article

3 aandachtspunten bij de jaarafsluiting in coronatijd

Financiële afsluiting van dit coronajaar:

Zorg voor een goede planning en coördinatie

Ga slim om met thuiswerken

Verwerk de NOW-regeling op correcte wijze

The author of this articleRobin Bruijstens - Project Consultant
Nu het jaar zijn einde nadert en de feestdagen in zicht komen, komt ook de jaarafsluiting weer in beeld. Waar voorgaande jaren veelal routine was, zal er dit jaar waarschijnlijk veel anders zijn. Zowel in de privéomgeving - het is nog afwachten wat er mogelijk is om het jaar toch ‘feestelijk’ af te kunnen sluiten - als op professioneel gebied zijn er meer uitdagingen. Daarom, in de laatste weken van dit coronajaar, drie aandachtspunten om rekening mee te houden tijdens de afsluiting.

Zorg voor een goede planning en coördinatie

Hoewel het misschien voor zich spreekt, is een goede planning en coördinatie nu belangrijker dan ooit. Waar de afgelopen maand- en kwartaalafsluitingen van dit jaar steeds routinematiger aanvoelen en wellicht al niet de aandacht hebben gekregen die ze verdienen door alle drukte, duiken er tijdens de jaarafsluiting niet-routinematige werkzaamheden op die zijn blijven liggen of eenmalige exercities waar men nog niet aan toegekomen is.

Met name de niet-routinematige werkzaamheden kunnen ondergeschoven kindjes worden als niet duidelijk is wat ermee dient te gebeuren of dat er simpelweg niet aan gedacht wordt. Zorg daarom voor een duidelijke en heldere taakverdeling van deze niet-routinematige werkzaamheden en leg deze vast per eigenaar. Er vloeien met name extra werkzaamheden voort uit het feit dat de interne beheersing gedurende het jaar veranderd kan zijn door het werken op afstand. Ook eventueel aangevraagde NOW-regelingen dragen bij aan de extra werkdruk. Op deze twee onderwerpen komen we verderop nog kort terug.

Ga slim om met thuiswerken

De afgelopen maanden is gebleken dat het thuiswerken voor veel organisaties een positieve uitwerking heeft gehad. Ondanks dat we de echte ontmoetingen, het overleggen en de gesprekken met collega’s missen, hebben we met zijn allen veel flexibiliteit getoond.
Toch brengt het thuiswerken ook de nodige uitdagingen met zich mee.

Zo is het moeilijker om informatie bij een ander op te vragen. De fysieke afstand tussen collega’s zorgt ervoor dat de drempel groter is om informatie te ontvangen. Waar je op kantoor even snel langs iemand loopt voor een korte vraag, kan het nu zijn dat die persoon het eerst zelf gaat onderzoeken. Daarom zijn er frequente contactmomenten binnen de verschillende teams nodig om een efficiënt werkklimaat te behouden en op de hoogte te blijven van eventuele issues.

Ook dient door het werken op afstand extra rekening te worden gehouden met de impact op de interne beheersingsmaatregelen. Met name een goede beschrijving van de cyberrisico’s die het werken op afstand met zich meebrengt, samen met de getroffen maatregelen, dient zorgvuldig vastgelegd te worden. Vooruitlopend op de controle van de jaarrekening kunnen hiervoor ook al werkzaamheden met de accountant worden afgestemd zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Denk aan de juiste verwerking van de NOW-regeling

Houd rekening met de verschillende vereisten van de aangevraagde NOW-regelingen.
Indien er een redelijke zekerheid is dat aan de gestelde voorwaarden voor de tegemoetkoming in de loonkosten vanuit de NOW-regeling wordt voldaan, dient de ontvangen subsidie ten gunste van de winst-en-verliesrekening van het jaar te worden gebracht. Als presentatiewijze kan dit onder de ‘overige opbrengsten’ als afzonderlijk benoemde post worden opgenomen of in aftrek worden genomen op de gerelateerde loonkosten.

Als het per balansdatum waarschijnlijk is dat het gehele ontvangen bedrag - of een deel ervan - terugbetaald moet worden, dient een verplichting opgenomen te worden ter hoogte van het terug te betalen bedrag.

Tevens dient er rekening mee worden gehouden dat bij gebruik vanaf de NOW 2.0-regeling een inspanningsverplichting wordt opgelegd. Het is van belang om de scholingsmogelijkheid uit de regeling ‘NL leert door’ met de werknemers te bespreken en hen te stimuleren de aangeboden scholing en trainingen te volgen. Deze inspanningen dienen vastgelegd te worden in het (personeels)dossier voor de vaststelling van de subsidie.

Tot slot

Een jaar zoals 2020 maken we hopelijk niet snel meer mee. Laten we er daarom in ieder geval voor zorgen dat de afsluiting en de ‘nasleep’ ervan zo soepel mogelijk verloopt en de positieve veranderingen - zoals het flexibeler werken - meenemen voor de komende jaren.

Wil je er zeker van zijn dat je het ongekende jaar 2020 goed en zonder extra (accountants)kosten afsluit, laat het ons dan weten. Dan kijken we samen hoe we jou het beste kunnen helpen aan een zorgeloze jaarafsluiting.

Contact

Sergio Harrevelt
Business Manager Transition & Support

Tel: +31 6 51 51 53 32
E-mail: sergio.harrevelt@trifinance.nl

Our other sites

The author of this articleRobin Bruijstens - Project Consultant

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences