Tijd en kostenbesparing dankzij e-facturatie

Onze opdrachtgever is een toonaangevend en internationaal ingenieursbureau in het topsegment van de markt. Zij ontwerpen en ontwikkelen een verscheidenheid aan mobiele units en schepen voor de offshore-industrie. Daarnaast verzorgen zij het projectmanagement en leveren zij de benodigde materialen.

TriFinance heeft een uitgebreide ervaring om digitalisering van facturatie zo snel en zorgvuldig mogelijk te implementeren aan de hand van onze vooraf gedefinieerde 10-fase methodiek, in combinatie met een key-user team om zo de volledige organisatie te betrekken in het verandertraject. Via onze “handen-uit-de-mouwen” benadering en zeer pragmatische aanpak levert TriFinance steeds maatwerk in samenwerking met opdrachtgevers.

Voor de start van het project bij de opdrachtgever, verloopt de facturatie aan klanten op een inefficiënte- en arbeidsintensieve manier met een lange doorlooptijd en de nodige risico’s op fouten. Kenmerkende woorden zijn; handmatig invoer, veel FTE, facturen die zoekraken, onduidelijke goedkeuringsflow, papieren archieven, veel correcties, etc. De directie, aangespoord door de accountant, vindt dat de bestaande kwaliteit van de administratieve functie niet past bij een organisatie die continue vooruitstrevende technologieën nastreeft. Tevens zijn de organisatorische risico’s, die gepaard gaan met deze werkwijze onwenselijk.

Samen met de opdrachtgever hebben we de volgende projectdoelen gedefinieerd:

• Factuurinformatie dient afkomstig te zijn uit een contractmanagementsysteem;
• Verwerking en versturen van facturen moeten uit het ERP-systeem worden gegenereerd;
• Het corrigeren van facturen mag alleen plaatsvinden door de factuur te crediteren en opnieuw te verwerken;
• Optimale inrichting van een digitale workflow waarbij een extra complexiteit de wisselende rollen binnen de autorisatiematrix zijn;
• Snel inzicht in voortgang en autorisatie van de workflow;
• Facturen moeten worden opgemaakt in pdf-formaat en direct digitaal gearchiveerd worden in het desbetreffende debiteurenarchief;
• De verwerking van de omzet mag alleen plaatsvinden na goedkeuring;
• Facturen moeten per e-mail, inclusief bijlage, wereldwijd kunnen worden verstuurd.

• Na twee maanden implementatie en één maand intensieve nazorg waren de volgende resultaten bereikt:
• De gemiddelde omloopsnelheid van facturatie verloopt zesmaal sneller en door de implementatie van een contractmanagementsysteem worden projecten voortaan tijdig en juist gefactureerd;
• Door de standaardisatie van de facturatie is het aantal fouten sterk gereduceerd en is de betaaltermijn in de eerste weken na implementatie gehalveerd;
• Dubbele invoer is geëlimineerd;
• Door digitale workflow is de autorisatieflow permanent traceerbaar en raken facturen niet meer zoek;
• Protocollen en autorisatie matrixen worden nageleefd waardoor juistheid en volledigheid van de facturatie en omzet is geborgd met een goedkeurende verklaring van de accountant tot gevolg;
• Na de optimalisatie heeft dit verandertraject structureel een tijdsbesparing opgeleverd van 2 FTE.

“Mijn persoonlijke groei heb ik verder kunnen realiseren door gedegen inzicht te krijgen in de specifieke deelprocessen van een complex facturatieproces en hoe die zich tot elkaar verhouden. Samenwerking met de opdrachtgever was hierin de sleutel. Succes is om mensen, systemen en processen optimaal te laten samenwerken. Vanuit de theorie wist ik dat veranderen van processen gepaard gaat met weerstand. Met mijn mentor sprak ik mijn uitdagingen door en besloot ik de weerstanden op voorhand te accepteren als gegeven. Hierdoor kon ik er goed op inspelen zodat ook de andere betrokkenen de ‘nieuwe manier van werken’ uiteindelijk snel aanvaardden”, vertelt David Busby.