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Case Study: Den Umstieg auf neue Software remote meistern

The author of this articleHenrike Düerkop - Marketing Manager
Moderne Softwarelösungen vereinfachen die Arbeit und erhöhen die Produktivität. Doch damit der Umstieg auf ein neues System problemlos gelingt, bedarf es eines kompetenten und gut organisierten Vorgehens. Eine Beraterin von TriFinance setzte diesen Prozess für unseren Kunden von Anfang bis Ende um.

Kunde

Der Kunde ist ein inhabergeführtes Chemie-Unternehmen aus Deutschland und erzielt dort einen Jahresumsatz von ca. 250 Millionen Euro. Weitere Niederlassungen befinden sich im europäischen Ausland.

Eine Expertin für alle Aufgaben

Das Kreditmanagement sollte unternehmensweit auf ein neues Tool innerhalb des SAP-Systems umgestellt werden. Da der bisher für das Kreditmanagement zuständige Mitarbeiter ausfiel, übernahm eine unserer Beraterinnen die Verantwortung für den Umstieg von der Implementierung der Software bis hin zur Schulung aller Mitarbeiter.

Dazu besetzte sie zunächst die vakante Stelle im Kreditmanagement und holte über einen mehrmonatigen Zeitraum den Backlog auf, bevor sie das neue Tool in der SAP-Software implementierte. Dort testete sie intensiv alle Abläufe und Aufgaben, um es in Abstimmung mit dem zuständigen IT-Consultant individuell an die Anforderungen anzupassen und etwaige Fehler zu beseitigen. Nach der vollständigen Konfiguration konnte sie die rund 130 europäischen Vertriebsmitarbeiter mit der neuen Software vertraut machen. Die Schulungen erfolgten aufgrund der Coronapandemie rein digital über Videokonferenzen in kleinen Lerngruppen. Nach sechs weiteren Wochen schloss sie das Projekt mit der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in der Abteilung ab.

Erfolgreicher Umstieg aller Standorte - trotz Pandemie

Im Unternehmen arbeiten über 130 Mitarbeiter im Vertrieb an verschiedenen europäischen Standorten, die mit der neuen Software vertraut gemacht werden mussten. Persönliche Schulungen waren aufgrund der Coronapandemie nicht möglich, sodass unsere Beraterin den Umgang mit der Software ausschließlich digital über praxisnahe Kleingruppen-Webinare vermittelte. Dank ihrer Erfahrung und einer effizienten Terminorganisation konnte sie die Unterweisung aller fünf Landesgesellschaften nach sechs Wochen erfolgreich abschließen. Hier zeigte sich die hohe Bedeutung des zuvor erfolgten, intensiven Testens, das die dauerhaft reibungslose Funktionsweise in der Praxis sicherstellte.

Eine Software auf Maß

Der Kunde arbeitet nun unternehmensweit mit dem individuell angepassten Tool im Kreditmanagement, das von allen betreffenden Mitarbeitern beherrscht wird und die Produktivität im Vertrieb deutlich erhöht. Dabei wurden auch interne Prozesse angepasst und Best Practices identifiziert. Die Beraterin benötigte nur eine kurze Einarbeitungsphase und konnte dabei den Rückstand im Tagesgeschäft restlos aufarbeiten. Mit der abschließenden Übergabe an einen neuen Mitarbeiter ist das Unternehmen im Kreditmanagement nun zukunftssicher aufgestellt.

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