article

De vergeten schakel in werkkapitaalbeheer

The author of this articleMenno Jansen - Project Consultant
Als controllers hebben wij een belangrijke rol in onze organisatie om liquiditeitsbehoefte te managen. Controllers zullen over het algemeen alles doen om tijdig en juist de risico's van hun onderneming in te schatten en die maatregelen nemen die liquiditeitsproblemen voorkomen. Velen van ons ervaren het als een persoonlijke verantwoordelijkheid om de cash targets te halen, maar is dat wel reëel? Liggen de processen wel allemaal in de directe beïnvloedingssfeer voor jou als controller of moet je andere afdelingen beïnvloeden om tijdig de juiste acties te ondernemen? Waarom wil je het werkkapitaal binnen jouw verantwoordelijkheidsgebied en de Cash Conversion Cycle (CCC) ook alweer verbeteren?

Voorkom ingrijpen vanuit de bank

Positief geredeneerd wil je de CCC verbeteren om geld te kunnen investeren in productontwikkeling, acquisities en het ontwikkelen van medewerkers. Dat geld kun je lenen, maar het is vaak goedkoper en verstandiger om gebruik te maken van de financiële middelen die intern beschikbaar zijn. Soms zijn deze zo beperkt aanwezig dat alle aandacht gaat naar het vermijden van liquiditeitsproblemen. Elke ondernemer weet dat je niet failliet gaat aan negatieve resultaten, maar wel aan een gebrek aan liquide middelen (cash). Het omzetten van werkkapitaal naar geld (Convert-2-Cash) is hiervoor cruciaal. Door goed werkkapitaalbeheer kan je minder afhankelijk worden van banken en de bijbehorende bankconvenanten. Hierdoor behoud je als bestuurder of ondernemer de ruimte en vrijheid om te investeren in je bedrijf.

Meer over het verbeteren van de CCC lees je in het artikel over de aanpak van werkkapitaalmanagement en het artikel met zeven praktische tips om het werkkapitaal te verbeteren. Naast de inhoud van de CCC  is het ook zinvol om na te gaan waar je als controller direct of indirect invloed op hebt om het werkkapitaal duurzaam te verbeteren.

Direct of indirect beïnvloedbaar

Met direct of indirect beïnvloedbaar op gebied van werkkapitaal bedoelen we dat je als controller zelf een actie kan ondernemen om het werkkapitaal te beïnvloeden, maar dat het soms effectiever kan zijn om andere collega’s of klanten te stimuleren om tot actie over te gaan. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de hoogte van het werkkapitaal voor het grootste deel wordt beïnvloed door niet-financials. Een praktisch voorbeeld vanuit de directe beïnvloedingssfeer is de keuze van het betaalmoment (cash out) van je crediteuren. Zolang finance niet de betaalbatch klaarzet en de CFO de betaalbatch niet goedkeurt, gaat er geen geld uit. 

Om geld binnen te krijgen ben je daarentegen afhankelijk van de klant. Mogelijk is er al gefactureerd, maar wil de klant niet betalen. Het kan zijn dat de kwaliteit van de levering niet op orde is, de factuur niet conform afspraken is opgemaakt of de klant kan niet betalen omdat hij zelf onvoldoende cash heeft. Bij dit soort problemen heb je andere afdelingen nodig om de factuur betaald te krijgen. Dat betekent dat je anderen moet stimuleren om tot actie over te gaan en dus soms buiten je comfortzone moet stappen om anderen te overtuigen van de noodzaak. Je zult hierbij tegen weerstand aanlopen van je collega’s of klanten. Zij hebben mogelijk andere belangen, zoals het tevreden houden van de klantrelatie, dan dat de factuur zo snel mogelijk wordt betaald. Zaken die indirect beïnvloedbaar zijn, zijn dus complexer om aan te pakken. Dit is vaak letterlijk getouwtrek tussen de operatie en financiën.

De invloed van de controller

Om hiervan een overzicht te maken gaan we eerst terug naar de Cash Conversion Cycle. De cash conversion cycle bestaat uit drie processen: Order-to-Cash (Debiteuren & onderhanden werk) met DSO (Days Sales Outstanding), Make-to-Delivery (Voorraad) en Purchase-to-Pay (Crediteuren) met respectievelijk DIO (Days Inventory Outstanding) en DPO (Days Payables Outstanding) als belangrijkste prestatie indicatoren.

Figuur 1: Cash Conversion Cycle, bestaande uit DPO, DSO en DIO, waarbij de DSO is gerelateerd aan het O2C proces (Order to cash), DPO aan P2P (Purchase to Pay) en DIO aan M2D (Make to Delivery).

In het onderstaande schema zijn per proces voorbeelden gegeven van direct of indirect beïnvloedbare processtappen vanuit de controllingafdeling. Hierbij zou ook nog onderscheid gemaakt kunnen worden tussen controllingafdelingen die afhankelijk zijn van een shared service center, maar er wordt uitgegaan van de gehele financiële organisatie.

Overzicht van de direct of indirect beïnvloedbare processtappen vanuit de controllingafdeling.

De vergeten schakel

Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat veel onderwerpen niet onder directe invloed van de controller vallen. Zelfs voor veel van de acties die binnen de directe invloedsfeer liggen, moet de controller samenwerken met zijn collega’s van andere afdelingen. Dit betekent dus dat we in onze rol als controller het meest effectief zijn als wij buiten onze eigen directe beïnvloedingssfeer het werkkapitaal kunnen beïnvloeden.

Met andere woorden: je collega’s zijn nodig voor goed werkkapitaalmanagement en om je cashdoelstellingen te halen. Of dit lukt, hangt dus af van jouw competenties om het gedrag van anderen te beïnvloeden en ze te activeren en motiveren zich in te spannen voor een beter werkkapitaal. De vergeten schakel in werkkapitaalbeheer is het beïnvloeden van je collega’s en klanten. Welke mogelijkheden je daarvoor hebt zullen we beschrijven in de volgende blog.

Praat mee met experts

Herken jij deze uitdagingen rond werkkapitaalbeheer? Op vrijdag 16 oktober van 13.00-14.00 uur organiseren we een intieme online sessie (maximaal tien gasten) over dit topic. Experts Menno Jansen en Peter Laan delen hun inzichten en ervaringen gepaard met een aantal praktische handvatten. Vervolgens bespreken ze met elkaar jullie ervaringen en worstelingen met werkkapitaalbeheer.

Wil je hierbij zijn? Meld je dan snel aan, want vol is vol!Werkkapitaalbeheer bij TriFinance en vindt plaats op vrijdag 16 oktober van 13.00 - 14.00 uur. Wil je erbij zijn? Meld je dan nu aan, want vol is vol!

Our other sites

The author of this articleMenno Jansen - Project Consultant

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences