To inzichten

article

7 praktische tips om uw werkkapitaal te verbeteren

The author of this articleMenno Jansen - Project Consultant
2020 is een uitdagend jaar voor uw werkkapitaal. Wat betekenen de coronacrisis en de Brexit voor uw bedrijfsresultaat en uw werkkapitaal, zowel op de korte- als lange termijn?

Eerder beschreven we hoe je de werkkapitaalbehoefte reduceert en welke mogelijkheden je hebt om het werkkapitaal te verbeteren. In dit artikel delen we zeven extra praktische tips voor het verbeteren van het werkkapitaal, oftewel de Cash Conversion Cycle (CCC). Maar laten we eerst nog even kort verhelderen waarom je je werkkapitaal zou willen verbeteren en uit welke stappen dit verbetertraject minimaal bestaat.

Waarom wil je de CCC verbeteren?

Positief geredeneerd wil je de CCC verbeteren om geld te kunnen investeren in productontwikkeling, acquisities en het ontwikkelen van medewerkers. De belangrijkste reden is echter het vermijden van liquiditeitsproblemen. Elke ondernemer weet dat je niet failliet gaat aan negatieve resultaten, maar wel aan een gebrek aan liquide middelen (cash). Het omzetten van werkkapitaal naar geld (Convert-2-Cash) is hiervoor cruciaal. Door goed werkkapitaalbeheer wordt je minder afhankelijk van banken en de bijbehorende bankconvenanten. Hierdoor behoud je als bestuurder of ondernemer de ruimte en vrijheid om te investeren in je bedrijf.

Welke stappen zijn er nodig om je CCC te verbeteren?

De aanpak van een werkkapitaalverbeteringstraject bestaat uit minimaal vier stappen: 

  1. Analyseren van het huidige werkkapitaal;
  2. Realiseren van quickwins;
  3. Analyseren van de huidige processen;
  4. Optimaliseren van de processen, systemen en/of organisatie.

Meer over deze vier stappen lees je in het artikel over de aanpak van werkkapitaalmanagement. Nu het ‘waarom’ duidelijk is, kunnen we overgaan op het ‘hoe’ met zeven praktische tips om het werkkapitaal te verbeteren.

1. Geef aandacht (discipline): plan frequente besprekingen

Zet vanuit controlling een overlegstructuur op met de belangrijkste stakeholders (wekelijks, maandelijks). De stakeholders betreffen de lijnverantwoordelijken voor de balanspositie, zoals de directeur, operationeel manager, salesmanager, productmanagement en de logistiek manager. Een belangrijk aandachtspunt vanuit controlling is het laten zien van discipline. De aandacht en de toon die vanuit het management wordt getoond bepaalt de focus en de bewustwording voor het onderwerp werkkapitaal binnen het bedrijf.

In de praktijk worden in werkkapitaalprojecten ook aparte besprekingen rondom dit topic gepland. Van belang is dat het overleg geïntegreerd wordt met reeds bestaande overlegstructuren. Vul als controller de agenda aan met acties en follow-ups over werkkapitaal en controleer of zaken inhoudelijk worden besproken. Als dit week in week uit gebeurt, worden vanzelf de probleemgevallen duidelijk, zoals bepaalde debiteuren, medewerkers met minder discipline of processen die niet goed georganiseerd zijn.

2. Concretiseer verbeterpunten in processen

Maak acties concreet en zorg voor een duidelijk actieplan. Maak geen plannen waarin alleen staat dat het werkkapitaal met een X-bedrag verbeterd moet worden. Concretiseer de verbeterpunten in processtappen en beschrijf van begin tot eind waaruit deze stappen bestaan. Bepaal per processtap de doorlooptijd in dagen en definieer normen en kengetallen van deze doorlooptijd eveneens in het aantal dagen. Een praktisch voorbeeld hiervan is hoe snel (in dagen) de klant na levering een inkooporder verstrekt waarmee je kan factureren.

3. Focus op het beïnvloedbare

Laat medewerkers focussen op wat ze kunnen beïnvloeden. Rapportages in verbetertrajecten over werkkapitaal bevatten soms totalen die niet direct beïnvloedbaar zijn, zoals de debiteurenpositie, voorraad of het onderhanden werk. Pas de rapportages aan en koppel hier eindverantwoordelijke aan, zodat de rapportages actiegericht worden. Concreet betekent dit dat de debiteurenpositie opgedeeld wordt in klanten met een eindverantwoordelijke accountmanager, de voorraad wordt toegewezen aan productmanagers en onderhandenwerkposities aan projectleiders.

4. Standaard rapportages en kpi’s

Maak standaard rapporten waarop gestuurd wordt en die medewerkers begrijpen. Zorg hierbij dat er niet alleen gewerkt wordt met grafieken, maar dat ook de onderliggende gedetailleerde informatie beschikbaar is zodat medewerkers direct actie kunnen ondernemen. Maak standaard rapportages per onderwerp en per afdeling.

