To inzichten

reference-case

De uitdagingen van wereldwijde e-facturatie

The author of this articleRichard Blom - Project Consultant
Terwijl elektronische communicatie de afgelopen jaren steeds verder is toegenomen, is de wijze van facturatie vrijwel onveranderd gebleven. Waar facturen eerst veelal per post werden verstuurd, is facturatie per e-mail tegenwoordig gebruikelijk. Echter, inmiddels zijn er vanuit verschillende landen ontwikkelingen gaande, waarbij elektronische facturatie ofwel e-facturatie (en directe communicatie met de lokale belastingautoriteit) vereist is.

Maar wat is e-facturatie ook alweer precies? E-facturatie is het digitaal versturen en automatisch verwerken van een factuur. In de ideale situatie betreft het hier system-to-system communicatie. Lees ook ons artikel ‘De wereld gaat over op e-invoicing en Nederland blijft achter’.

Met de overstap naar e-facturatie worstelen veel organisaties niet meer met de vraag: "wanneer begin ik?" maar "hoe begin ik?". Een reference case over een internationale uitgever die in meer dan zeventig landen opereert en overgaat op e-facturatie.
 

De klant en de opdracht

Deze internationale organisatie is wereldwijd actief en heeft klanten in meer dan zeventig landen. In diverse landen is er wetgeving in werking getreden of is er wetgeving in ontwikkeling waarin kaders toepassing zijn waaraan facturen moeten voldoen. Geen wonder dat klanten vragen om e-facturen aan te leveren via ‘hun portal’ ontwikkeld door ‘hun software leverancier’. 

Daarnaast attenderen steeds meer klanten de organisatie op snel veranderende omstandigheden met betrekking tot het (deels) verplicht stellen van e-facturatie, veelal via de door de lokale belastingautoriteit onderhouden portals. Het niet voldoen aan deze ‘e-invoicing compliancy’ kan immers resulteren in stevige boetes of zelfs sluiting van lokale vestigingen, aldus de lokale wetgeving.

Deze opdrachtgever gaf aan behoefte te hebben aan een stappenplan waarbij de processen, risico's, en voorwaarden per land inzichtelijk zijn, zodat de juiste stappen per land tijdig gezet kunnen worden. Immers, als klanten, leveranciers en medewerkers over meer dan zeventig landen wereldwijd verspreid zijn, in welk land start je dan en welke acties zijn benodigd om aan de locale wetgeving te voldoen?
 

Waarom TriFinance?

TriFinance is gespecialiseerd in het optimaliseren van zowel het ‘order-to-cash als purchase-to-pay proces’. E-facturatie speelt hierbij veelal een cruciale rol. Deze internationale uitgever was geïnteresseerd geraakt in TriFinance door haar onafhankelijke expertise in e-facturatie.

De internationale uitgeverij wilde graag een gedetailleerd plan voor de implementatie van e-facturatie in hun organisatie. Om tot dit plan te komen moeten vragen beantwoord worden als:

  • In welke landen is e-facturatie reeds verplicht?
  • In welke landen wordt e-facturatie binnenkort verplicht?
  • Welke (detail) stappen moeten worden genomen om te kunnen e-facturen in het betreffende land?
  • Wat gebeurd er wanneer er niet is voldaan aan deze ‘e-invoice compliance’?
  • In welke volgorde dienen de landen ‘e-invoicing compliant’ te worden? 

Vervolgens heeft TriFinance een ‘proof of concept’ ontworpen waarin drie landen als voorbeeld zijn uitgewerkt.

Omdat één van de grote uitdagingen bij e-facturatie de continu wijzigende wet- en regelgeving is, heeft TriFinance ervoor gekozen om het plan uit te werken middels een online- en interactieve roadmap. Geen dik rapport maar een website die continu wordt bijgewerkt wanneer de wet en regelgeving wordt verandert of marktomstandigheden wijzigen.

Door onze praktische- en procesmatige aanpak heeft de opdrachtgever gekozen voor TriFinance en is het project vervolgens opgestart voor meer dan 70 landen. 
 

De uitdaging

De opdracht van de klant was het kant- en klaar aanleveren van de huidige wet- en regelgeving per land. Na een analyse, hebben we, op basis van de geconstateerde afwijkingen en bijbehorende urgentie, vervolgens een implementatieplan opgeleverd. De uitdaging bij wereldwijd e-factureren zit voornamelijk in het gebrek aan eenduidigheid ‘over de grenzen heen’. Ieder land heeft een eigen facturatie methodiek, eigen facturatie standaard, specifieke eisen aan softwareleveranciers en vele uitzonderingen op de wet- en regelgeving. 

De benodigde informatie is veelal versnipperd beschikbaar bij diverse bronnen en de kwaliteit en actualiteit van deze informatie is vaak twijfelachtig. Veelal is dit afkomstig van bedrijven die zelf technologische oplossingen bieden ten aanzien van e-facturatie. Naast het gebrek aan onafhankelijkheid van deze bronnen wordt de complexiteit van het e-facturatie proces veelal niet goed weergegeven en ook taalbarrières komen voor.

Om tot een goede vergelijkbaarheid tussen de landen te komen, zijn veelal lokale bronnen gebruikt zoals de betreffende belastingautoriteit of de verantwoordelijke overheidsinstantie. Als nadeel van deze bronnen is gebleken dat de informatie veelal ongestructureerd en in de taal van herkomst was opgesteld. Om vanuit deze hoeveelheid aan informatie tot een volledig uitgebalanceerde ‘roadmap’ te komen, was het aanbrengen van de juiste projectstructuur essentieel. Dit is gerealiseerd door het uitvoeren van de volgende stappen: 

  • De verschillende wet- en regelgeving per land uit te zoeken 
  • Op basis van deze informatie een zogenaamde ‘ranglijst’ van de landen bepaald, waarbij twee factoren bepalend waren: 
    • De vraag of e-facturatie reeds verplicht is (of binnen korte periode verplicht gesteld zou worden);
    • De mogelijke boetes bij niet-naleving van e-facturatie per land.

De volgorde in deze ranglijst is in eerste instantie bepaald op basis van de boetes en restricties die van toepassing zijn binnen het betreffende land in combinatie met de vraag voor welke klanten e-facturatie verplicht is (consumenten - bedrijven - overheden).

Door het opstellen van deze ranglijst, werd inzichtelijk welke landen de hoogste prioriteit hadden en wat de huidige staat van wet- en regelgeving per land was zodat de opdrachtgever hierop kan anticiperen en de nodige acties kon nemen. Immers, voorkomen is beter dan genezen.
 

De aanpak

Voor deze opdracht is een team samengesteld van project consultants vanuit verschillende Blue Chip Boutiques van TriFinance met ieder hun eigen expertise. Het projectteam heeft gekozen voor het werken middels de SCRUM-methodiek. Binnen ‘sprints’ van twee weken zijn steeds 25 landen uitgewerkt en op de interactieve site gepubliceerd. Door de dagelijkse dagstart van het projectteam ontstond transparantie over eventuele knelpunten in het proces. Ook werden de werkzaamheden tijdens dit overleg verdeeld: naast onderzoekende werkzaamheden heeft ieder teamlid ook controlerende werkzaamheden uitgevoerd om de kwaliteit en eenduidigheid te borgen. Zodoende heeft de inhoudelijke kennis van het gehele team nog binnen de eerste sprint een hoog niveau bereikt. Na oplevering van alle sprints kon vervolgens ook het stappenplan met risico inschatting en planning gepubliceerd worden aan de opdrachtgever. 

Het werken volgens de SCRUM methodiek heeft het team de benodigde flexibiliteit gebracht. Het delen van het juist wél of niet gebruiken van bepaalde bronnen, specifieke eisen in bepaalde landen en aanvullende input vanuit de opdrachtgever kon zodoende vrijwel direct binnen het project geïntegreerd worden. 

Het resultaat

Het project resulteerde in een interactieve website voor de opdrachtgever, waarin het stappenplan van de urgente acties per land in combinatie met de omvang en het risico's van te late aanpassingen was uitgewerkt. Hierin is inzichtelijk welke wet- en regelgeving van toepassing is per land en welke stappen men moet ondernemen om e-invoicing te implementeren om zo te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. De keuze voor de informatievoorziening per website sloot naadloos aan bij de behoefte van de opdrachtgever. Dit omdat de medewerkers van de opdrachtgever een verschillende behoefte aan detail hadden, de site heeft immers nagenoeg onbeperkte mogelijkheden. 

Na oplevering van de interactieve website hebben we de opdrachtgever ondersteund in de daadwerkelijke transitie naar e-invoicing. Middels een aanvullende opdracht hebben we voor vijf landen de externe wet- en regelgeving (SOLL) gecombineerd met de interne processen (IST), facturatiestromen (IST) en reeds aanwezige formaliteiten (IST). Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie zijn diverse interviews afgenomen medewerkers van de betrokken afdelingen zoals finance, IT, verkoop, belasting en de verkoopondersteuning (backoffice). Op basis van deze informatie hebben wij een advies geschreven over de vervolgstappen om e-invoicing te implementeren voor deze landen en welke concrete vervolgstappen hiertoe noodzakelijk zijn.

“Great job! Compliments for the progress and the way the project is approached.”
Quote klant

De leerpunten voor de project consultant

Richard Blom: “Vanuit eerdere werkervaring heb ik wel ervaring met digitaal berichtenverkeer tussen de klant en afnemer, maar heb nooit de kans gekregen om echt verder onderzoek te doen naar ontwikkelingen op dit gebied wereldwijd. Als belangrijk leerpunt heb ik dan ook ervaren dat een op het eerste oog ‘klein’ onderwerp wereldwijd zo ‘groot’ en complex kan zijn. Deze complexiteit heeft mijn interesse in dit onderwerp dan ook enorm doen groeien. Ik ben positief verrast dat een aantal landen in Latijns-Amerika (bijv. Mexico, Brazilië, Chili) zo ver zijn in de ontwikkeling en de efficiency die zowel de klant als de afnemer kunnen realiseren door over te gaan naar e-invoicing.

Daarnaast heb ik veel geleerd over het interpreteren van internationale wet- en regelgeving en de vertaling naar een concreet overzicht van de te volgen stappen voor de opdrachtgever. Het simpelweg samenvatten van de wet- en regelgeving is onvoldoende gebleken, doordat de wet- en regelgeving wereldwijd ongestructureerd en niet eenduidig beschikbaar is. De totstandgekomen ranglijst en het stappenplan voegen juist daarom zoveel waarde toe aan de informatie.

Tenslotte heb ik meer geleerd over het projectmatig werken. De gekozen projectstructuur heeft in een korte tijd gerealiseerd in zeer hoog kennisniveau van het hele team. Omdat er op inhoudsniveau geen hiërarchie was binnen het projectteam heb ik ervaren dat mijn bijdrage zeer groot is geweest. Samenwerking heeft hier duidelijk geresulteerd in een beter eindresultaat.”

“Deze opdracht heeft mij geholpen in het scheppen van orde in de chaos van wereldwijde wet-en regelgeving, het nog meer procesmatig denken en meer technische kennis over e-facturatie.”
Richard Blom

Voor meer informatie kun je altijd contact opnemen met: Richard Blom (richard.blom@trifinance.nl of 020 - 58 00 330). 

Our other sites

The author of this articleRichard Blom - Project Consultant

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences