reference-case

"Project Consultant heeft heel team achter zich."

The author of this articleRoald de Leest - Project Consultant
Het Nederlandse octrooibureau ‘EP&C Patent Attorneys’ moderniseert zijn administratie. Drie Project Consultants van de Blue Chip Boutique Transition & Support (T&S) Amsterdam helpen daarbij. “Bij TriFinance huur je niet enkel consultants maar een heel team”, benadrukt een tevreden Marlies Mulders, de adjunct-directeur van EP&C.

Project Consultant Roald de Leest werkt sinds september vorig jaar voor TriFinance en begon meteen bij het octrooibureau. Als financieel analist en controller deed hij al veel aan procesoptimalisatie. “EP&C verwerkte de facturen nog op papier. De digitalisering van dat proces en de verbetering van de rapportering drongen zich op”, vertelt Roald, die ruim een half jaar bij EP&C aan de slag was.

Mentor

Projectmanagement was nieuw voor mij en gelukkig kon ik een beroep doen op mijn mentor: David (red. David Busby, Expert Manager van de Blue Chip Boutique FMS ‘Financial Management Services’). De combinatie van mijn kennis over financiële processen en Davids ervaring met projectmanagement deed EP&C voor ons kiezen.” Het hielp natuurlijk ook dat het octrooibureau ons al goed kende. Dat kon moeilijk anders, want de adjunct-directeur van EP&C, Marlies Mulders, is een oudgediende van TriFinance. Ze bleef bij het octrooibureau na de projecten die ze er voor onze organisatie deed.

Een nog belangrijkere troef is dat TriFinance en EP&C er beide van uitgaan dat hoe beter ze de klant kennen, hoe waardevoller ze die kunnen helpen. Daarom steken beide organisaties veel tijd in het begrijpen van wat de klant precies wil en nodig heeft. Luisteren is belangrijk alsook het samen met de klant, in cocreatie, zoeken naar de beste oplossing die past in het bredere kader van de organisatie.

Roald was verantwoordelijk voor de selectie van de leveranciers en de implementatie van de nieuwe tool voor digitalisering van de facturen. Daarbovenop maakte hij een nieuwe rekeningschema voor de Nederlandse tak van EP&C. Hij werkte ook mee aan de optimalisering van de administratie van de Belgische tak van het octrooibureau. “Het ging om het versimpelen van de structuur van het grootboek, dat werd geconsolideerd en geconformeerd aan de Belgische regels”, verduidelijkt Roald.

Debiteurenbeheer

Tijdens een mentoring overleg kwamen David en Roald tot de conclusie dat er meer mogelijkheden tot modernisering bij EP&C waren. Ook het debiteurenbeheer gebeurde grotendeels handmatig en een werknemer die de betalingen moest opvolgen, was vertrokken. Die situatie was uiteraard niet bevorderlijk voor de inning van het geld. EP&C ging akkoord dat Project Consultant Adriana Botman de kwestie zou bekijken en de outsourcing van het debiteurenbeheer zou voorbereiden.

Adriana studeerde in 2018 af aan de Universiteit van Amsterdam en begon als trainee bij TriFinance, haar eerste werkgever. Ze mag dan al, gezien haar studie, deskundig zijn in accountancy en controlling, de projecten die ze tot nog toe deed, hadden vooral met data en technologie te maken. “Toen ik bij TriFinance begon, vertelde ik Tjeerd (red. Tjeerd de Weerd, destijds Leader van de Blue Chip Boutiques T&S Amsterdam en Rotterdam) over mijn vrees vast te zitten in een bepaalde richting indien ik te snel zou kiezen. Hij stelde me gerust en stipte aan dat ervaring opbouwen altijd waardevol is ook al wil je daarna van richting veranderen.” Adriana is blij met het parcours dat ze tot nog toe heeft doorlopen en benadrukt dat ze een opleiding volgt rond budgettering.

Testen en refreshen

“EP&C had twee systemen voor data over debiteuren en geen van beide was leidend. Ik heb de datavervuiling in kaart gebracht en het geheel opgeschoond. Het dashboard dat ik maakte, moet het de accountmanagers gemakkelijker maken zoveel mogelijk geld op te halen.” De coronacrisis bemoeilijkte Adriana’s werk: “Het hele proces van testen en refreshen, verloopt gemakkelijker wanneer je met de betrokkenen fysiek in dezelfde ruimte bent. Nou goed, het is ons gelukt en alles is op tijd afgeleverd. Dat ik steeds beroep kon doen op mijn mentor: Maarten (red. Maarten Pronk van de Blue Chip Boutique Financial Management Services (FMS) en specialist in de tracering van dubbele betalingen), heeft daar zeker toe bijgedragen.”

Procesoptimalisatie

Project Consultant Tjarko Tadema heeft een achtergrond als finance manager en analist. “Ik ben twee jaar geleden bij TriFinance gestart omdat ik projectmatig aan de slag wou.” Tjarko legt uit dat het verlengen van octrooien een administratief en complex proces is, doordat je met veel verschillende landen en regelgeving werkt. “Bij EP&C hebben ze daar een aparte afdeling voor en ik werkte aan de optimalisering van haar werkmethodes. Hierbij is ook gekeken om het werk over te dragen aan een externe partner. Met dat laatste zijn we volop bezig.”

Procesoptimalisatie is bekend terrein voor Tjarko. “Een business case uitwerken en uitgevoerd krijgen, daar had ik wat minder ervaring mee. Je moet schakelen met verschillende stakeholders en dat vertalen naar een herkenbaar advies waar de organisatie wat mee kan. Het gevoel dat je het verschil kan maken en David als mentor hebben, zijn ontegensprekelijk pluspunten.”

Voor David is het project bij EP&C de gelegenheid om zijn rol als Expert Manager verder uit te diepen. “Ik bepaal mee de strategische keuzes en bracht Roald en Tjarko binnen en buiten onze organisatie in contact met de mensen die hen ook kunnen helpen hun taak succesvol te volbrengen. Ons project bij EP&C toont goed aan hoe we werken, in dit geval rond het optimaliseren en digitaliseren van bedrijfsprocessen. We horen de vraag van de klant aan en ontwikkelen een custom made oplossing. Samen - klant, Project Consultant
en BaseCamp van TriFinance - zoeken we naar de beste oplossing, die we helpen implementeren.”

Ook de adjunct-directeur van EP&C, Marlies Mulders, beklemtoont het belang van mentorschap. “Project Consultants die de kans krijgen bij te leren, gaan net iets verder en daar profiteer je als klant van. Roald was niet bekend met de selectie van een tool, maar David wel. Dat was prima. Ik moest me niet bezighouden met begeleiding. Bovendien heeft zo’n mentor een overkoepelende blik. Het idee om ons debiteurenbeheer uit te besteden, kwam van David en paste naadloos bij wat we nodig hadden. Adriana bereidde dat voor en we kregen er van haar zomaar een dashboard bovenop die we nog weken hebben gebruikt. Ik wist niet eens dat ze dat kon.”

“TriFinance speelt resoluut in op de werknemersmotivatie. Op het zich kunnen ontwikkelen door zinvol werk te verrichten. Ik heb dat succesrijke recept nu ook als klant mogen smaken. Bovendien weten jullie Project Consultants indien nodig steeds collega’s te vinden. De bereidheid om elkaar te helpen is heel groot bij TriFinance. Voeg er de flexibiliteit van de organisatie aan toe en de dienstverlenende instelling van haar Business Managers, die meedenken om een uitdaging tot een goed einde te brengen, en het beeld is compleet”, steekt Marlies Mulders de loftrompet.

TriMagazine

Dit artikel is verschenen in TriMagazine, ons jaarlijkse magazine voor kandidaten, klanten en medewerkers. Wil jij de meest recente editie ontvangen en bijvoorbeeld meer lezen over de loopbaanmogelijkheden en uitdagende projecten van onze project consultants? Vraag dan hieronder jouw exemplaar aan.*

*zolang de voorraad strekt

Our other sites

The author of this articleRoald de Leest - Project Consultant

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences