De meeste financiële managers en controllers zijn vertrouwd met Excel. Data invoeren is eenvoudig, zeker wanneer het aantal entiteiten beperkt is. Het finance team kan de consolidatie volledig zelf uitvoeren, wat externe kosten bespaart. Aan de min-zijde heb je dat Excel vaak niet flexibel genoeg is en er te veel tijd nodig is om alle aanpassingen door te voeren. Het is raadzaam alternatieven te zoeken wanneer de informatiebehoefte fluctueert, de doorlooptijden van de rapportering korter moet of de kwaliteit van het rapporteringsproces geoptimaliseerd kan worden.
Met Excel kun je snel en eenvoudig de consolidatierekeningen en de bijbehorende periodieke getallen invoeren. Uitbreiding van de werkzaamheden kan eenvoudig door kolommen toe te voegen en door formules aan te passen. Maar dan komt het: intercompany verschillen door tijdsverschillen of administratieve fouten, andere waarderingsgrondslagen, mismatch door geen eenduidig gebruik van grootboeknummers, aanpassingen in getallen na het opladen van de eerste dataset, wijzigingen in valutakoersen tijdens het proces, beheersing van de diverse boekingen in de eliminatie kolommen… zijn slechts een paar zaken waar je mee te maken kan krijgen.
Kortom, er kunnen zich heel wat uitdagingen voordoen waarvoor Excel niet het meest geschikte antwoord is. Wie met Excel werkt, komt het nogal eens tegen: het verschil in de consolidatie-kolom en wat denk je van de aansluiting tussen het geconsolideerd en het enkelvoudig vermogen? De externe kosten mogen dan al onder controle zijn, eigen mensen die naar dat verschil zoeken, kosten ook geld.
Dat is de vraag. Om daar een antwoord op te vinden, zul je jezelf eerst andere vragen moeten stellen:
Heeft u op bovenstaande vijf vragen overwegend ‘ja’ geantwoord? Dan is het verstandig te kiezen voor een consolidatietool. Zodra die knoop is doorgehakt, volgt er een tweede groep vragen en overwegingen om tot een consolidatietooling keuze te komen:
Al die vragen en aspecten verantwoorden de keuze voor een voorafgaand onafhankelijk onderzoek en advies op maat. Een goede formulering van de selectiecriteria en een grondig onderzoek ervan, moeten leiden naar de geschiktste consolidatietool. De definitieve pakketkeuze valt in combinatie te bekijken met de terugverdienperiode. Dat laatste dient rekening te houden met de transitieperiode in de organisatie als gevolg van de invoering van de nieuwe consolidatietool.
Wil je meer informatie over consolidatie en TriFinance? Dan kun je contact opnemen met Financial Management Services.