To inzichten

article

De wereld gaat over op e-invoicing en Nederland blijft achter

The author of this articleMaarten Pronk - Expert Manager
De economische voordelen van e-invoicing zijn inmiddels wereldwijd bekend. Maar de sterk verschillende wet- en regelgeving per land maakt internationaal zaken doen complex. In sommige landen is e-invoicing verplicht terwijl dit in andere landen tot voor kort nog verboden was. Om e-invoicing goed in te kunnen zetten is daarom afstemming tussen regering, belastingautoriteiten en het bedrijfsleven een vereiste. Vooralsnog zijn de verschillen in aanpak per land erg groot. Denk bijvoorbeeld aan het verplicht gebruik van bepaalde software, digitale handtekeningen, verschillende factuur standaarden en bijvoorbeeld restricties bij het archiveren.

In Nederland worden al meer dan 10 jaar initiatieven ondernomen om e-invoicing op een hoger niveau te krijgen. Het in de beginfase uitblijven van een eenduidig XML-format (e-invoice standaard) en de overheid die nagenoeg geen verplichtingen heeft opgelegd, heeft er mede voor gezorgd dat het bedrijfsleven in de loop der jaren eigen oplossingen en branchespecifieke toepassingen hebben ontwikkeld. Hoe weet je welke ontwikkelingen en regelgeving voor jouw organisatie van belang zijn en hoe zorg je dat je goed voorbereid bent op de snel digitaliserende wereld om ons heen?

BV Nederland neemt genoegen met factuur in pdf-formaat

Naar schatting worden wereldwijd jaarlijks in totaal 550 miljard facturen verzonden. Verwacht wordt dat dit aantal zal verviervoudigen richting 2035. In 2019 zijn bij benadering 55 miljard facturen (10% van totaal) op een digitale wijze verzonden, aldus onderzoeksbureau Billentis.

En Nederland lijkt met een e-invoicing percentage van 14% (2018, bron: cbs.nl) daarbij bovengemiddeld te scoren. Echter, de stijging van het percentage verloopt traag ten opzichte van veel andere landen. Dit e-invoicing percentage blijkt zeer branchespecifiek: zo is het percentage in de gezondheidszorg gestegen met 41%, in de horeca ‘slechts’ met 8%.

Hoewel tussen 2017 en 2018 het aandeel e-facturen in Nederland van 8% naar 14% is gestegen, blijkt - bij ongewijzigde omstandigheden - een extreme stijging voor de komende jaren onrealistisch gezien het feit dat:

  • Veel grote organisaties eigen facturatie oplossingen hebben ingericht (EDI, portals, gesloten netwerken);
  • Veel organisaties voorlopig genoegen nemen met het versturen van (pdf) facturen per e-mail in plaats van op papier en per post;
  • E-invoicing niet 100% verplicht is gesteld in Nederland.

E-invoicing omdat het verplicht is of omdat iedereen het doet

Sinds enkele jaren zijn er landen waar alle facturen als e-invoice worden verzonden. Deze landen, veelal in Latijns Amerika, zijn inmiddels zo ver gedigitaliseerd dat bijvoorbeeld ook loonstroken en inkooporders standaard via het digitale kanaal worden uitgewisseld. Andere landen met een hoge adoptie op het gebied van e-invoicing zijn veelal te vinden in Latijns Amerika, Azië, Noord-, Oost- en Zuid Europa.

Om tot een hoog percentage e-invoicing te komen, worden simpel gesteld twee verschillende aanpakken toegepast. Enerzijds door het verplicht stellen van e-invoicing welke vrijwel altijd geïnitieerd wordt vanuit de controle op belastingafdracht of anderzijds gestimuleerd vanuit de overheid en gedreven vanuit de verhoogde kwaliteit en kostenreductie voor het bedrijfsleven.

Reeds 39 landen hebben e-invoicing deels of volledig verplicht gesteld. Hierbij wordt veelal onderscheid gemaakt voor facturatie aan de overheid (B2G), aan bedrijven (B2B) en consumenten (B2C). De aanpak in elk land is anders. Zo zijn er soms uitzonderingen voor bedrijven die niet fysiek gevestigd zijn in het betreffende land of daar relatief weinig omzet hebben. Hiernaast hebben nog elf landen concrete aankondigingen gedaan omtrent het verplicht stellen van e-invoicing.

Clearance model

Het 100% verplicht stellen van e-invoicing is met name in Latijns Amerika ontstaan waarbij alle facturen eerst naar de belastingautoriteit moet worden verzonden voordat deze aan de klant mag worden verzonden. Deze aanpak noemt men het “clearance model” en is inmiddels ook op de andere continenten terug te vinden. Het niet naleven van deze één op één communicatie met de belastingautoriteit kan resulteren in extreme boetes of zelfs sluiting van het bedrijf.

Ook het clearance model kent meerdere varianten. Zo is men bijvoorbeeld verplicht om bepaalde portals of software te gebruiken en soms is de eigen software toereikend. De software oplossingen zijn soms grensoverschrijdend, soms landspecifiek.

De landen die voor dit model hebben gekozen, doen dit zonder uitzondering ter bevordering van het incasseren van belasting. Zo heeft Brazilië, koploper en early adopter op gebied van e-invoicing, de belastinginkomsten met $ 58 miljard zien toenemen en zowel Chili, Colombia en Mexico hebben het geschatte belasting verlies met 50% weten te reduceren.

