Zorgeloze Jaarafsluiting

Een zorgeloze jaarafsluiting

Zorgeloze Jaarafsluiting

Jouw uitdagingen

Tijdig en binnen budget afronden van de jaarafsluiting

Opstellen van correcte balansdossiers

Verbeteren van de administratieve processen

De jaarafsluiting: een vast terugkerend fenomeen en toch elke keer anders. Door toenemende regeldruk en de steeds sterker wordende ‘checklistmentaliteit’ van de accountant  vraagt deze jaarlijkse bezigheid steeds meer schaarse capaciteit en aandacht van de organisatie, naast de alsmaar toenemende kosten. Een zorgelijke maar gelukkig ook afwendbare situatie.

Een kostbare tijdsbesteding
De jaarafsluiting is voor veel organisaties erg kostbaar, zowel in de zin van geld als van tijd. Vooral dit laatste aspect is vaak erg schaars en hard nodig om andere (belangrijkere) taken binnen de organisatie te kunnen uitvoeren. En hoe graag we ook zouden willen, op de hoeveelheid beschikbare tijd hebben we helaas geen invloed. Dit in tegenstelling tot capaciteit en geld. Dat maakt de tijdsbesparing die een zorgeloze jaarafsluiting oplevert voor velen dan ook het grootste voordeel.

Maar de bekende uitspraak ‘tijd is geld’ laat ook zeker hier van zich horen. Als andere projecten niet uitgesteld kunnen worden en er is onvoldoende capaciteit beschikbaar door de jaarafsluiting, worden er doorgaans externe professionals ingehuurd om het project alsnog van de grond te krijgen. Of juist de werkzaamheden van de jaarafsluiting worden uitbesteed aan accountants met forse tarieven zodat de eigen medewerkers meer ruimte krijgen voor de andere projecten. En dat terwijl de kosten voor de accountantscontrole ook elk jaar stijgen, zoals Vereniging Midkap NL in 2019 onthulde. Linksom of rechtsom: de jaarafsluiting kost menig organisatie veel (extra) geld. En dat terwijl velen het puur zien als een ‘moetje’.

Van zorgelijk naar zorgeloos

Met de juiste mensen hoeft dit jaarlijkse proces geen zorgelijke situatie te worden of blijven. Een groot deel van het proces kan door het eigen financeteam opgepakt worden en daar waar specifieke kennis en ervaring nodig is, huur je specialisten in. Zo beschikken onze consultants - met hun RA-titel en hun werkverleden vanaf ‘de andere kant van de tafel ’- over de onmisbare ervaring om als sparringpartner op te treden en organisaties te helpen aan een zorgeloze afsluiting. Wat in de praktijk doorgaans neerkomt op het besparen van tijd en kosten.

In onze aanpak richten wij ons op drie belangrijke pijlers van de jaarafsluiting:

  • de jaarrekening;
  • het balansdossier;
  • de financiële afsluiting.

Een sluitende jaarrekening

Het centrale punt in de jaarafsluiting is natuurlijk de jaarrekening. Deze kan heel goed door de organisatie zelf voorbereid worden of door de samenstelpraktijk van een accountantskantoor. Ook als er geen controleplicht geldt, is het altijd goed om te weten hoe het er financieel gezien voorstaat. Dit vraagt echter wel de nodige capaciteit binnen de organisatie en tevens kennis van relevante veranderingen, zoals het correct verwerken van een eventuele NOW-regeling. Hierdoor loont het al snel om het opstellen van de jaarrekening over te laten aan specialisten.

Met een RA-titel op zak, hun jarenlange ervaring aan bureauzijde en kennis van actuele zaken, kennen onze consultants de eisen van de controlerende accountant als geen ander. Op basis van de vanuit de organisatie aangeleverde informatie stellen zij een jaarrekening op die voldoet aan de wettelijke voorschriften qua inhoud en vorm. Deze jaarrekening omvat de balans, de winst- en verliesrekening en de bijbehorende toelichtingen.

Hiermee besparen ze jouw team veel stress en kostbare tijd. Ten opzichte van een samenstelverklaring door een kostbare OOB-accountant leidt de voorbereiding door een van onze consultants voordelen als:

  • lagere kosten;
  • een format voor de jaarrekening waar je volgend jaar zelf mee verder kunt;
  • minder formaliteiten ten aanzien van de samenstelverklaring;
  • en een kortere doorlooptijd van de voorbereiding zonder in te boeten op de kwaliteit.

Opstellen van balansdossiers

Naast de jaarrekening is ook het balansdossier onmisbaar bij de jaarafsluiting. Sterker nog, het is een vast onderdeel van elke periodieke financiële afsluiting. Het balansdossier bevat de documentatie van de werkzaamheden tijdens de betreffende periodieke afsluiting. De cijfers die opgenomen worden in de jaarrekening dienen om zowel intern als extern verantwoording af te leggen over de afgelopen periode en zijn tevens input voor rapportages ten behoeve van onder meer het management, aandeelhouders, financiers, de belastingdienst en de Kamer van Koophandel.

Een vak apart
Het opstellen van een balansdossier is echter niet voor iedereen weggelegd en is met recht een ‘vak apart’. Zo moet het dossier aan steeds strenger wordende accountantseisen voldoen die de gemiddelde medewerker niet kent. Deze kennis ontbreekt met name bij nieuwe situaties, bijvoorbeeld in het eerste jaar dat de organisatie controleplichtig is of bij het verwerken van nieuwe elementen, zoals de NOW-regeling. Het spreekt voor zich dat het uitzoeken van deze vereisten veel tijd kost en de kans op fouten of het ontbreken van informatie in de documentatie reëel is, met alle gevolgen van dien.

Daarnaast ontdekt menige organisatie dat haar administratieve processen niet optimaal verlopen wanneer het balansdossier opgesteld wordt. Het is dan ook raadzaam om de financiële afdeling zo in te richten dat een gestructureerd proces permanent aanwezig is en daarmee de garantie op een goed opgebouwd balansdossier en waardevolle stuurinformatie toeneemt.
Tenslotte is het altijd fijn om, indien je later nog eens iets moet opzoeken uit het verleden, te kunnen steunen op een dossier dat aansluit op de jaarrekening.

Onze specialisten beschikken over de specifieke kennis en ervaring om jouw team te ondersteunen in het zelfstandig opstellen van balansdossier en het verbeteren van de processen. Op deze manier blijf je zelf in control en werk je aan structurele verbeteringen die de gewenste besparing van tijd en kosten opleveren.

Mini-jaarafsluiting

Het afsluiten van het financiële jaar begint uiteraard bij het afsluiten van de financiële cijfers, waarbij het van belang is dat deze volledig en tijdig zijn. Het proces rond de jaarafsluiting moet daarom goed staan en soepel verlopen.

Een manier om hier meer grip op te krijgen is door extra aandacht te besteden aan bijvoorbeeld de maandafsluiting en deze als het ware te beschouwen als een mini-jaarafsluiting. Stel daarom altijd kritisch de vragen:

  • Van wie wordt er wat verwacht?
  • Is het voldoende toegespitst op de eisen van de (wettelijk verplichte) informatiebehoefte?
  • Voldoet het aan de eisen die gesteld zijn voor de jaarrekening?
  • Hebben we alle balansposten geraakt met onze afsluiting?
  • Welke onzekerheden resteren nog in de huidige cijfers?
  • Wat is de eventuele impact van deze onzekerheden?

Op deze manier wordt een kink in de kabel eerder - en vaak nog op tijd - gesignaleerd en krijgen de medewerkers steeds meer feeling met het afsluitproces en raken ze beter op elkaar ingespeeld. 

Daarnaast zorgt de extra focus op de maandafsluiting voor meer transparantie van de financiële situatie van de organisatie. Het geeft een betere weerspiegeling van de werkelijkheid die tot eerdere en betere inzichten leidt waarop gestuurd kan worden.

Quickscan
Door middel van een speciale quickscan kunnen wij jullie afsluitproces onder de loep nemen en direct aangeven welke onderdelen extra aandacht nodig hebben. Zo kan het voorkomen dat de waarde in het economisch verkeer of het aannemelijker worden van bepaalde risico’s een effect kan hebben op uw resultaat. Onze specialisten lopen dit na en adviseren over de te nemen reserveringen en/of voorzieningen.

Deliverables

Onderstaand overzicht laat kort samengevat zien waarin wij concreet jullie organisatie kunnen ondersteunen of volledig ontzorgen.

Hoe sta jij ervoor?

Ieder jaar zijn er wel redenen om je zorgen te maken over de jaarafsluiting, maar 2020 spant toch wel de kroon. Zelfs zij die normaal alles onder controle hebben, krijgen nu te maken met nieuwe zaken en onzekerheden.

Wil je weten hoe jouw team ervoor staat als het gaat om de afsluiting van dit ongekende jaar? Beantwoord de vijftien belangrijkste vragen uit onze quickscan en je krijgt kosteloos en geheel vrijblijvend een goede indicatie van jouw situatie.

Meer informatie

Benieuwd hoe wij ook jou kunnen helpen aan een zorgeloze jaarafsluiting? Deel ons je uitdagingen, dan denken we graag met je mee.

Sergio Harrevelt
Business Manager Transition & Support

sergio.harrevelt@trifinance.nl

+31 6 51 51 53 32

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences