To inzichten

article

Technologie helpt dubbele betalingen de wereld nog niet uit

Bewustzijn van valkuilen in eigen proces is essentieel

The author of this articleMaarten Pronk - Expert Manager
Dubbele betalingen traceren, incasseren en rapporteren. Ik heb er de afgelopen jaren heel wat tijd aan besteed. Vele malen kreeg ik de vraag of technologische vernieuwingen niet de ‘heilige graal’ zijn voor het uitbannen van dubbele betalingen. Het antwoord varieert - afhankelijk van wie reageert. Er zijn drie types antwoorders te onderscheiden: de onwetende, de finance professional en de softwareleverancier.

De onwetende

De onwetende, het woord zegt het zelf, is er zich niet van bewust dat vrijwel alle (middel)grote organisaties facturen dubbel betalen. Ik heb namelijk nog geen organisatie ontmoet waarbij dit niet het geval is. Dubbele betalingen kom je overal tegen. De onwetende - bijvoorbeeld een inkoper, een supply chain manager, een applicatiebeheerder - reageert verbaasd en begrijpt niet hoe het kan dat een organisatie facturen dubbel betaalt. Dat is fraude en schandalig van de leverancier, zie je hem of haar denken. Maar in nog geen procent van de situaties kan worden aangetoond dat er sprake is van opzet. Het is vooral de klant en niet de leverancier die aan de basis staat van de dubbele betaling.

De finance professional

De finance professional antwoordt anders. Hij geeft eerlijk toe dat ook zijn organisatie niet vrij is van dubbele betalingen, maar voegt er in één adem en zelfverzekerd aan toe dat er meerdere initiatieven in de pijplijn zitten om daar een einde aan te maken. Daarvoor verwijst hij vooral naar de softwareleverancier, die hem heeft verzekerd de oplossing te hebben. Onwetend is de finance professional niet meer, die is al jaren van het toneel verdwenen. Maar heeft zijn opvolger, die zijn heil zoekt bij de technologie, het bij het rechte eind?

De softwareleverancier

De softwareleverancier gelooft rotsvast in de technologie als middel tegen alle moeilijkheden. Maar is dat terecht? Hoe dan ook, de IT’er zweert bij het uitschakelen van de factor ‘mens’. Bovendien meent hij dat dubbele betalingen niet meer mogelijk zouden mogen zijn. Uiteraard, mits de technologische oplossing correct is toegepast, voegt hij eraan toe.

De realiteit is genuanceerder en ook elektronische facturatie blijkt in de praktijk niet waterdicht. De softwareleverancier heeft gelijk wanneer hij vertelt dat het tweemaal verwerken van een inkoopfactuur op hetzelfde crediteurennummer met gebruik van hetzelfde externe factuurnummer vrijwel onmogelijk is. En toch betalen alle (middel)grote organisaties met regelmaat dubbel. Niet voor niets hebben aanbieders van boekhoudsoftware, workflow pakketten en gerelateerde software, aanvullende controles ingebouwd om dubbele verwerking van een factuur te voorkomen.

Je kan er zo goed als gif op innemen dat de technologie ooit een middel zal verschaffen om het risico van te veel betalen helemaal te voorkomen. We hoeven maar te kijken naar de enorme stappen die de jongste jaren zijn gedaan. Die hebben de oorzaak veranderd waardoor organisaties dubbel betalen. Ooit was de dubbele betaling vaak zichtbaar doordat het woord ‘kopie’ op een van de twee verwerkte facturen stond. Dat zien we al een tijd niet meer. In de plaats daarvan kwam het fout gelopen samenspel tussen leverancier, inkoper en technologie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gevolgen van te laat betalen, het niet vermelden van relevante factuurinformatie en de onjuiste herkenning van de factuur.

Fout moeilijker te vinden

De verandering van de oorzaak zorgt ervoor dat de fout moeilijker te vinden is. Dat verhoogt het belang van het consistent toepassen van de three-way-match. Twee keer betalen voor dezelfde levering is theoretisch gezien onmogelijk wanneer consequent de volgende drie stappen in het proces 100 procent matchen: de nauwkeurige registratie van wat is gekocht, via de inkooporder; de ontvangst of leveringsbevestiging; de factuur.

Een goede relatie met je leveranciers is in die context belangrijk. De kans is groot dat zij je bij dubbele betaling helpen je fout te herstellen. Overigens spreken we beter over ‘onverschuldigde betaling’. Dubbel betalen is namelijk niet de enige manier waarop organisaties te veel geld afdragen aan leveranciers. Waarom betalen je leveranciers niet terug? Hebben ze niet door dat je te veel betaalde? Kunnen ze dat geld goed gebruiken omdat je soms te laat betaalt? Het is meer dan ooit van groot belang om de samenwerking tussen de betrokkenen goed op touw te zetten. Weten in welke mate je leveranciers hun administratieve financiële processen onder controle hebben, is al even essentieel.

Het aantal dubbel betaalde facturen neemt misschien wel af, maar krijg je niet te veel gefactureerd? En hoe beheers je dat wanneer een volledige three-way-match niet mogelijk is? Door de verschuiving van de oorzaak van onverschuldigde betalingen wordt het belang steeds groter van een correct samenspel tussen de onwetende, de finance professional en de softwareleverancier.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Maarten Pronk, via mail maarten.pronk@trifinance.nl of via telefoonnummer +31 6 30 47 25 26.

Our other sites

The author of this articleMaarten Pronk - Expert Manager

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences