Vanuit de theorie wist ik dat veranderen van processen gepaard gaat met weerstand. Met mijn mentor sprak ik mijn uitdagingen door en besloot ik de weerstanden op voorhand te accepteren als gegeven. Hierdoor kon ik er goed op inspelen zodat ook de andere betrokkenen de ‘nieuwe manier van werken’ uiteindelijk snel aanvaardden”, vertelt David Busby.
Met deze optimalisatie slag is onze facturatie doorlooptijd van enkele dagen naar enkele minuten teruggebracht.