Zorgeloze Jaarafsluiting

Een zorgeloze jaarafsluiting

Zorgeloze Jaarafsluiting

Jouw uitdagingen

Tijdig en binnen budget afronden van de jaarafsluiting

Verduidelijken van de eisen van de accountant

Correct verwerken van een NOW-regeling

Een correcte en tijdige jaarafsluiting, zonder stress of zorgen. Voor velen lijkt dit onmogelijk, maar met de juiste aanpak is dit voor iedere organisatie haalbaar.

De jaarlijkse ergernis

Voor veel organisaties staat de jaarafsluiting gelijk aan stress, overuren en extra kosten. Hoewel ieder bedrijf zijn eigen kenmerken en uitdagingen heeft, zijn er enkele issues die we elk jaar terugzien, zoals:

  • onduidelijkheid in de verwachtingen van de accountant;
  • ontbrekende informatie door systeembeperkingen;
  • onvoorziene zaken zoals aanvullende reserveringen en bijzondere waardeverminderingen;
  • fluctuaties in het jaarresultaat waardoor stakeholders (waaronder banken) gemanaged moeten worden.

 

2020

Alsof dat niet genoeg is, komen daar in dit bijzondere jaar 2020 nog enkele uitdagingen bij. Zo strooit het werken op afstand nog meer zand in de wielen van het afsluitproces. De nodige ontbrekende informatie is minder snel op te vragen bij de betreffende personen of systemen zijn niet goed bereikbaar van buitenaf.

Wie noodgedwongen gebruik moest maken van de NOW-regeling, heeft ook hier nog een flinke kluif aan tijdens de jaarafsluiting. Omdat dit een nieuwe regeling betreft, ontbreekt bij veel organisatie de kennis om deze op de juiste wijze te verwerken in de administratie. Daarnaast zorgt het ook voor extra controlewerkzaamheden door de accountant, wat jouw organisatie weer extra werk oplevert om je hierop voor te bereiden.

Deze - en waarschijnlijk nog andere - issues zorgen voor een gebrek aan controle op het gehele afsluitproces, het uitstellen van andere (waardevollere) projecten en veel stress en frustratie op de financiële afdeling.

Pragmatische oplossing op maat

Wij nemen al deze zorgen weg en geven jou de controle terug. We zorgen dat de jaarafsluiting tijdig en binnen budget wordt afgerond en voldoet aan alle wet- en regelgeving. Daarnaast voorkomen we onverwachte mutaties in het resultaat en zorgen we ervoor dat jij optimaal bent voorbereid op de accountantscontrole. En in alles wat we doen streven we naar duurzame oplossingen die jouw organisatie ook in de toekomst aan een soepele jaarafsluiting helpen.

 

Volledig in control

Als eindverantwoordelijke ben je hierdoor altijd op de hoogte van de belangrijkste uitdagingen van de jaarrekening waardoor je het aantal verrassingen voor je stakeholders tot een minimum kunt beperken. Ook ga je goed voorbereid in gesprek met de accountant en zijn jullie beiden minder tijd kwijt in het gehele proces. Dit resulteert in lagere kosten en meer tijd voor andere (belangrijkere) zaken.

Concreet betekent dit dat wij jou onder meer kunnen helpen bij het realiseren van:

  • een tijdige en volledige jaarrekening, inclusief een goed gedocumenteerd jaarrekeningdossier;
  • relevante documentatie (o.a. balansspecificaties, accountingmemo’s/positionpapers, consolidatiestaat;
  • een helder overzicht van de knelpunten in het jaarafsluitproces en een praktisch adviesrapport met verbetermogelijkheden;
  • inzicht in complexe posten en verwerkingswijzen.

In drie stappen naar een zorgeloze jaarafsluiting

Elke organisatie heeft haar eigen specifieke uitdagingen, maar in de basis bestaat onze oplossing altijd uit drie fases:

  1. Analyseren van de huidige situatie
    Aan de hand van gesprekken met belangrijke betrokkenen in het afsluitingsproces en het inspecteren van relevante documenten maken we een scan van de werkelijke en gewenste situatie. Deze scan legt de knelpunten in het proces bloot en vormt de basis voor het vaststellen van de verwachtingskloof tussen de betrokkenen en het aanreiken van mogelijke oplossingen.

 

  1. Opstellen verbeterplan en planning
    Aan de hand van de analyse bespreken we samen met de klant hoe de werkelijke situatie wordt omgezet in de gewenste situatie. Wat moet er worden gerealiseerd, welke acties zijn hiervoor nodig en wie gaat deze uitvoeren?

    De acties variëren van reguliere afsluitwerkzaamheden (o.a. bepalen van reserveringen, voorzieningen en overige overlopende posten) tot de voorbereiding en coördinatie van zowel het balansdossier als het proces van de accountantscontrole, inclusief afstemming met accountant.

    Dit alles verwerken we in een planning met concrete deliverables, deadlines en evaluatiemomenten, afgestemd met alle verantwoordelijke medewerkers én de accountant.

 

  1. Doorvoeren van de verbeteringen
    Vervolgens worden de afgestemde verbeteringen doorgevoerd en periodiek gemonitord om te zien of de verandering verloopt zoals gewenst. Via de wekelijkse updates blijf je volledig op de hoogte van de voortgang en nieuwe issues. Indien gewenst trainen we ook de eigen medewerkers voor een futureproof afsluitproces. Alle verbeteringen worden aangepast aan de dagelijkse business en cultuur van jouw organisatie.

 

In de praktijk betekent dit dat een consultant of een compleet projectteam fysiek in jouw organisatie actief is om de gekozen oplossing te realiseren. Onze consultants hebben kennis en ervaring omtrent het jaarafsluitproces, zowel vanuit klant- als bureauzijde en vaak met een RA-titel op zak.

Het is ook mogelijk om een gecombineerd team te vormen, samen met jullie eigen financeteam. Groot voordeel hierbij is dat onze consultants ‘on-the-job’ hun kennis kunnen delen met jullie eigen medewerkers. Indien gewenst kunnen zij een aanvullende workshop verzorgen voor een structurele verbetering van het afsluitproces.

Meer informatie

Benieuwd hoe wij ook jou kunnen helpen aan een zorgeloze jaarafsluiting? Deel ons je uitdagingen, dan denken we graag met je mee.

Sergio Harrevelt
Business Manager Transition & Support

sergio.harrevelt@trifinance.nl

+31 6 51 51 53 32

Grow your career

Come join us

Expand your business

Let's work together

Sign up for the latest industry insights
Set preferences