Vanuit ervaring weten we dat het goed is om standaarden te hebben. Liever heb je als controller geen discussie over de juistheid van de rapportage, maar juist over de acties om de resultaten te verbeteren.

5. Controleer tussenrekeningen en boekingsgangen van systemen

Een mogelijke uitdaging met systemen is dat het proces technisch niet goed is ingericht. Hiermee bedoelen we dat er wellicht op grootboekrekeningen wordt geboekt en het saldo alleen toeneemt. Of te wel, de grootboekrekening wordt niet automatisch afgeletterd, waardoor deze snel vervuild raakt. Een voorbeeld hiervan is een nog te factureren positie die niet meer te verklaren is of de debiteurenpositie waarbij facturen en betalingen niet zijn afgeletterd. Hierdoor ontstaat vervuiling waar niemand zich verantwoordelijk voor voelt, behalve de controller. Het wordt nog complexer als het niet uit de balans blijkende verplichtingen zijn. 

Als controller kun je elke stap in het proces goed volgen als je een ‘audit trail’ goed hebt ingericht in de systemen. Met een audit trail hou je bij wat bij elke stap wordt vastgelegd, door wie, wanneer, waar en welke actie heeft plaatsgevonden. Op basis van deze data is het ook mogelijk om process mining toe te passen.

Uit ervaring weten we dat systemen niet altijd optimaal werken en/of rapportages niet kloppen. Meestal leidt dit tot concrete acties, waarop direct gefactureerd kan worden of andere risico’s alsnog naar boven komen. Vaak is het proces omtrent het innen van facturen goed inzichtelijk, maar de uitdaging zit in de stap voor de facturatie. Dit kan gaan om het verzamelen van de documentatie om te kunnen facturen, zoals kwaliteitsdocumenten en/of leverbonnen op basis van inkooporders. Als controller zul je de business-processen beter begrijpen als je hier verbeteringen door gaat voeren. Hierdoor krijg je niet alleen inzicht in cijfers, maar ook in het gehele business-proces.

Houd er rekening mee dat het verbeteren van de primaire processen om het werkkapitaal te verlagen in de meeste gevallen geen quickwin is. Stel voor deze veranderingen een business-analyst aan die je verder helpt.

6. Controleer de frequentie van factureren

Niet alleen de betalingstermijn is relevant, maar ook wanneer je factureert. Hierbij kan het zijn dat je veel factureert op één dag in de maand of dat juist veel gefactureerd wordt aan het einde van het jaar. Door dit meer te spreiden wordt de cashstroom gelijkmatiger. Eindejaarssprints qua facturatie zijn minder noodzakelijk als er regelmatig gefactureerd wordt. Het lastige hiervan is dat dit overlegd moet worden met de klant, maar laat dit je niet weerhouden om de verbeteractie in te zetten.

7. Beloon medewerkers ook op werkkapitaal: maak CASH leuk

Zorg dat er vanuit het management persoonlijke aandacht is voor medewerkers op het gebied van werkkapitaal. Dit doe je onder andere door hun inzet niet alleen te beoordelen op  omzet en resultaat, maar ook op het gebied van werkkapitaal.

Een ander voorbeeld is het benoemen van een ‘cash-king’ tijdens de jaarlijkse borrel door middel van een ludieke actie. Geef hierbij aandacht aan wat mensen in het werk hebben verbeterd en bespreek dit tijdens bijeenkomsten. 

Met de frequente besprekingen (verbeterpunt 1), geconcretiseerde verbeterpunten (verbeterpunt 2) en standaardrapportages (verbeterpunt 4) is het mogelijk om de CCC te borgen in de beoordelingscyclus. Zorg er hierbij voor dat medewerkers beoordeeld worden op wat ze kunnen beïnvloeden (verbeterpunt 3).

Conclusie

In dit artikel geven we diverse praktische tips om je werkkapitaal te verbeteren. Per bedrijf en per sector zal de aandacht op werkkapitaal op een ander vlak liggen. In de FMCG-markt ligt de focus op voorraad en in de bouw op het onderhanden werk. Per tip is er een andere doorlooptijd om geld te genereren. Maar voor alle bedrijven geldt hetzelfde: een werkkapitaalproject begint door er voldoende aandacht aan te geven (tip 1), waarbij vanzelf duidelijk wordt welke andere verbetertips je kunt gebruiken. Wil je hierover een keer sparren, neem dan gerust contact met ons op.

Over de auteur

Dit artikel is geschreven door Menno Jansen, projectconsultant bij TriFinance. Menno heeft jarenlange ervaring op het gebied van controlling en is tevens lead van de radargroep Convert-to-Cash die zich focust op de optimalisatie van de Cash Conversion Cycle.

Our other sites

The author of this articleMenno Jansen - Project Consultant

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences