Digitalisering verandert de debiteurenadministratie

Computersoftware, Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (AI) kunnen in principe alle handmatige handelingen in een debiteurenadministratie overnemen. Credit Controllers worden verlost van data entry, versturen van brieven, afletteren van bankgegevens, opstellen van journaalposten, maandelijks bouwen van rapportages, plannen van financiële afspraken, en ga zo maar door.

De verlossing van al dat repetitieve en handmatige werk, maakt tijd vrij om beter te kunnen zorgen voor een continue cashflow, de tijdige ontvangst van betalingen en voor de naleving van afspraken. Credit Controllers bewaken de kredietlimieten en zijn de eerste contactpersoon met de klant nadat de factuur is verstuurd. Ze schakelen een incassobureau of deurwaarder in wanneer de betalingen uitblijven. Al die aspecten helpen de balans te vinden tussen de optimalisering van het werkkapitaal en de verbetering van de cashflow. En Credit Controllers hebben een zeer belangrijke - maar soms onderschatte - rol te spelen in het hoog houden van de reputatie van het bedrijf en in het optimaal houden van de relatie met de klanten.

Die werkzaamheden komen in het gedrang wanneer routine- en handmatige taken veel tijd en energie vragen. De digitalisering verhelpt dat en elimineert twee valkuilen:

• controllers die zich enkel op de grotere accounts focussen, en het extra aannemen van een collega. De eerste valkuil doet kleinere accounts met lagere openstaande bedragen vergeten. In een grotere organisatie gaat het al snel over honderden unieke accounts, waarvan het totaal aan openstaande rekeningen veel geld vertegenwoordigt.
• De tweede valkuil: het werven van een bijkomende controller, leidt tot een nieuwe verdeling van accounts, wat wisselende resultaten oplevert, zowel intern als voor de klanten.

Er is een betere oplossing: een Credit Management Tool gebruiken. Er bestaan meerdere zulke tools. Software-leveranciers hebben elk hun visie en missie, maar er zijn overeenkomsten. Alle zijn ze in staat om geautomatiseerd:

• aanmaningen te versturen per email of post;
• belacties te definiëren en Credit Controllers taakgericht aan te sturen;
• dossiers per debiteur op te bouwen;
• klachten en claims te registeren en actief te monitoren;
• kredietlimieten te registeren en actief te beheren met koppelingen van welbekende krediet services;
• realtime-rapporteringen en dashboards te presenteren op klant- en totaalniveau.

De Credit Management software-developers onderscheiden zich van elkaar door onder andere:

• alleen te focussen op debiteurenbeheer in combinatie met kredietlimieten;
• meerdere Order-to-Cash processen rond debiteurenbeheer te koppelen aan Credit Management tools zoals: automatisch afletteren van bankboekingen, kredietverzekering, dossiervorming voor incassobureaus, e-facturatie, contract management;
• naast debiteurenbeheer, de kennis en capaciteit in huis hebben om dat beheer gedeeltelijk of volledig te outsourcen. Dat vergroot de capaciteit op de achtergrond. Alles gebeurt binnen dezelfde softwareomgeving van de gebruiker. Zo ziet die altijd wat er gebeurt en kan hij ingrijpen;
• processen door middel van RPA taken en handelingen - zoals het versturen van herinnering- en rekeningoverzicht e-mails - volautomatisch uitvoeren wanneer betalingstermijnen zijn verstreken.

Naast die onderscheiden visies zijn er grote verschillen in de oorsprong van de software.

• Sommige softwareontwikkelaars ontwikkelden software op basis van de jongste cloud-technologie (SAAS). Ze zijn daarmee altijd up-to-date en plug-and-play. Dat maakt kortere implementatietijden mogelijk en levert prijsvoordelen op;
• Anderen gebruiken intensief hun zelf ontwikkelde software. Ze blijven in ontwikkeling en achter de schermen verbeteren ze functionaliteiten;
• Op basis van een verouderde on-premise technologie - geïnstalleerde software op de server van de eindgebruiker - hebben leveranciers een SAAS oplossing ontworpen. Alleen hanteren ze daarbij de verouderde implementatiemethoden en prijzen.
• Een vierde soort leveranciers ontwikkelt zelf geen software, maar ‘koppelt’ bestaande software aan elkaar door middel van diverse API’s - Application Programming Interface. Dat zorgt voor een grote diversiteit aan functies en mogelijkheden. Wel kunnen er zich complicaties voordoen wanneer er processen veranderen, systemen verouderen of updaten.

Elke Credit Management software kan met alle gangbare ERP software werken. Hij heeft genoeg aan de stamgegevens van de debiteuren en een openstaande postenlijst. Elke Credit Management software kan die parameters updaten. Indien dat achter de schermen is geautomatiseerd dankzij een API of een CSV/TXT bestand, beschikt de Credit Controller over de meest actuele gegevens. Een bijkomend voordeel is dat ook dashboards en rapporten actueel blijven. Daardoor beheerst de controller zijn debiteurenbestand en zijn cashflow.

De credit-controller kan zich door zich goed te verdiepen in de markt voor Credit Management Tooling de kwaliteit en effectiviteit van zijn eigen werkzaamheden fors vergroten door gebruik te maken van de juiste software.Kortom: Meer rendement en meer aandacht voor uw klant met minder effort.