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Robotics - Optimierung des Ausgangsrechnungs-Prozesses

Kunde

  • Internationaler Anbieter von Beratungs-, Projektmanagement- und Ingenieurleistungen
  • > 25.000 Mitarbeitern in 70 Ländern
  • > 3 Mrd. EUR Umsatz

Herausforderung

Der etablierte Workflowprozess zum Versenden von Ausgangsrechnungen verursachte hohe manuelle Abstimmungsaufwände am Monatsende. Eine Buchhalterin war hierfür für mehr als zwei Tage beschäftigt.

Vorgehensweise

  • Projektdauer: 2 Wochen
  • Analyse des IST Prozess inkl. detaillierte Durchsprache mit Prozessverantwortlichen
  • Kurze Dokumentation des aktuellen Prozesses
  • Definition des SOLL-Prozess inkl. potentieller Standardisierungen
  • Abnahme und Einigung auf designten Prozesses
  • Iterative Entwicklung durch TriFinance Berater (mehrere Waves)
  • Entwicklung des Roboters
  • Abstimmung, Rückfragen und Know-How Transfer mit Ansprechpartner
  • Anpassungen aufgrund der Abstimmung
  • Testing und Abnahme des Roboters durch den CFO

Ergebnis

1. Automatische Erstellung und Versand der Ausgangsrechnungen durch SAP an alle Projektcontroller (PC)
2. Prüfung Rechnung durch PC
3. Bei Freigabe: Ablage Rechnung durch PC unter Rechnungsnummer (als Dateiname) im zentralen Laufwerksordner
4. Zum Monatsabschluss: manuelle Aufgaben im Accounting

  • Abzug/Formatierung aller Rechnungsnr. für aktuellen Monat aus SAP
    Abgleich der gezogene Rechnungsnr. mit den "freigegebenen" ca. 20.000 Rechnungen im Laufwerksordner
    Identifikation nicht abgelegter Rechnungen und Erfassung in Excel-Datei
  • Versand Erinnerungsmail über fehlende Rechnung an die jeweiligen PCs
  • Zwei Tage später erneute Kontrolle, ob fehlende Rechnungen auf dem Laufwerksordner abgelegt wurden (= erneute Durchführung aller Schritte)

Zeitersparnis durch die Automatisierung = 2,5 Tage im Monat

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