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Automatisierte Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Kunde

Unser Kunde ist ein international führendes Chemie- und Kosmetikunternehmen, das sich mit der Herstellung von Tensiden beschäftigt. Mit einem Jahresumsatz von etwa 11 Milliarden Euro beschäftigt das börsennotierte Unternehmen rund 30.000 Mitarbeiter weltweit.

Herausforderung

Gemäß § 6a Abs. 3, 4 UstG ist ein lieferndes Unternehmen bei Innergemeinschaftlichen Lieferungen dazu verpflichtet („Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“) die Angaben des Empfängers zu prüfen. Dies betrifft ebenso die Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) auf ihre Gültigkeit. Sollte sich bei nicht durchgeführter Überprüfung die USt-ID des Empfängers zu einem späteren Zeitpunkt als ungültig herausstellen, so muss das liefernde Unternehmen mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen. Aufgrund interner IT-Richtlinien war eine automatische Abfrage der USt-ID über SAP nicht möglich. Stattdessen wurden die Abfragen täglich webbasiert über das VAT Information Exchange System der Europäischen Kommission durch eine Mitarbeiterin manuell durchgeführt.

Vorgehensweise

  • Projektdauer: 3 Tage
  • Aufnahme des IST-Prozess mit den Prozessverantwortlichen vor Ort
  • Entwicklung des Roboters gemäß Anforderungen des Kunden
  • Testing des Roboters mit dem Kunden vor Ort
  • Wissenstransfer mit den Projektbeteiligten von Kundenseite
  • Verfassen einer prüfungssicheren Prozessdokumentation

Ergebnis

  • Überprüfung der USt-IDs erfolgt automatisch durch den Roboter
  • Ausgabe einer Datei mit sämtlichen Prüfungsergebnissen
  • Eigenständige Weiterentwicklung des Roboters durch den Kunden durch Wissenstransfer

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