Post-auditmodel

Naast het strenge clearance model waarbij iedere factuur eerst of realtime met de belastingautoriteit wordt gedeeld, hebben inmiddels diverse landen gekozen voor het (deels) verplicht stellen van e-invoicing. Deze “stimulatie tot digitalisatie” gaat vaak via specifieke regelgeving, zoals bijvoorbeeld het wettelijk gelijk stellen van een e-invoice en papieren factuur en de archivering van deze documenten.

Naast “stimulering” via wetgeving hebben meerdere landen e-invoicing gestimuleerd door hun eigen e-invoicing netwerken aan elkaar te koppelen, veelal via het Europese e-invoicing netwerk, Peppol, dat afgekort staat voor ‘Pan-European Public Procurement OnLine’. Inmiddels hebben ook niet Europese landen als Singapore en Nieuw-Zeeland hun e-invoicing netwerk aangesloten op Peppol. Wereldwijd kiezen steeds meer landen voor deze aanpak zodat Peppol nu in meer dan dertig landen in gebruik is. Voor veel van deze landen geldt het zogenaamde “post audit model” waarbij organisaties op verzoek moeten kunnen aantonen dat de e-facturen authentiek zijn en in lijn met de betreffende periodieke belastingaangifte.

Grote verschillen in aanpak per land

Daar waar Nederland voor een relatief voorzichtige stimulerende aanpak heeft gekozen, kiezen andere landen voor zeer strikte wetgeving. Zowel binnen als buiten Europa zijn grote verschillen met betrekking tot e-invoicing, geen land is gelijk. Denk hierbij aan verschillen in:

  • Wetgeving en verplicht e-invoicing;
  • E-invoicing platform(s);
  • E-invoicing standaarden (verschillende XML formats);
  • Keuzevrijheid software leveranciers;
  • Digitale handtekeningen;
  • Boetes en restricties;
  • Archivering en bewaartermijn.

Er zijn wereldwijd enkele software leveranciers die ervaring hebben met veel van deze aspecten, over de verschillende landen heen. Deze software ontwikkelaars werken vaak samen met diverse partijen om de ontwikkelingen te volgen. Zodoende spelen ze slim in op de onduidelijkheid die er heerst met betrekking tot regelgeving in een bepaald land. Toch blijft het moeizaam om al deze verschillen en toekomstige ontwikkelingen te overzien en de betreffende softwareleverancier als enige adviseur in te zetten. De financiële gevolgen van het aanhouden van een verkeerde implementatie tijdlijn kunnen immers enorm zijn.

E-invoicing roadmap is essentieel

Voor een Nederlandse organisatie die voornamelijk binnen eigen land handelt met consumenten of andere bedrijven is onmiddellijke actie niet vereist. Hoewel de overheid steeds strenger wordt met het verplicht ontvangen van e-invoices lijkt een algehele verplichting (B2G/B2B/B2C), zoals bijvoorbeeld in Italië of Hongarije, op korte termijn niet realistisch. ‘Start nu met e-invoicing’ luidt het advies voor organisaties die hun processen graag in hun eigen tempo willen optimaliseren en verder vooruit willen kijken.

Voor organisaties die internationaal georiënteerd zijn, is dit hét moment om een e-invoicing planning op te stellen. Afhankelijk van de betreffende landen, het type klanten (wel of geen overheid) en de bestaande systeemomgeving dient een agenda opgesteld te worden van urgente en minder urgente acties omtrent e-invoicing.

Het volledig verplicht e-invoicing beperkt zich niet tot Latijns Amerika of Azië. Naast eerder genoemde landen zoals Italië en Hongarije staan het (deels) verplicht stellen van e-invoicing in Duitsland, Polen, Griekenland, Frankrijk, Servië, Spanje en Albanië op de agenda voor 2020 en 2021.

Het opstellen van een zogenaamde ‘roadmap’ zorgt ervoor dat uw organisatie de voordelen van een volledig digitaal proces kan benutten en voorkomt dat dit een zorg wordt voor de directie.. Daarnaast zorgt het opstellen van een e-invoicing roadmap voor gemoedsrust bij de verantwoordelijke voor Finance, IT, legal en Tax.

Breng orde in de wereld van e-invoicing!

Internationaal e-invoicing is helaas geen knop die aan of uitgezet kan worden. Het is van belang om goed voorbereid zijn en zodoende boetes, handelsrestricties of zelfs sluiting van locaties te voorkomen. Zonder plan is het risico op een achterstand op de concurrentie mét plan immers groot.

TriFinance heeft kennis en ervaring met e-invoicing in meer dan 75 landen wereldwijd. Vanuit deze software onafhankelijke expertise helpen wij nationale en internationale organisaties om hun e-invoicing agenda uit te balanceren.

Op basis van uw bedrijfsmodel en internationale aanwezigheid helpen wij u bij het opstellen van een stappenplan (roadmap) met daarin een passende aanpak per land. Hierbij houden wij rekening met alle reeds genoemde omstandigheden, volledig afgestemd op uw organisatie. TriFinance zorgt er voor dat deze e-invoicing roadmap actueel blijft gedurende de verdere uitrol van e-invoicing voor uw organisatie.

Wij zorgen er voor dat de ambities van uw organisatie niet worden afgeremd door verplichtingen omtrent e-invoicing. Wilt u weten hoe wij uw organisatie hierbij kunnen helpen? Neem voor meer informatie contact op met Maarten Pronk: maarten.pronk@trifinance.nl of per telefoon +31 20 58 00 330.

Our other sites

The author of this articleMaarten Pronk - Expert Manager

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences