article

Sneller financieel afsluiten begint bij bewustwording en inzicht

The author of this articleLeon Harinck - Blue Chip Boutique Leader
Streven naar een snelle, tijdige en accurate afsluiting wil elke organisatie wel. Maar hoe kun je dit voor jouw organisatie regelen?

Belangrijke trends

Er zijn een aantal belangrijke trends gaande op dit vakgebied. Denk bijvoorbeeld aan de verandering van de traditionele finance rol. Papieren documenten worden steeds vaker vervangen door digitale documenten. Dit vereist van medewerkers meer digitale vaardigheden en omgaan met andere software oplossingen dan bij papieren verwerking. Daarnaast nemen data hoeveelheden enorm toe. De benodigde kennis van systemen, maar ook van dataverwerking worden hierdoor steeds belangrijker. Hoe meer data je kunt verwerken, hoe beter de uiteindelijke inzichten zijn.

Ook zien we dat flexibiliteit steeds belangrijker wordt. Zeker gezien de huidige marktomstandigheden moeten organisaties in staat zijn om snel te kunnen veranderen of in te spelen op veranderingen. Als laatste, zien we dat snelle en kwalitatieve inzichten voor het management noodzakelijk zijn. Deze dienen als efficiënte en effectieve ondersteuning van management beslissingen. Daarmee is de cirkel rond en komen we weer uit bij het snelle, kwalitatieve afsluitingsproces.        

Wie moeten betrokken zijn?

Om een goed en beheerst afsluitingsproces in de organisatie te bewerkstelligen, dien je de volgende medewerkers te betrekken:

  • De accounting afdeling waar de subadministraties debiteuren/crediteuren, het grootboek, de leasing administratie en/of omzet administratie de eerste fase van het afsluitingsproces beheersen;
  • De entiteiten administraties gesloten, waarbij de intercompany reconsonsiliatie, account specificaties en reconciliaties, waarna de afsluitende boekingen voor de entiteit worden gemaakt;
  • De holding administratie, waarbij de consolidatie een belangrijke onderdeel is van de afsluiting, de analyse en interpretatie van de informatie, alsook het publicatie management.     

Mensen, processen en systemen

In veel managementmodellen wordt aangegeven dat bij verandertrajecten een goede analyse van mensen, processen, en systemen tot resultaat leiden. Dat is bij een afsluitingsproces niet anders. Om dit snel en gestroomlijnd te laten verlopen, dien je ook op het vlak van mensen, systemen en processen goed te onderzoeken welke factoren een belemmerende rol kunnen spelen. Hierbij valt te denken aan:

Mensen
Door gebrek aan kennis bij het finance team, te hoge werkdruk en/of veel overwerk, onvoldoende motivatie of  onduidelijke verantwoordelijkheden kan de menselijke factor een bottleneck vormen. Hierdoor neemt de betrokkenheid neemt af en verminderd het verantwoordelijksgevoel.  

Processen
Het zijn vaak de handmatige acties die gevoelig zijn voor fouten, overmatig gebruik van spreadsheets, onvoldoende bewustzijn van het procesmanagement bij de medewerkers en onduidelijke procedures en richtlijnen die zorgen voor dat het afsluitingsproces niet optimaal verloopt. Het gevolg is dan ook: een lange close periode,  hoge kosten voor de afsluiting, geen tijd meer over om te analyseren, reactieve besluitvorming over financiële inhoud en proces en te laat opgeleverde correctieboekingen.  

Systemen
Vaak leiden systemen voor intercompany reconciliations, koersverschillen of het haperen en/of falen van de software tooling of ontbrekende systeemkoppelingen, onduidelijke controles van de audit trail en te intensief gebruik van Excel tot vertraging. Ook komt het vaak voor dat de datakwaliteit onvoldoende is. Dataconsistentie die van onvoldoende kwaliteit is, zorgt voor een te lage kwaliteit van de managementinformatie, onnodige extra data checks die uitgevoerd dienen te worden en inefficiënt werkkapitaalbeheer.

Een efficiënte aanpak

Voor een efficiënte aanpak en een optimaal afsluitingsproces is gebruik van juiste technologie (software) een vereiste. Hierdoor kun je:

  • Betere integratie van operationele- en financiële systemen bewerkstelligen. Software kan de data uit verschillende bronsystemen koppelen, eenduidig weergeven en verwerken;
  • Het aantal handmatige journaalboekingen verminderen. Door middel van software kun je via standaard voorgedefinieerde boekingen de foutkansen verminderen;
  • De voortgang van het afsluitingsproces continu monitoren. Middels een dashboard wordt de status weergegeven van elk deelproces in het afsluitingsproces;
  • Directe toegang hebben tot de verantwoordelijke in het proces. Je weet precies wie tot waar in het proces is gevorderd. Het dashboard geeft inzicht in welke medewerker welke verantwoordelijkheid of rol in het afsluitingsproces heeft;
  • Wijzigingen en acties goed bijhouden. Een audit trail of logboek van alle transacties wordt geautomatiseerd bijgehouden. Dit vergemakkelijkt de audit en de controle op de bron van de transactie;
  • Meer tijd besteden aan het analyseren van periodecijfers en het vergelijken hiervan met de budgetten en forecasts. Een grondige analyse verbetert de kwaliteit van de cijfers;
  • De ontwikkeling van de business beter zichtbaar maken waardoor het management tijdig kan bijsturen;
  • Het werk voor de finance collega's leuker maken. Ze houden nu meer tijd over om samen met de business partners analyses te maken in plaats van louter en alleen het verwerken van  data;
  • Data toegankelijk maken en accuraat houden, waardoor je een snelle en efficiënte response kan geven op vragen.

Blijf streven naar verdere optimalisatie

Om het proces beter en sneller af te kunnen sluiten is bewustwording een eerste stap. De mogelijkheid signaleren om een versnelling en/of verbetering te realiseren. Daarna je eerste inzichten krijgen door je huidige situatie te analyseren en daarna door te kijken naar de periodecijfers, de processen en de forecast. Beoordeel daarna of medewerkers die een rol hebben binnen het afsluitingsproces binnen je organisatie, voldoende kunnen helpen de processen te optimaliseren of dat ze nog training nodig hebben. Door het afsluitingsproces verder te verbeteren kunnen medewerkers in je organisatie zich richten op andere werkzaamheden, bijvoorbeeld het diepgaander analyseren van de resultaten en komen tot nieuwe relevant inzichten voor de bedrijfsvoering. Door dit als ongoing process binnen je organisatie te integreren kun je continu blijven streven naar verdere optimalisatie. 

Our other sites

The author of this articleLeon Harinck - Blue Chip Boutique Leader

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences